仕事の悩み

仕事で優先順位がつけられない…優先順位をつける「方法」「メリット」「コツ」

この記事のお悩み

  • 仕事の優先順位がつけられない
  • 何を優先したら良いか分からない
  • 全部「急ぎ」と言われて困っている
  • 仕事の優先順位をつける秘訣を教えて欲しい!

「仕事の優先順位をつけたいけど分からない」と悩んでいませんか?

本記事はこのような悩みを解決するために、優先順位をつける「方法」「メリット」「コツ」についてを解説します。

ここで解説することを理解すれば、「優先順位がつけられない」と悩むことは、きっとなくなるはずです。

仕事で優先順位をつける3つのメソッド(方法)

まず最初にお伝えしたいことは、優先順位をつけるには方法があるということです。

ここを押さえてしまえば、優先順位の付けるコツが分かり、迷いがなくなります。

優先順位がつけられないのは、

・抱えるタスクが多い。
・「いつまでにやるか」という期限を設けていない。
・整理の仕方が分からない。

といったことに原因があり、頭の中がぐちゃぐちゃになっているからです。

これらの原因から、次の3つのメソッドを押さえていきます。

仕事で優先順位をつける3つのメソッド

  1. 「やらないこと」を増やす
  2. 頭で考えず書いて視覚化する
  3. 分からないままにしない

「やらないこと」を増やす

やることが多すぎて、ひたすらタスクを減らす作業に追われていませんか?

いくら頑張っても減らないし、同じような作業をこなしている自分に嫌気が刺していませんか?

人は経験と知識によって、出来る事を増やせる動物です。

しかし体という資本はひとつしかありません。1人で処理する能力、スピード、方法には限界があります。

だからまず私が推奨するのは、「やらないことを増やす」ということです。

  • 目の前に1から10のタスクがあるとしたら、その中で「本当にやるべきこと」を割り出す。
  • 本来やるべき仕事ができない「その原因となるもの」が、そのタスクの中に含まれていないか考えてみる。

このように何でもやろうとせず、やる必要のないことを探し出し、やらないことを決めると優先順位がつけやすくなります。

また、どうしてもやめられない仕事があっても、時間を削ったり、後回しにしたり、誰かに頼むことはできるはずです。

やらなくていいことがあるなら、それは優先順位をつけるほどでもないのです。

頭で考えず書いて視覚化する

「あれもやらなきゃ…」
「これもやらなきゃ…」

これでは常に頭の中がパンクしてしまいます。

それに、やらなければいけないことを頭の中にどんどん詰め込むと、必ず何かを忘れてしまいます。

もしもそれがとても大事なことだったら…きっと悲惨な目に遭うに違いありません。

 

その為、次のようなことは頭に蓄えず、メモに書き出して視覚化してみてください。

  • その場で処理できない
  • 時間がかかる
  • 1人で解決できない

なぜかと言うと、文字で確認すると頭の中がスッキリして整理されるから。それに「抜け」もなくなります。

私の妻は頭に詰め込みすぎるので、「メモした方が良いよ」とよく伝えます。

メモをするのが面倒くさいのか、記憶に自信があるのか分かりませんが、しないと必ずと言っていいほど忘れるので、口を酸っぱくして言うようにしています。

人の記憶は曖昧です。であれば記録するべきだと私は思います。

優先順位をつける上でメモは重宝しますので、頭の中にとどめるのは避けるようにしましょう。

分からないままにしない

「分からない」「知らない」というのは仕事の中で不適切な用語です。

分からないことをそのままにせず、分からない自分を把握し、改善したり経験を積まなければ成長しません。

それに分からないままにしておくと、できないことが増える一方です。

できることを増やした方が、

  • 責任のある仕事
  • 自己判断する場面
  • 新たなチャレンジをする機会

が得られ、抱える業務に重みがつき、自然と優先順位をつけられるようになります。

分からない、できないことを無視せずに、仕事の量と質を高めて大きな仕事を増やせば、率先して仕事をするようにもなります。

平坦な道のりを選び続けると、周りの景色は変わりません。目新しさも刺激もなく、きっと途中で飽きてつまらなくなります。

仕事の重みを感じられれば、無意識に「何が優先か」を判断できるようになるのです。

 

