仕事で優先順位がつけられない…優先順位をつける方法やメリット、簡単なコツ。

「仕事の優先順位をつけたいけど分からない」と悩んでいませんか？

本記事はこのような悩みを解決するために、優先順位をつける「方法」「メリット」「コツ」についてを解説します。

ここで解説することを理解すれば、「優先順位がつけられない」と悩むことは、きっとなくなるはずです。

仕事で優先順位をつける3つのメソッド（方法）

まず最初にお伝えしたいことは、優先順位をつけるには方法があるということです。

ここを押さえてしまえば、優先順位の付けるコツが分かり、迷いがなくなります。

優先順位がつけられないのは、

といったことに原因があり、頭の中がぐちゃぐちゃになっているからです。

これらの原因から、次の3つのメソッドを押さえていきます。

「やらないこと」を増やす

やることが多すぎて、ひたすらタスクを減らす作業に追われていませんか？

いくら頑張っても減らないし、同じような作業をこなしている自分に嫌気が刺していませんか？

人は経験と知識によって、出来る事を増やせる動物です。

しかし体という資本はひとつしかありません。1人で処理する能力、スピード、方法には限界があります。

だからまず私が推奨するのは、「やらないことを増やす」ということです。

このように何でもやろうとせず、やる必要のないことを探し出し、やらないことを決めると優先順位がつけやすくなります。

また、どうしてもやめられない仕事があっても、時間を削ったり、後回しにしたり、誰かに頼むことはできるはずです。

やらなくていいことがあるなら、それは優先順位をつけるほどでもないのです。

頭で考えず書いて視覚化する

これでは常に頭の中がパンクしてしまいます。

それに、やらなければいけないことを頭の中にどんどん詰め込むと、必ず何かを忘れてしまいます。

もしもそれがとても大事なことだったら…きっと悲惨な目に遭うに違いありません。

その為、次のようなことは頭に蓄えず、メモに書き出して視覚化してみてください。

なぜかと言うと、文字で確認すると頭の中がスッキリして整理されるから。それに「抜け」もなくなります。

私の妻は頭に詰め込みすぎるので、「メモした方が良いよ」とよく伝えます。

メモをするのが面倒くさいのか、記憶に自信があるのか分かりませんが、しないと必ずと言っていいほど忘れるので、口を酸っぱくして言うようにしています。

人の記憶は曖昧です。であれば記録するべきだと私は思います。

優先順位をつける上でメモは重宝しますので、頭の中にとどめるのは避けるようにしましょう。

分からないままにしない

「分からない」「知らない」というのは仕事の中で不適切な用語です。

分からないことをそのままにせず、分からない自分を把握し、改善したり経験を積まなければ成長しません。

それに分からないままにしておくと、できないことが増える一方です。

できることを増やした方が、

が得られ、抱える業務に重みがつき、自然と優先順位をつけられるようになります。

分からない、できないことを無視せずに、仕事の量と質を高めて大きな仕事を増やせば、率先して仕事をするようにもなります。

平坦な道のりを選び続けると、周りの景色は変わりません。目新しさも刺激もなく、きっと途中で飽きてつまらなくなります。

仕事の重みを感じられれば、無意識に「何が優先か」を判断できるようになるのです。

仕事で優先順位をつけるメリット

私が仕事上のストレス軽減のために取り組み、最も効果を感じたのが優先順位をつけることでした。

優先順位をつける前は、ただひたすら目の前の仕事をして、残業ばかりで自己管理もできておらず、仕事に追われる毎日を過ごしていました。

優先順位をつけて仕事をするように意識した結果、様々な面でメリットがあることに気付かされたのです。

ここでは仕事で優先順位をつけるメリットについて紹介します。

仕事を効率的に進められる

あらかじめ優先順位をつけておくと、1つの作業が終わるまで、その作業のみに集中できます。

また、仕事量を把握して作業を行うことで、ペース配分の意識づけが効率化につながります。

