仕事の悩み

『メモを取らない人』『取るのが苦手な人』必見。"メモを取らずに済むコツ"と"楽する方法"

この記事でわかること

  • メモを取るのが苦手なのでどうにかしたい…
  • メモを取らない方法ってあるの?
  • メモを取らずに仕事ができるようになる方法!

と、ここではメモを取ることが苦手、抵抗のある人の悩みを解決できる記事になっています

メモを取ることは、仕事を覚えるため、仕事を身につけるためにとても有効な手段ですが、メモを取らずに済む方法を考えたことはありますか?

実際に仕事のできる人は、余計なメモを取らず、"発信"することで"共有"を作るという作業を繰り返して仕事を回しています

もしもあなたがメモを取ることが苦手だとしたら、ここでお話しすることを実践すれば、「メモを取らなくてもやっていける!」ことが実感できると思います

では早速、メモを取らない・取るのが苦手な人が、メモを取らずに済むコツや楽する方法についてお伝えします

メモを取らずに済むコツと楽する方法

私も新人の頃は上司や先輩から「メモをとりなさい」とアドバイスをされましたが、そもそもメモの取り方が分からず、ノートがぐちゃぐちゃだった頃を思い出します

今この記事を読んでいる人の中にも、メモをまったく取らない人、メモを取るのが苦手な人もいると思います

従来の紙とペンによるメモが、万人に合っているとは言い切れないので、自分に合った効率的な方法で記憶できればそれでOKです

それに今後メモを超える、新しいシステムが生み出されるかもしれませんので、そういったものを取り入れるのも自分の仕事の効率を上げる方法になるかもしれません

というわけで今回は、メモを取らずに済むコツや楽する方法についてお伝えしていきたいと思います

メモを取らずに済むコツと楽する方法

  1. リマインダーを駆使する(忘れる前提のものをリマインドする)
  2. 相手に投げる(仕事を手元に置かない)
  3. すぐに処理する(その場で解決する)
  4. メモをさせる(宿題を与える)
  5. メールを返さない(確認、決定できてから返信する)
  6. 重要なことはスケジュール表に入れる(スケジュールで管理する)
  7. 頭の中にマインドマップを描く(タスクを連結させて記憶する)
  8. 体で覚える(失敗した方が記憶される
  9. メモをするのではなく実行する(後でやる癖を無くし目の前のことに集中する)
  10. どうしてもわからない時は人に聞くこと(聞く勇気を持つ)

リマインダーを駆使する(忘れる前提のものをリマインドする)

方法その1

忘れる前提でとにかくリマインドしまくることです!

リマインダーとは、忘れてはいけない事や約束などを思い出させてくれる機能です

iPhoneやAndroidにも純正のアプリがあるので、ご存知の方も多いでしょう

リマインダーは「ToDoリスト」に近いものがありますが、時刻や場所などに連動して通知をしてくれるので、物忘れ防止としても効果があります

メモ帳に手書きで書き込み、その都度見返すのが苦手、あるいは面倒だという人はリマインダーを使ってみると良いかもしれません

一度入力すれば、1週間・1ヶ月・毎日などと、繰り返して通知する期間を設定できるので、日々のルーティンワークを確実に実行したい方にはおすすめです

例えば私の場合、次のようにリマインダーを設定しています

  1. 毎月:「月初定例会議」「オンライン会議」
  2. 2週間おき:「コンタクトの交換日」
  3. 事前通知:「〇〇の締切3日前」

3の事前通知は、”3日前に済ませるもの”として設定していて、外部を絡めた仕事はトラブルが生じ易いので、あえて前倒して設定しています

相手に投げる(仕事を手元に置かない)

方法その2

仕事を自分の手中に置かず、相手に投げ続けることです!

