仕事の悩み

生産性を向上させる「やるべき仕事」「やらない仕事」の見分け方。

この記事のお悩み

  • 立場上やることが多い…
  • みんなのように残業せずに帰りたい…
  • もっと結果を出せるようにしたい!

と頭を抱えている方のお悩みをここで解決します。

ここでお伝えする「やるべき仕事を選び生産性を上げる方法」を理解すれば、誰でももっと結果を出せる人間になることができます。

なぜなら私は、ここで述べる「やるべき仕事」と「やらない仕事」を仕分けしたことで、残業や休日出勤を無くし、パフォーマンスを上げることに成功しているからです。

ではやるべき仕事を選び、今よりグンと生産性を上げる方法について解説していきますね。

生産性を上げる"やるべき仕事"ができない理由

でははじめに、「本当はやるべき仕事があるのにできない…」理由について解説していきます。

その理由は主に『わかっているけどできない』と決めつけている自分がいるからです。

ここで述べる「生産性を上げるやるべき仕事ができない理由」を理解すると、生産性を上げるヒントが得られますよ!

生産性を上げるやるべき仕事ができない理由

  1. なんとなく1日を過ごしている
  2. 仕事をコントロールできていない
  3. つい先延ばしにしてしまう
  4. 自分の力を活かせていない
  5. 能動的ではなく受動的
  6. 毎日後悔している

なんとなく1日を過ごしている

毎日なんとなく過ごしていると、1日が長く感じます。

なぜなら時間の経過には働き方の速度や、仕事の重みが関係しているからです。

反対にプランや目標を持って行動している人は、1日が凝縮され、体感的に時間の経過が早くなります。

大まかに「やる事がない」と言わず、小さな「やるべき事」を量産しましょう。

仕事をコントロールできていない

自分の仕事をコントロールできないとうまく仕事を進められません。

これを改善するには、言われた事をやるのではなく、自律性を持って仕事をすること。

例えば、

  • 締切を見据えた自己管理
  • 売上目標に向けた行動、マーケティング
  • 最悪の事態に対する事前準備

など、未来への道筋を細分化すると管理しやすくなります。

つい先延ばしにしてしまう

仕事を先延ばしにする癖は、「適当」「めんどくさがり」「完璧主義」な性格が原因。もっと言うと『雑』『繊細』の2つに分かれます。

いずれにせよ、なかなか作業が進まず仕事が渋滞してしまいます。

これを改善するには、対極する人物と接すること。

例えば私は割と「適当」な性格なので、「完璧主義」な妻とよくあいみつをとっています。

そのお陰で互いに「妥協」を知ることができました。

自分の力を活かせていない

仕事で自分の力を活かせないのは勿体ありません。

「自分には何もない…」なんて思わずに、自分の力を分析してみましょう!

例えば、

  • 洞察力は営業向きです。
  • 忍耐力は競争に強いです。
  • 判断力は結果を出します。
  • 思考力は戦略が立てられます。

この他にも特化した力はあります。それを活かせば仕事で大活躍できます。

力を温存するのは寝る時だけで十分です!

能動的ではなく受動的

他人の動作に影響されやすいと、受動的な働き方になります。

しかしこれでは都合のいいように使われ、あなたの持ち味が潰されてしまうかもしれません。

もしも「そんなことはないんだけど…」「本当はこうしたい…」という気持ちがあるなら、自分に素直になって行動してみましょう。

その1歩は重いかもしれません。しかし踏み出せばきっと180度変わります。

そして本当の自分は積極的なんだと知ることができますよ。

毎日後悔している

何かと「〜すれば良かった」と後悔するのはやめるべきです。

なぜならベストを選択した自分を否定することになるからです。

後悔は「失敗」「損失」といったネガティブな心理です。だから後悔は未来がありません。

『次がある』『これで良かった』と選択した事を認め終わらせましょう!

生産性を上げるやるべき仕事ができない理由

  1. なんとなく1日を過ごしている
  2. 仕事をコントロールできていない
  3. つい先延ばしにしてしまう
  4. 自分の力を活かせていない
  5. 能動的ではなく受動的
  6. 毎日後悔している

生産性を上げるやるべき仕事を選ぶコツ

生産性を上げるにはやらない仕事を見分けて、やるべき仕事を増やすことです。

やらない仕事とは、

  • 無駄に時間を使う
  • 他の仕事の足を引っ張る
  • 非効率、単純作業

などが挙げられます。

つまり、やらない仕事は生産性を下げる「要らない仕事」なのです。

ではどのような方法でやるべき仕事を選んでいくのか、ここでお伝えしていきます。

生産性を上げるやるべき仕事を選ぶコツ

  1. 何でも引き受けない
  2. 仕事を把握し管理する
  3. 優柔不断をやめて決断する
  4. タイムリーな仕事をしない
  5. 人に時間を奪われない
  6. 余計な仕事道具を持たない
  7. デスク周りを軽くする
  8. スマホ、ネットに依存しない

