この記事のお悩み
- いつもメールの返信に時間を取られる
- 文章が思いつかない時がある
- 返信がなくて困ってしまう
と、ここではこのような疑問をお持ちの方の悩みを解決します。
この記事で解説する「メールに時間を取られる原因、できる人のメール術」を理解すると、これまでの悩みが嘘のように晴れます。
実際に私は1日に100件ほどのメールを受信していますが、以下のように必要のないメールは開かずに効率的に仕事をしています。
ではメールのやり取りに必要なテクニックと、相手に伝わるメールの書き方をここでお伝えしていきますね！
目次
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メールのやり取りに必要なテクニックと書き方
もしもあなたがメールに時間がかかる理由に、「文章のセンスがない」「相手の対応が悪い」と感じているなら間違いです。
極論、1から文章を作ったり長々と書き綴る必要は無く、短文で5行以内にまとめれば済みます。
仕事のメールに必要なのは次の3つです。
- 目的意識
- 伝わりやすさ
- 見やすさ
では早速、メールのやり取りに必要なテクニックは何か？できる人のメールの書き方を解説していきます。
文章力を身につけたい方は、短い文章が伝える力。短文でリズム良く書く！スラスラ読める文章の作り方。で詳しく解説しています。
シナリオを作る
予めシナリオを作り未来を想定してメールを送ると、早い段階で決着がつきます。
シナリオがあれば複数の着地点が予測できるので、対応も処理も早い。例え思い通りに行かなくても最悪な事態は免れます。
またシナリオ作りを繰り返すと、思い通りのゴールに辿り着く確率も上がります。
シナリオ作りは相手の心を掴み、思い通りにコントロールするための心理戦です。
箇条書きにする
仕事で相手から返信が無くて困っている人は、文書を箇条書きにしてみましょう！
箇条書きは長々と文章を書くよりも、簡潔で読みやすいメリットがあります。
それに確認漏れを防ぐ効果があり、後々トラブルや責任を回避できるので活用すべきです。
とは言え、10個20個と箇条書きし過ぎると読み手はストレスを感じます。ほどよいボリュームで簡潔にまとめましょう。
選択肢を与える
相手に答えを求めたい時は、いくつか選択肢を与えると効果があります。
選択肢は2つ、多くても3つがベストで、必ず理由を添えること。
またその選択肢にメリットとデメリットを加えると、更に反応してくれる確率がアップします。
選択肢は自分が勧めたい方を選ばせる、リスク回避に抜群な手法です。
これも相手の心理を読み交渉するひとつの方法とも言えます。
いちいちメールを開かない
仕事でメールが届く度に開くのはオススメしません！
なぜならその都度チェックして返信すると、目の前の作業が止まってしまうからです。
また開封して後から見るのも同じく非効率なのでやめましょう。
メールは時間を決めて見ればOK。もしも相手が本気で急いでいるなら、電話かチャットで連絡が来るはずです。
PREP法を活用する
相手に伝わる言い回しはPREP法が便利です。
要点を掴んだり簡潔な文章が作れます。
例えばこの文章もPREP法を使うことで140文字に収まっています。
PREP法の書き方
step.1
結論（Point）：「相手に伝わる言い回しはPREP法が便利です。」
step.2
理由（Reason）：「要点を掴んだり簡潔な文章が作れます。」
step.3
具体例（Example）：「例えばこの文章もPREP法を使うことで140文字に収まっています。」
step.4
結論（Point）：「PREP法が便利な理由はこれで一目瞭然です。」※文末
このように一連の流れから説得力も増します。PREP法が便利な理由はこれで一目瞭然です！
タイトルで目的を伝える
重要な事を伝えたい場合は先に結論を述べること。
すると相手は「その件なら」と耳を傾けてくれます。
メールの場合、タイトルに目的を入れて「至急」「※要返信」などを加えます。それだけで開封率は高くなり、仕事のペースも上がります。