ビジネスでは、作業の実行権や主導権などを持っていることを「ボールを持っている」と例えて言う場合があります

主導権を持っている人がタスクをメモして持っている状態では、いつまでたっても仕事は前に進みません

そのボールを相手に投げる、つまり現場の人間に伝えて実行してもらって初めて仕事として動き出します

メモを取るよりもその場で連絡をして仕事を回していけば、自分の手元にプールするよりも格段に効率的です

いわゆる一流のビジネスマンと言われる人々は、ボール、すなわち”仕事を手元からすばやく現場へ投げる=効率的な仕事を心がけている人”が多いのです

すぐさま処理する(その場で解決する)

ポイントその3

すぐに処理をしてその場で解決することを心がけるのです!

作業の種類によっては、後でやるよりもすぐにこなした方が良い仕事もありますよね

例えば、用紙一枚にも満たない資料作成や、あらかじめ決まっていることを現場に伝える簡単な連絡などが該当します

このような仕事はすぐに片付きますし、逆にあとからやろうとして忘れてしまったなんて事も起こり得ます

メモを取って後回しにするよりも、その場で解決した方がすっきりと片付く仕事は、さっさと処理してしまいましょう

あえてメモをさせる(宿題を与える)

ポイントその4

自分ではなく相手に宿題を与える、つまり相手にメモをさせることです!

「メモを取る」行為は、ビジネスにおいて重要かつ基本的なものです

特に新人のうちは覚えることも多く、メモを取らなければなかなか仕事も身につきませんし、クライアントの前でスマホで記録することもできません

近年ではメモをとらない新人に、頭を抱えている管理職も多くいるそうです

そういった時は、あえてメモをとらせることが有効です

「今から言うことをメモして」と相手にメモを取らせ、その時にメモの内容について考えてきてもらう「宿題」を出しておきます

そうすれば新人はメモを取る習慣がついて、与えられた宿題を考え解くために、メモを見返す経験もできます

そして何よりメモを取らせて宿題を出した方は、前述の「相手に投げる(仕事を手元に置かない)」の方法により、メモを取る必要は無くなります

”しっかりとメモを取れる人材に育てる教育”というのは、自分自身にとっても大切なことなのです

メールを返さない(確認、決定できてから返信する)

ポイントその5

無駄なメールのラリーは避け、ゴールまで確認できてから返信するのです!

ここで言うメールを返さないというのは、社内の連絡メールや客先からの問い合わせのメールに対し、

  • 忙しくてよく確認できない
  • 方向性の決定ができていない
  • 他の業務に集中している

このような状況にある時に返信をしないというものです

その場であいまいな返事をしてしまい、その後「忘れてしまう」なんてことをしないようにする視点からも、大切なことだと言えます

ですがPCやスマホのメールは既読になると流れていってしまい、そうすると忘れてしまうケースも多いですよね

このような時はメールを未読にする、星印をつけておくなどの機能を活用して忘れないよう工夫しましょう

早めの確認をして、なるべくその日の内に返信することを心がけましょう

ひと口メモ

あのタモリさんが携帯電話を持たない理由は、「常に他人に自分の時間を取られてしまうから」だそうです

自分の時間を確保するためには、まずは個人の連絡を絶つという、思い切った方法を取っていたのです

メールの返信をこまめにすると、相手の時間に合わせることになり、本来優先すべきことが全てできなくなりますよ

重要なことはスケジュール表に入れる(スケジュールで管理する)

ポイントその6

重要なことはメモやタスクに入れずにスケジュールで管理します!

どうしても忘れてはいけない予定などは、あらかじめ自分のスケジュール表に入れておくことをオススメします

スケジュール表は毎日確認するので、うっかり忘れてしまうことを防ぎ、前後の予定との兼ね合いなども確認できるので、「いつなら空きがあるか?」「どこで時間を抑えるか?」と全体を把握することもできます

また最初に紹介したスマホやPCのリマインダー機能がついたスケジュール表もありますので、通知と合わせて利用すればより一層効果があります

頭の中にマインドマップを描く(タスクを連結させて記憶する)

ポイントその7

多くのタスクを関連づけて、頭の中にマインドマップを作りましょう!