仕事で優先順位をつけるメリット

私が仕事上のストレス軽減のために取り組み、最も効果を感じたのが優先順位をつけることでした。

優先順位をつける前は、ただひたすら目の前の仕事をして、残業ばかりで自己管理もできておらず、仕事に追われる毎日を過ごしていました。

優先順位をつけて仕事をするように意識した結果、様々な面でメリットがあることに気付かされたのです。

ここでは仕事で優先順位をつけるメリットについて紹介します。

仕事で優先順位をつけるメリット

  1. 仕事を効率的に進められる
  2. 「今何をすべきか」がすぐにわかる
  3. 無駄が無くなり生産性が上がる
  4. 時間に余裕が持てる
  5. 残業を減らすことができる
  6. 良い評価を得られる
  7. できることが増え自信に繋がる

仕事を効率的に進められる

あらかじめ優先順位をつけておくと、1つの作業が終わるまで、その作業のみに集中できます。

また、仕事量を把握して作業を行うことで、ペース配分の意識づけが効率化につながります。

実際に私は、仕事に優先順位をつけてからは、目の前の仕事に集中できるようになり、定時に帰れるようになりました。

「優先度の低い仕事は翌日やればいい」

こんな風に思えるようになったのです。

「今何をすべきか」がすぐにわかる

優先順位をつけるためには、TODOリストやタスク管理表を作成し確認できるようにします。

冒頭で述べた通り整理すると漏れがなくなり、今何をすべきか瞬時に判断できるからです。

私はこれによりミスを指摘されなくなりましたし、自分でも「あぁ、管理能力が身に付いているな」と肌身で感じました。

できる仕事が増えると、膨大なタスク量になります。

すると管理表作りに時間をかけがちになるので、余計な項目を作らずにコンパクトにまとめるよう心がけます。

無駄が無くなり生産性が上がる

仕事で優先順位をつけてみると、これまでの仕事に無駄や不要な作業があることに気付くでしょう。

例えば、

  • こまめなメールの返信
  • 打ち合わせの資料作成
  • 需要のない業務報告

など、急いでやる必要のない仕事、良かれと思ってやっていたものが挙げられます。

冷たい言い方になるかもしれませんが、会社に利益を生まない、見込みのない仕事は優先順位をつけるまでもありません。

無駄な業務を無くすだけで、効率よく生産性を上げられるようになります。

時間に余裕が持てる

あらかじめ仕事の全体像が可視化されていると、1つ1つの仕事に対するペース配分が作れます。

適切なペース配分ができると、時間に追われるストレスから解放され、時間だけではなく気持ちにも余裕が生まれます。

余裕が持てるようになると、急な仕事にも落ち着いて対応できますし、そのような場面も予測できたりします。

優先順位をつけるのは、心に「余白」をつくるためです。

余白を持つとミスが減り、自分をコントロールすることができますよ。

残業を減らすことができる

優先順位をつけて仕事を効率的に進められると、1つ1つの業務に費やす時間を管理できます。

その日残っている仕事の重要度が低ければ、翌日に持ち越せばいいし、わざわざ残業する必要はありません。

残業が減ると、疲労やストレスが軽減します。

翌日のコンディションが整い、モチベーションも下がらなくなります。

残業しなければいけない日もありますが、「果たして、その仕事は努力や我慢が要ることなのだろうか?」と見極めは必要です。

良い評価を得られる

仕事には、「人が関わる仕事」と「関わらない仕事」があります。

人が関わる仕事には、納期や締め切りがあるため、重要度は高いです。

もしも相手から「〇〇を△△までに欲しい」と頼まれた時は、その締め切りまでに提供しなければいけません。

期日より早く、しかも相手の想像を超えるものを提供できれば、「仕事が早い」「〇〇さん頼もしい」と大きな評価を得られます。

期日はあくまでもデッドラインです。

いつもギリギリな人は、優先順位をつけて管理ができないのだと判断されます。

できることが増え自信に繋がる

優先順位をつけられるようになると自信がつきます。

なぜかと言うと、効率よく仕事をこなせるようになり、できることが増えるからです。

例えば1日に10の仕事があり、これまで5しか出来なかったとします。

