仕事の悩み

仕事のスケジュール管理が苦手!時間を管理できない人でも上手くなれるコツとは?

この記事でわかること

  • 時間(スケジュール)管理ができない人の特徴
  • 上手く時間を管理する方法

「マズい、締め切りに間に合わない…」

「効率よく仕事ができるような、何か良い方法はないものか…」

仕事における時間管理とは、自分自身の仕事をコントロールする為、バランスを取る為に行う必要があります

これを怠ると時間に振り回され、バタバタしながら日々仕事をすることになります

職場で時間管理が上手くいかずに困っている人は多く、私の身近な人にも割と居て、なかなか改善できないものだなと悩むこともあります

そこでここでは、仕事の時間(スケジュール)管理ができない人の特徴をまとめ、上手く時間を管理する方法をお伝えします

ポイント

仕事の生産性を上げるためには時間(スケジュール)管理は必須です!

時間(スケジュール)管理ができない人の特徴

大昔、古代エジプト人が1日を12分割し、更に昼と夜で分けたことから、時間は1日24時間となりました

時間管理のできている人は、この24時間をいかに効率良く使うことを考え、仕事の仕方や行動を調整し、生産性、費用対効果などを意識しています

つまり時間管理のできない人は、そもそも1日24時間という決められた枠を気にもせずに使っているのです

では具体的に、彼らにはどのような特徴があるのかを見ていきましょう

時間(スケジュール)管理ができない人の特徴

  1. スケジュールが立てられない
  2. 時間が貴重であるという認識がない
  3. 自分がすべきことを把握していない
  4. 社員と十分なコミュニケーションが取れていない
  5. 雑で適当な性格をしている
  6. その日暮らしをしている
  7. 時間を気にしていない

スケジュールが立てられない

1つ目は、スケジュールが立てられないことです

スケジュールを立てられない人は、1つの仕事をどこまでで区切れば良いのか計算できません

仕事に区切りをつける癖をつけないと、いつまでも同じ作業をしたり、時間を守れなかったりして、他の仕事をする余裕が無く、仕事はどんどん溜まっていきます

スケジュールを立てられない人=仕事が終わらない、というのは当然のことで、仕事せず私語ばかりする人は会社にとってもデメリットでしかありません

時間が貴重であるという認識がない

2つ目は、時間が貴重であるという認識がないことです

1日の時間は24時間と皆平等にある「有限」なものです

時間管理ができない人は、時間が「有限」でること、貴重な存在であるということに気付いていません

例えばよく飲みに行く人は、「コミュニケーションの場だ」とか「ストレス解消のため」と言いますが、飲んでいる時間がどれだけ早く過ぎていくか、記憶に残っていないかなど重要視していません

たまに行く分には問題ないですけど、時間は貴重なものだと意識しなければ、時間を管理しようとも思わないのです

自分がすべきことを把握していない

3つ目は、自分がすべきことを把握していないことです

自分がすべきことを把握してなければ、その日1日、何の仕事をしたら良いのか分かりません

例えば、退社時に付箋でメモを残すとか、リマインダーで忘れないようにするなど、業務に優先順位をつけておくことは大事です

何をしたら分からない状態で朝を迎えては、仕事の優先順位も何も無いので、時間を管理するなんて思い付きもしません

社員と十分なコミュニケーションが取れていない

4つ目は、社員と十分なコミュニケーションが取れていないことです

時間管理ができていない人は、社員とのコミュニケーション、何でもない会話ができていない可能性があります

例えば、仕事量が多いのに誰にも相談できず抱え込む、担当業務の内容が分からないのになかなか報告できないと、時間のロスとミスが生じます

社員とコミュニケーションを取れれば、管理方法、流れ、作業の仕方など教えてもらえますが、コミュニケーションが不十分で教わることもできません

雑で適当な性格をしている

5つ目は、雑で適当な性格をしていることです

時間管理をしていく上で、細かい部分への配慮が必要な時もあります

例えば、外回りの営業に3時間かかると言う人がいたとします

3時間で何件回るのか確認し、「時間内にできるだけ回ります」「適当に近場数件行ってみます」という返事がある場合、何も計画性が無いことは明らかです

時間内に何件回るか、何をしに行くのかアバウトな状態では、時間だけに限らず失うものは大きいです

その日暮らしをしている

6つ目は、その日暮らしをしていることです

その日暮らしで生活を送っている人は自己都合で事が運ぶので、基本的は自由な身です

自分にとって都合の良い話が来れば、予定をコロコロと変えてしまうので、周りの都合などあまり気にしていません

元々予定した事をキャンセルする、またはリスケを繰り返してしまう為、管理能力が低く、信用性に欠けるところがあります

時間を気にしていない

7つ目は、時間を気にしていないことです

遅刻癖のある人、待ち合わせの時間に遅れる人は、時間に対する意識が低く、時間の計算が苦手です

また「時間に追われるのが嫌だ」といった考え方の人もいますが、仕事はスケジュールありきで進みますので、このような考えはビジネスにおいて身勝手としか言えません

仕事において関わる人がたくさんいますから、時間を気にせずゆるい感じで仕事をし続けると、誰からも頼りにされなくなってしまいます

時間(スケジュール)管理ができない人の特徴

  1. スケジュールが立てられない
  2. 時間が貴重であるという認識がない
  3. 自分がすべきことを把握していない
  4. 社員と十分なコミュニケーションが取れていない
  5. 雑で適当な性格をしている
  6. その日暮らしをしている
  7. 時間を気にしていない