マインドマップとは、人間の脳の仕組みに近い形で、思考・発想できる方法です

本来は1つのキーワードを中心に、関連するイメージを放射状に広げて線で繋ぐ方法で、これまでに利用した経験がある方もいるのではないでしょうか

これを応用すれば、ビジネスシーンにも十分活用することができます

例えば1つのキーワード「取引先企業名」に対して、

  1. 取り扱い商品
  2. 担当者
  3. 近々の納品予定
  4. 商談時間
  5. 関連会社
  6. 同じビル内の企業名

このように関連する項目を挙げ、頭の中で地図を描くように広げてイメージしていきます

上手く使えばメモを取るよりも鮮明に、記憶のインプットとアウトプットが可能になるという理論です

しかしながらマインドマップは練習が必要ですし、全てをマインドマップで記憶するにも限界があります

まずはメモの補助としてマインドマップを使ってみて、慣れてきたら色々なことへ転用し、自分なりに応用してみてください

コツを掴めばかなり利用価値のある方法なので、個人的にはオススメです

体で覚える(失敗した方が記憶される)

ポイントその8

失敗を恐れず体感することで記憶されます!

人は失敗したことについて、鮮明に覚えているという実験結果があります

これは「エピソード記憶」という記憶の仕組みを利用したもので、”自分が経験した出来事に関することを繋いでいくことで早く覚えられる”、というもの

予備知識があれば失敗を避ける確率は上がりますが、メモをしていても失敗する場合はあります

とにかくどうしてもメモを取るのが苦手な人は、一度トライして失敗し、その経験を前向きに捉えて次に活かすのがいいでしょう

もちろん取り返しのつかない失敗をしてはいけないので、状況に応じて判断する必要がありますから、何でもむやみにチャレンジしないようにしてください

メモをするのではなく実行する(後でやる癖を無くし目の前のことに集中する)

ポイントその9

後でやるのはタスクが増えるだけなので、目の前にあることをやり続けましょう!

メモのデメリットとして、取ったことで満足し覚えた気分になってしまい、その後反映されない、メモの意味がないといったケースが挙げられます

実際、私もメモを取っていたのにも関わらず予定を忘れていた経験や、その仕事を後回しにして指導された経験が何度もあります

これには「後でやればいい」という後回しの心理が働いています

メモを取って後でやるよりも、すぐに取り掛かって仕事を終わらせる方がより効率的だとは思いませんか?

「すぐやる」マインドが身についていれば仕事の効率も上がりますし、優先順位もつけやすくなります

どうしてもわからない時は人に聞くことも大切です(聞く勇気を持つ)

ポイントその10

わからないことは恥ずかしがらずに遠慮なく聞くようにしましょう!

企業によっては最新技術の機器が導入され、全員が一斉にスタートラインにつく場合があります

そこには新人もベテランも関係ありません

もちろん使用法や注意点をメモしたり、覚えたりすることは重要です

しかし扱い慣れない機器やシステムというのは、馴染むまで時間がかかったりするものです

新人の方が、吸収力のある若い世代の方が、新しいものに対して慣れるのが早かったりもします

そんな時は立場やプライドは捨て、しっかりと知っている人に聞いて覚えていく姿勢も必要です

素直に人に聞ける人ほど、大きな成長を得られるもので、弱みをみせられる人ほど、周りはついてくるものです

メモを取らずに済むコツと楽する方法

  1. リマインダーを駆使する(忘れる前提のものをリマインドする)
  2. 相手に投げる(仕事を手元に置かない)
  3. すぐに処理する(その場で解決する)
  4. メモをさせる(宿題を与える)
  5. メールを返さない(確認、決定できてから返信する)
  6. 重要なことはスケジュール表に入れる(スケジュールで管理する)
  7. 頭の中にマインドマップを描く(タスクを連結させて記憶する)
  8. 体で覚える(失敗した方が記憶される
  9. メモをするのではなく実行する(後でやる癖を無くし目の前のことに集中する)
  10. どうしてもわからない時は人に聞くこと(聞く勇気を持つ)

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