それが8できるようになると(内容も踏まえ)、「やればできる」と実感し、自信に繋がります。

始めから高いハードルは飛べません。しかし少しずつ高くしていけば飛べるようになります。

できることが増えれば、費やす時間も体が覚えるので、優先順位がつけやすくなります。

仕事で優先順位をつけるコツ

仕事に優先順位をつけることで、業務が効率化され、新たな仕事を得られ、ストレスから解放されることが理解できたと思います。

ここからは、優先順位をつけるコツを少し詳しく確認していきましょう。

仕事で優先順位をつけるコツ

  1. TODOリストを作成する
  2. 緊急性・重要性で優先順位をつける
  3. フォーマット・テンプレートを応用する
  4. 完璧にやろうとしない
  5. 何でも自分でやらない

TODOリストを作成する

頭の中でだけ考えず、TODOリストを作成することです。

TODOリストを作成すると、

  • 「今何をすべきか」が明確になる。
  • スケジュール上で管理ができる。
  • 可視化が「備忘録」になる。

といったメリットがあります。

リストを作成する際、ついついタスクを詰め込みすぎると、「あー、やることがいっぱい…」と負担になります。

それにタスクがたくさん残っていると、慌てて処理しミスをする危険性もあります。

そのため、リスト作成は負担にならない程度に、どうでもよいタスクは加えないように注意しましょう。

緊急性・重要性で優先順位をつける

仕事の内容やレベルから、緊急性・重要性を設けて優先順位をつけます。

例えば締め切りの近い仕事、トラブルは優先し、書類整理、サンプルチェック、管理業務は劣後します。

忙しい時に限って電話が鳴ったり、仕事を頼まれたりしますよね?

でも電話は折り返せばいいし、仕事を頼まれても調整したり、無理なら断わればいいのです。

問題なのは、

1.大事な仕事を後回しにする。

2.どうでもいいことを急いでやる。

この2つです。

これらを止めて、「緊急性と重要性の高い仕事を優先する」

たったこれだけで簡単に優先順位をつけられるようになります。

フォーマット・テンプレートを応用する

フォーマットやテンプレートを作り応用すれば時間が短縮されます。

毎回1から作るとなると、時間がかかり、やる気が失せてしまうので、後回しにしがちです。

でもベースとなるフォーマットやテンプレートを作っておけば、用途に応じてアレンジを加えるだけで済みます。

あらゆる管理シートのフォーマットを作る際は、1つのアプリ上で完結させるようにし、複数のアプリを使わないようにします。

例えばExcelとGoogleスプレッドシートを使っている場合、互換性はあるものの、フォーマットが崩れたり使える機能が異なります。

その為、作業はどちらかで行うと決めるのです。

管理方法をなるべく1つにまとめれば、作業効率が上がり、見落としも防げますし、優先順位をつけやすくなります。

完璧にやろうとしない

ひとつひとつの作業を完璧にやろうとすると、優先順位どころか、作業自体が終わらなくなります。

それでは本末転倒なので、作業に完璧を求めず、「完了」させることを意識しましょう。

プレゼンするなら分かりやすさ、伝わりやすさが重要です。デザインやページ数よりも、ニーズや質が大切なのです。

完璧に仕上げたと思っていても、自分以外にはそう映りません。完璧とは自己満足でしかないのです。

仕事は素早く完了させて抱え込まない、すると仕事が回るようになり、優先順位もつけやすくなります。

完璧主義者については、完璧主義な性格の特徴。メリットとデメリットから完璧主義者とうまく付き合う方法まで。で詳しく解説しています。

何でもやろうとしない

はじめに、優先順位をつけるために「やらないことを増やす」とお話しました。

それは、次の2つを意味します。

  1. やらなくてもいいことを見つける
  2. 自分でやろうとしない

優先順位がつけられない場合は、やらなくていいことを見つけて、何でも自分でやろうとしないことです。

つまり、やることが多いなら、「捨てる」か「頼む」しかないのです。

その決断を一度してしまえば、「一生懸命やってて損したなぁ」と気付くと思いますよ。

 

-仕事の悩み
-

© 2022 オトコのルール。