実際に私は、仕事に優先順位をつけてからは、目の前の仕事に集中できるようになり、定時に帰れるようになりました。

「優先度の低い仕事は翌日やればいい」

こんな風に思えるようになったのです。

「今何をすべきか」がすぐにわかる

優先順位をつけるためには、TODOリストやタスク管理表を作成し確認できるようにします。

冒頭で述べた通り整理すると漏れがなくなり、今何をすべきか瞬時に判断できるからです。

私はこれによりミスを指摘されなくなりましたし、自分でも「あぁ、管理能力が身に付いているな」と肌身で感じました。

できる仕事が増えると、膨大なタスク量になります。

すると管理表作りに時間をかけがちになるので、余計な項目を作らずにコンパクトにまとめるよう心がけます。

無駄が無くなり生産性が上がる

仕事で優先順位をつけてみると、これまでの仕事に無駄や不要な作業があることに気付くでしょう。

例えば、

など、急いでやる必要のない仕事、良かれと思ってやっていたものが挙げられます。

冷たい言い方になるかもしれませんが、会社に利益を生まない、見込みのない仕事は優先順位をつけるまでもありません。

無駄な業務を無くすだけで、効率よく生産性を上げられるようになります。

時間に余裕が持てる

あらかじめ仕事の全体像が可視化されていると、1つ1つの仕事に対するペース配分が作れます。

適切なペース配分ができると、時間に追われるストレスから解放され、時間だけではなく気持ちにも余裕が生まれます。

余裕が持てるようになると、急な仕事にも落ち着いて対応できますし、そのような場面も予測できたりします。

優先順位をつけるのは、心に「余白」をつくるためです。

余白を持つとミスが減り、自分をコントロールすることができますよ。

残業を減らすことができる

優先順位をつけて仕事を効率的に進められると、1つ1つの業務に費やす時間を管理できます。

その日残っている仕事の重要度が低ければ、翌日に持ち越せばいいし、わざわざ残業する必要はありません。

残業が減ると、疲労やストレスが軽減します。

翌日のコンディションが整い、モチベーションも下がらなくなります。

残業しなければいけない日もありますが、「果たして、その仕事は努力や我慢が要ることなのだろうか？」と見極めは必要です。

良い評価を得られる

仕事には、「人が関わる仕事」と「関わらない仕事」があります。

人が関わる仕事には、納期や締め切りがあるため、重要度は高いです。

もしも相手から「〇〇を△△までに欲しい」と頼まれた時は、その締め切りまでに提供しなければいけません。

期日より早く、しかも相手の想像を超えるものを提供できれば、「仕事が早い」「〇〇さん頼もしい」と大きな評価を得られます。

期日はあくまでもデッドラインです。

いつもギリギリな人は、優先順位をつけて管理ができないのだと判断されます。

できることが増え自信に繋がる

優先順位をつけられるようになると自信がつきます。

なぜかと言うと、効率よく仕事をこなせるようになり、できることが増えるからです。

例えば1日に10の仕事があり、これまで5しか出来なかったとします。

それが8できるようになると（内容も踏まえ）、「やればできる」と実感し、自信に繋がります。

始めから高いハードルは飛べません。しかし少しずつ高くしていけば飛べるようになります。

できることが増えれば、費やす時間も体が覚えるので、優先順位がつけやすくなります。

仕事で優先順位をつけるコツ

仕事に優先順位をつけることで、業務が効率化され、新たな仕事を得られ、ストレスから解放されることが理解できたと思います。

ここからは、優先順位をつけるコツを少し詳しく確認していきましょう。

TODOリストを作成する

頭の中でだけ考えず、TODOリストを作成することです。

TODOリストを作成すると、

といったメリットがあります。

リストを作成する際、ついついタスクを詰め込みすぎると、「あー、やることがいっぱい…」と負担になります。

それにタスクがたくさん残っていると、慌てて処理しミスをする危険性もあります。

