「仕事で優先順位がつけられない」タスクを使った管理方法や優先度を決めるコツ。

あなたはこんな風に悩んでいませんか？

本記事は、「優先順位をつけられない方、優先順位のつけ方が分からない方」に向けた記事です。

最後まで読んでいただくと、優先順位をつけるメリットやコツが分かり、ストレスと時間の浪費が削減できます。

結果的に、あなたが会社や組織の中で活躍できる人になって欲しい。そんな思いを込めた記事です。

仕事で優先順位をつける3つのメソッド（方法）

まず最初にお伝えしたいことは、優先順位をつけるにはルールがあるということです。なのでここを押さえてしまえば、優先順位の付けるコツが分かり、迷いがなくなります。

優先順位がつけられないのは、

といった原因が考えられます。要は、頭の中がぐちゃぐちゃになっていて、何から始めたらいいか分からないんですよね。

これらの原因から、次の3つのメソッドを押さえていきます。

「やらないこと」を増やす

やることが多すぎて、ひたすらタスクを減らす作業に追われていませんか？

いくら頑張っても減らないし、同じような作業をこなしている自分に嫌気が刺していませんか？

人は経験と知識によって、出来る事を増やせる動物です。

しかし体という資本はひとつしかありません。1人で処理する能力、スピード、方法には限界があります。

だからまず私が推奨するのは、「やらないことを増やす」ということです。

このように仕事を俯瞰してみてください。何でもやろうとせずに消去法でガンガン削っていくと、優先順位がつけやすくなります。

それにやらなくていいことは、優先順位をつけるまでもないです。

頭で考えず書き出す

これでは常に頭の中がパンクしてしまいます。それに、やらなければいけないことを頭の中にどんどん詰め込むと、必ず何かを忘れてしまいます。もしもそれがとても大事なことだったら…きっと悲惨な目に遭うに違いありません。

頭の中に詰まっていることを書き出すと、次のようなメリットがあります。

頭の中にあることを書き出すのに、ノートや手帳、スマホのアプリなど、さまざまな方法があります。

書き出す習慣をつけると、仕事や勉強、人間関係など、さまざまな場面で役立つスキルが身につきますよ。

分からないままにしない

「分からない」「知らない」ままにしている仕事はありませんか？

経験を積んだり改善しなければ、できないことが増える一方で何も成長しません。

それにできることを増やした方が、責任のある仕事や自分で判断する場面、新たにチャレンジする機会が得られます。

反対に分からないことをそのままにすると、

このようなデメリットばかりです。

できることが増え、抱える業務に責任が伴うと、当たり前のように優先順位をつけるようになります。

仕事で優先順位をつけるメリット

私が仕事上のストレスを軽減するために取り組み、最も効果を感じたのが優先順位をつけることでした。

優先順位をつけて仕事をするように意識した結果、様々な面でメリットがあることに気付かされたのです。

ここでは仕事で優先順位をつけるメリットについて紹介します。

仕事を効率的に進められる

あらかじめ優先順位をつけておくと、1つの作業が終わるまで、その作業のみに集中できます。

また、仕事量を把握して作業を行うことで、ペース配分の意識づけが効率化につながります。

実際に私は、仕事に優先順位をつけてからは、目の前の仕事に集中できるようになり、定時に帰れるようになりました。

こんな風に思えるようになったのです。

「今何をすべきか」がすぐにわかる

優先順位をつけるためには、TODOリストやタスク管理表を作成し確認できるようにします。

冒頭で述べた通り、整理すると漏れがなくなり、今何をすべきか瞬時に判断できるからです。

私はこれによりミスを指摘されなくなりましたし、自分でも「あぁ、管理能力が身に付いているな」と肌身で感じました。

しかしできる仕事が増えると、膨大なタスク量になります。

管理表作りに時間をかけてしまいがちになるので、余計な項目を作らずにコンパクトにまとめるよう心がけます。

無駄が無くなり生産性が上がる

仕事で優先順位をつけてみると、これまでの仕事に無駄や不要な作業があることに気付くでしょう。

例えば、

など、急いでやる必要のない仕事、良かれと思ってやっていたものが挙げられます。

冷たい言い方になるかもしれませんが、会社に利益を生まないもの、見込みのない仕事は優先順位をつけるまでもありません。もっと言うと、時間ばかり奪う人はただの邪魔です。