タイトルはかっこつけたり堅苦しくせずに、「どうすれば相手に要件が伝わるか？」を考えて作ること。ここが重要なポイントです。
本文に太字、赤字でコメントする
長いメール文に対して、いちいち打ち込んで返信する必要はありません。
どちらかと言うと、丁寧に書いてきた相手の文章を活かすべきです。
私は「赤字部分をご確認下さい」と冒頭に述べ、本文に改行を入れて赤字でコメントを入れて返信しています。
他の色でも良いのですが、見やすさと注意を促すには赤字が1番です。
メール作成に時間をかけない
メールの作成に時間をかけない方法があります。
それはテンプレや予測変換、ユーザ辞書の単語登録を駆使することです。
特に単語登録は、メアドなど英数字が羅列したものを登録するととても便利。
「つ」と入れたら「Twitter」、「い」と入れたら「Instagram」といった感じでよく使う単語・文字を登録します。
たったこれだけで、
- 毎回打込む必要が無くなる
- 入力のスピードが上がる
- 誤字脱字を防ぐことができる
といったメリットがあります。するとメール1つ作るのに1分とかからなくなりますよ！
返信の後に電話連絡をする
どれだけ重要なメールを送っても相手が多忙な人なら見落としはあります。
そんな時はメールの後に電話するだけ。
例え不在の場合でも、暗い面持ちで「至急お願いします…」と伝言を入れておくと大体連絡が来ます。
それでも来ない場合は別の方に対応してもらいましょう。トラブルなどリスク回避の鉄則です。
必要のない返信はしない
「これで解決」というメールには返信する必要はありません。
なぜなら返信しなくとも、その内容で完結した事を伝えられるからです。
これはLINEなどのチャットも同じく、ダラダラとやり取りする必要はありません。
勿論、仕事とプライベートは違いますが、終わりのないやり取りはお互い気疲れしますので、終えて良い内容ならそのままにしましょう。
BCCで自分にメールする
重要度の高いメールはBCCに自分のアドレスを入れて返信することをオススメします。
なぜなら出先でパソコンを開けない時にスマホで確認できるからです。また反対にスマホで返信した内容をパソコンで確認できます。
送信メールの履歴はその端末、またはフリーアドレスしか確認ができません。
スマホの場合、サーバーの保存期間を過ぎたものは削除されるので、検索しても見つからないケースもあります。
サーバーにアクセスして送受信の履歴を確認する方法もあります。しかし接続が面倒なのと、時系列ですぐに見れる点を考えるとBCCがオススメです。
適度に改行を入れる
メールの文章は本と違い、適度に改行を入れると読みやすくなります。
なぜかと言うと、改行を入れずに文章を作ると、文字が渋滞して読みにくくなるからです。
方法は、
読点「、」で改行して、句点「。」の後に1行空ける。
たったこれだけです。
最近はスマホでメールのやり取りをする人が増えているので、改行しなくても問題はありません。
しかしパソコン上でも見ることを考えるなら、句読点で改行することをオススメします。
感情論で話さない
怒りのメッセージが来た時に、感情的に反応してはいけません。
そのため次のように、冷静に相手をいなすようにしましょう。
- 怒りに対して怒りで応えない
- 言い逃れをしない
- 認めて話題を変える
例えばトラブルが起きた時は、事実を伝え→問題提起し→必要な責任を負う。
誤って済む話ではない場合はこの方法がベストです。
また相手が感情的なのに対し、論理的に対応しても平行線のまま決着がつきません。
そんな時は我慢して、できる範囲で相手の意向をのむ旨を示しましょう。
メールのやり取りは簡潔に伝えるのが1番です！
メールのやり取りに時間をかける必要はありません。
繰り返しになりますが、1から文章を作ったり長々と書き綴らずに、テクニックを使い相手に伝わるメールの書き方をすれば良いのです。
- 目的意識
- 伝わりやすさ
- 見やすさ
この3つを意識すれば、メールの処理速度が何倍も早くなりますよ！