そのため、リスト作成は負担にならない程度に、どうでもよいタスクは加えないように注意しましょう。

緊急性・重要性で優先順位をつける

仕事の内容やレベルから、緊急性・重要性を設けて優先順位をつけます。

例えば締め切りの近い仕事、トラブルは優先し、書類整理、サンプルチェック、管理業務は劣後します。

忙しい時に限って電話が鳴ったり、仕事を頼まれたりしますよね？

でも電話は折り返せばいいし、仕事を頼まれても調整したり、無理なら断わればいいのです。

問題なのは、

この2つです。

これらを止めて、「緊急性と重要性の高い仕事を優先する」

たったこれだけで簡単に優先順位をつけられるようになります。

リマインドする

TODOリストにリマインダー機能を加えると、物忘れ防止になり、優先順位もつけられます。

ふとした時に、「これ忘れないようにしないと」と思ったことを、通勤中に気付けるよう、翌日の8時にセットするなど、スマホで設定しておくのです。

リマインドは、パソコン上でセットしてもいいのですが、肌身離さず持ち歩くスマホの方が確実。

何気なく見ている時に通知が来るので、見落としがありません。

仮にその時できなくても、時間を変更して改めてリセットしておけば、ずっと備忘録として生きます。

フォーマット・テンプレートを応用する

フォーマットやテンプレートを作り応用すれば時間が短縮されます。

毎回1から作るとなると、時間がかかり、やる気が失せてしまうので、後回しにしがちです。

でもベースとなるフォーマットやテンプレートを作っておけば、用途に応じてアレンジを加えるだけで済みます。

あらゆる管理シートのフォーマットを作る際は、1つのアプリ上で完結させるようにし、複数のアプリを使わないようにします。

例えばExcelとGoogleスプレッドシートを使っている場合、互換性はあるものの、フォーマットが崩れたり使える機能が異なります。

その為、作業はどちらかで行うと決めるのです。

管理方法をなるべく1つにまとめれば、作業効率が上がり、見落としも防げますし、優先順位をつけやすくなります。

完璧にやろうとしない

ひとつひとつの作業を完璧にやろうとすると、優先順位どころか、作業自体が終わらなくなります。

それでは本末転倒なので、作業に完璧を求めず、「完了」させることを意識しましょう。

プレゼンするなら分かりやすさ、伝わりやすさが重要です。デザインやページ数よりも、ニーズや質です。

完璧に仕上げたと思っていても、自分以外にはそう映りません。完璧とは自己満足でしかないのです。

仕事は素早く完了させて抱え込まない、すると仕事が回るようになり、優先順位もつけやすくなります。

詳しくは、完璧主義な人の特徴と完璧主義者とうまく付き合う方法で詳しく解説しています。

何でもやろうとしない

はじめに、優先順位をつけるために「やらないことを増やす」とお話しました。

それは、次の2つを意味します。

やることが多くても、別に今、自分がやらなくてもいいことを割り出します。

締切に余裕があるのなら急ぐことはないし、ネットで拾えるならわざわざ作る必要もありません。

そしてその中に、「要らない」こともあるはずなので、捨てるか頼むかしてやる事を減らします。

何でもやると、時間と労力がかかるだけで、生産性は落ちていく一方です。

だから何でもやろうとしないで、その業務をやる前に「よい方法はないか？」と自問しましょう

そして、いかに手を抜いて楽できるか、最短ルートを見出すのです。

予測と計画を立てる

今の仕事から「次の仕事」を予測し、計画的に進めると、優先順位がつけやすくなります。

それに先読みすると、その後の仕事がスムーズになったり、事前にやれることが見つかるなど、メリットがたくさんあるのです。

仮に予測ができないとしても、指示を受けた上司に聞いて、その作業の意味、位置付けを確認すると、仕事の全体像が理解できるし、作業自体も早く済みます。

ただ仕事をこなすより、いち早く仕事を終え、プラスアルファの結果を出せば、上司や周りから評価され、あなたの株も上がります。