無駄な業務を無くすだけで、効率よく生産性を上げられるようになります。

時間に余裕が持てる

仕事の全体像が見えていると、1つ1つの仕事に対するペースが掴めます。

これができると、時間に追われるストレスから解放され、気持ちにも余裕が生まれます。

すると、急な仕事やトラブルにも落ち着いて対応できますし、そのような場面も予測できたりします。

優先順位をつけるのは、心に「余白」をつくるためです。ミスが減り、自分をコントロールすることができますよ。

残業を減らすことができる

優先順位がつけられると、次のような流れが生まれます。

すると残業自体が減りますよね。

残業が減れば、疲れもストレスも軽減します。コンディションやモチベーションもコントロールできます。

残業が減るのは、効率よく仕事が回るだけではないのです。あなたの健康や生活を守ることに繋がります。

良い評価を得られる

仕事には、「人が関わる仕事」と「関わらない仕事」があります。人が関わる仕事には、納期や締め切りがあるため、重要度は高いです。

例えば取引先から、

と頼まれた時は、その締め切りまでに提出しなければいけません。

もしもその時に優先順位をつけて、期日より早く、相手の想像を超えるものを提供できれば、「仕事が早い！」「〇〇さんは頼もしい！」と良い評価が得られます。

期日はあくまでもデッドライン。ただ言われたことをやるだけではダメです。

できることが増え自信に繋がる

優先順位をつけられるようになると、自信がつきます。

なぜかと言うと、効率よく仕事をこなせるようになり、できることが増えるからです。

例えば1日に10の仕事があり、これまで5しか出来なかったとします。

それが8までできるようになると、「やればできる」と実感し、その達成感から自信に繋がるのです。

向上心やチャレンジする意欲も高まります。

優先順位を決める際に気をつけるポイント

業務やプロジェクトに取り組む際、優先順位をつけなければいけません。

しかし、正しい判断をするためには、いくつかの要素に注意する必要があります。

以下に、優先順位を決める際に気をつけるポイントを紹介します。

これらのポイントを留意しながら、タスクの優先順位を決めることで、効率的に作業を進めることができます。

また、優先順位を決めていくと人に頼るシーンも出てきます。仕事においてもコミュ力は大事です。よかったらこちらの記事もどうぞ。

仕事で優先順位をつけるコツ

仕事に優先順位をつけることで、業務が効率化され、新たな仕事を得られ、ストレスから解放されることが理解できたと思います。

ここからは、優先順位をつけるコツを少し詳しく確認していきましょう。

TODOリストを作成する

頭の中でだけ考えず、TODOリストを作成することです。

TODOリストを作成すると、

といったメリットがあります。

リストを作成する際、ついついタスクを詰め込みすぎると、「あー、やることがいっぱい…」と負担になります。

それにタスクがたくさん残っていると、慌てて処理しミスをする危険性もあります。

そのため、リスト作成は負担にならない程度に、どうでもよいタスクは加えないように注意しましょう。

緊急性・重要性で優先順位をつける

仕事の内容やレベルから、緊急性・重要性を設けて優先順位をつけます。

例えば締め切りの近い仕事、トラブルは優先し、書類整理、サンプルチェック、管理業務は劣後します。

忙しい時に限って電話が鳴ったり、仕事を頼まれたりしますよね？

でも電話は折り返せばいいし、仕事を頼まれても調整したり、無理なら断わればいいのです。

問題なのは、

この2つです。

なので、締め切りが短い（緊急性の高い）大事な仕事（重要性のある）を優先すること。これだけで勝手に優先順位がつきます。

リマインドする

TODOリストにリマインダー機能を加えると、物忘れ防止になり、優先順位もつけられます。

ふとした時に、「忘れないようにしないと」と思ったら、スマホで設定しておくのです。

リマインドは、パソコン上でセットしてもいいのですが、肌身離さず持ち歩くスマホの方が良い。何気なく触れている時に通知が来て、見落としません。

仮にその時できなくても、時間を変更して改めてリセットしておけば、ずっと備忘録として生きます。

フォーマット・テンプレートを応用する

フォーマットやテンプレートは、仕事の優先順位をつけるための有効なツールです。使用することで、以下のようなメリットがあります。

例えば、かなり簡易的ですが、フォーマットを活かして以下のように顧客管理をします。

このように、「名前」「優先度」「期限」「売上」を明確にしておくことで、優先順位を決定する際に視覚的且つ客観的な判断ができます。

管理シートを作る際は、1つのアプリ上で完結させるようにしましょう。なるべく1つにまとめれば、作業効率は上がり、見落としも防げます。

完璧にやろうとしない

ひとつひとつの作業を完璧にやろうとすると、優先順位どころか、作業自体が終わらなくなります。

それでは本末転倒なので、作業に完璧を求めず、「完了」させることを意識しましょう。

プレゼンするなら分かりやすさ、伝わりやすさが重要です。デザインやページ数よりも、ニーズや質です。

完璧に仕上げたと思っていても、自分以外にはそう映りません。完璧とは自己満足でしかないのです。

仕事は素早く完了させて抱え込まない、すると仕事が回るようになり、優先順位もつけやすくなります。

何でもやろうとしない

はじめに、優先順位をつけるために「やらないことを増やす」とお話しました。

それは、次の2つを意味します。

やることが多くても、別に今、自分がやらなくてもいいことを割り出します。

締切に余裕があるのなら急ぐことはないし、ネットで拾えるならわざわざ作る必要もありません。

そしてその中に、「要らない」こともあるはずなので、捨てるか頼むかしてやる事を減らします。

何でもやると、時間と労力がかかるだけで、生産性は落ちていく一方です。

だから何でもやろうとしないで、その業務をやる前に「よい方法はないか？」と自問しましょう

そして、いかに手を抜いて楽できるか、最短ルートを見出すのです。

予測と計画を立てる

今の仕事から「次の仕事」を予測し、計画的に進めると、優先順位がつけやすくなります。

それに先読みすると、その後の仕事がスムーズになったり、事前にやれることが見つかるなど、メリットがたくさんあるのです。

仮に予測ができないとしても、指示を受けた上司に聞いて、その作業の意味、位置付けを確認すると、仕事の全体像が理解できるし、作業自体も早く済みます。

ただ仕事をこなすより、いち早く仕事を終え、プラスアルファの結果を出せば、上司や周りから評価されてあなたの株も上がります。