上手く時間(スケジュール)を管理する方法

時間管理ができない人の特徴より、職場内でこれらに当てはまる人がいる、または自分が同じようなことをしていることに気付けたかもしれません

ここから上手く時間(スケジュール)を管理する方法をお伝えしていくので、明日からできること、教えられることを実践していきましょう

上手く時間(スケジュール)を管理する方法

  1. タスクを把握する
  2. 仕事の優先順位をつける
  3. 仕事のタイムリミットを決める
  4. 時間割を可視化する
  5. 気の許せる人に相談する
  6. 自分に合う管理方法を探し続ける

タスクを把握する

管理する方法その1

業務をタスクで分けて把握することです

業務をタスクで分けることで、自分がやるべき仕事や必要な業務が明確になります

そして自分がやらなくて良いことも明確になり、それらは部下や他の社員に委託し、より必要な業務を優先的に進められるようになります

部下:ラフ案の作成、コピペのデータ入力
自分:資料を持って打ち合わせ、予算の管理

このように、別に他の人間でもできる仕事を振ることができれば、時間を上手く管理できる上、効率よく作業が進みます

ポイント

社内で人手が足りていない場合は、アウトソーシングをしてみること。低コストで済ませられます

アウトソーシング参考

1.クラウドワークス
国内登録者数No.1
https://crowdworks.jp/

2.ランサーズ
利用者満足度No.1
https://www.lancers.jp/

3.ココナラ
自分の得意を出品できる
https://coconala.com

仕事の優先順位をつける

管理する方法その2

仕事の全体像が見えるようにし、優先順位をつけて進めましょう

優先順位がつけられないと、どの仕事から手をつけて良いのか分かなくなり、仕事全体がフリーズしてしまいます

何から始めれば良いのか把握できると、時間を有効活用できるようになり、仕事に優先順位をつけられるようになります

例えば、納期がタイトであるとか、取引先が口うるさい難敵だとすれば、さっさと終わらたくなりますよね

それにやるべきことを後回しにすると、後に自分に返ってきて面倒なことに成り兼ねます

だからリストに書き出し分かりやすくまとめておけば、迷わずに行動できるようになり、自己管理ができるようになります

仕事のタイムリミットを決める

管理する方法その3

どの仕事もタイムリミットを決めて実行しましょう

タイムリミットを決めることで、何を、いつまでに、どこまでやるのかが明確になります

するとゴールが定まるので、作業効率が上がり、良い具合にプレッシャーもかかり、自然と”どこで力を抜くべきか?”といった余裕もできてきます

また細かくタイムリミットを設定することは、その時点で予定していた通過点に達しているか、内容に不十分な点は無いかと確認ができます

主婦で家事や料理をする際も、お昼までに部屋の掃除と洗濯、夕食の準備までできる人は、午後は息抜きに趣味の写真も撮れる、時間軸で割り切って行動をする”できる人”です

時間割を可視化する

管理する方法その4

時間割を頭でぼんやり描かずに、可視化するようにしましょう

時間割を可視化することによって、何をすべきか目で見て、常に確認することができます

頭で考えているだけだと、細かい仕事が多いと忘れてしまう機会が増えるので、漏れなく忘れずミスを防ぐためにも、可視化はとても効果のある行為です

可視化することは、頭が整理されるだけではなく、見たものを図面化して頭にインプットできるので、例え言葉で思い出せなくとも、描いた図面の配置で思い出すことができます

気を許せる人に相談する

管理する方法その5

職場に気の許せる人、仲間がいれば相談してみましょう

自分で頑張って時間管理をしているつもりでも、客観的に判断できないことは多くあります

仕事仲間に相談し、そして客観的に見てもらい、自分は時間管理ができているのかどうか、チェックしてもらいましょう

やっているつもりでも、実際は変な癖がついていて、管理の仕方に無駄なパターンや偏りがあるかもしれません

指摘された点は素直に認め、時折俯瞰して物事を判断してみれば、「確かにこれは違うな」ときっと新たな発見もあることでしょう

自分に合う管理方法を探し続ける

管理する方法その6

色んなものを吸収し、納得がいくまで自分に合った管理方法を探し続けましょう!

これまで上手く時間を管理する方法を紹介してきましたが、合う合わないは人それぞれだと思います

ここで述べたこと以外に、上司からのアドバイス、時間の使い方に関する書籍、巷で話題のアプリなど、時間の管理方法についての情報はたくさんあります

例えば本を読むのが苦手な人は、タスク管理をマンガで解説している本を読んでみて、無料で使えるEvernoteGoogleのToDoリストで試してみる

会社で共有しているGoogleカレンダーと自分のカレンダーがあり、スケジュールを集約させてひとつで管理したいなら、リマインダーなど他のアプリも紐付けできるStaccalを使う

文字を書くことが好きなら、余計なものは使わずに、手帳ひとつでペンと付箋で管理する

このようにやり方はいくらでもあるので、自分にハマる、自分にベストな時間管理方法を探し続けましょう

上手く時間(スケジュール)を管理する方法

  1. タスクを把握する
  2. 仕事の優先順位をつける
  3. 仕事のタイムリミットを決める
  4. 時間割を可視化する
  5. 気の許せる人に相談する
  6. 自分に合う管理方法を探し続ける

私自身、時間管理が上手くできず、上司に怒られる場面などこれまで何度もありました

同じ職場で働いている仕事のできる人は、時間管理が上手く、より多くのタスクをこなすことできていて、羨ましく感じていました

だから私はできる人を見習い、もっと上を目指すために追求し、日々アップデートしています

仕事ができる人は、

  • タスクの把握(仕事全体の管理)
  • 優先順位をつける(重要性・緊急度)

この2つに重点を置き時間を管理しているので、まずはベースとなる軸を持ち、パーツを組み合わせ自分なりにアレンジしていきましょう

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