何でも引き受けない

どんな仕事でも引き受けてしまう人は、仕事のスピードが下がります。

なぜなら自分の仕事を後回しにし、雑用や単純作業など低レベルの業務が増えてしまうからです。

これを解決するには、立場の都合も踏まえた上で、時と場合に応じて適度に断るようにしましょう。

無駄を無くせば確実に仕事のスピードが上がります。

仕事を把握し管理する

仕事を管理できない人は生産性が低くなります。

例えば出社してから何をするか考えたり、抱えている仕事が把握できていないと、見落としや問題も起こりやすくなります。

管理方法は至って簡単です。

  1. 忘れてはいけない事はリマインドする。
  2. 細かい事はタスクでメモる。
  3. 大事な事はスケジュールで管理する。

このようにすれば、緊急度と重要度が仕分けされ、優先順位をつけて管理できます。

仕事の管理が苦手な方は、仕事のスケジュール管理が苦手!時間を管理できない人でも上手くなれるコツとは?で詳しく解説していますよ。

優柔不断をやめて決断する

スピードが求められる仕事ほど優柔不断は大敵。

それは自分だけではなく関わっている人達にも影響します。

過去に私は、何度催促しても「もう少し待って」と言われ続け、おかげで締切に間に合わず、関連会社を巻き込む大問題になったことがあります。

決められないのなら誰かに相談する。そして悩みを1人で解決しようとしない。さもないと問題は膨れ上がるだけです。

タイムリーな仕事をしない

次のような、その都度起きた事を処理すると仕事の効率が悪くなります。

  • メールの返信
  • 電話の着信は全て出る
  • 言われた事に即対応

これらは全て非効率で、本来やるべき事まで後回しにしてしまいます。

だからタイムリーな対応をやめて、とりあえずメモをとり、相手に時間をもらい、なるべく自己都合にする。

すると思い通りに仕事ができますよ。

メモを取るのが苦手な方は、『メモを取らない人』『取るのが苦手な人』必見。"メモを取らずに済むコツ"と"楽する方法"を参考にしてみてくださいね。

人に時間を奪われない

人に時間を取られると理想の働き方から遠のきます。

例えば毎日会議でスケジュールが埋まっている人。

その会議は「参加する必要があるのか?」と疑問に思うべきです。

会議の内容を参加者から聞けば、1時間の会議が5分で済みます。「手伝って欲しい」と言われたらやればいいだけです。

人にたくさん時間を奪われる人ほど、やる事がいっぱいで見ているだけで辛くなります。

余計な仕事道具を持たない

仕事で使う物が多いと、仕事全般の生産性が低くなります。

会議や打ち合わせに遅れてしまったり、忘れ物をしたりと逆効果です。

これを改善するには、単純に断捨離し整理すること。

たとえ「捨てなきゃよかった。」と思っても、必要な時に手に入れれば良いのです。たくさん断捨離してこそ、本当に必要なものが見えてきます。

何よりものを減らすと頭の整理にもなります。

デスク周りを軽くする

デスクがファイルなど物で溢れていると生産性が落ちます。

「あれどこだっけ?」と探す。
→どかしたファイルを山積みにする。
→「あれどこだっけ?」とまた探す。

この繰り返し。

「いつか使うかも」「念のため」と取っておいても、ゴミのような扱いではあることすら忘れます。

大事にされない、居場所のない物は、捨てるか段ボールにでも詰め込むべきです。

スマホ、ネットに依存しない

スマホやネットは生産性を下げる原因のひとつ。

通知に反応して開いたつもりが、気付けばスマホに没頭しています。

これを避けるには、

  1. 通知をオフにし、
  2. 使用時間制限をかけ、
  3. スクリーンタイムで管理する。

すると目の前のことに集中できます。

あとは「我慢」「慣れ」に変わるのを待つのみです。

やるべき仕事を選ぶコツ

  1. 何でも引き受けない
  2. 仕事を把握し管理する
  3. 優柔不断をやめて決断する
  4. タイムリーな仕事をしない
  5. 人に時間を奪われない
  6. 余計な仕事道具を持たない
  7. デスク周りを軽くする
  8. スマホ、ネットに依存しない

生産性を上げるには自分が変わること、これだけです!

繰り返しになりますが、生産性を上げるにはやらない仕事を見分けて、やるべき仕事を増やすことです。

やらない仕事には次のような要素があります。そのため、できるだけ回避すべきです。

  • 無駄に時間を使う
  • 他の仕事の足を引っ張る
  • 非効率、単純作業

ここで述べたやるべき仕事を選ぶコツを活かして、やらない仕事をどんどん増やしましょう!

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