この記事のお悩み
- いつも慌ててテンパってしまう。
- 焦りやすい性格ですぐにパニックになる。
- テンパらない方法が知りたい。
と、こんな悩みを解決できる記事にしました。
仕事でテンパって焦りやすい人が、パニックにならず焦らなくなるように、
- テンパる要素を見つける。
- テンパらないようにするコツ。
- 二度とテンパらないようにする方法。
以上の3つのカテゴリーで分けて記述しています。
「いつもテンパってしまう…」という悩みを持つ方に、ぜひとも読んでいただきたい記事です。
目次
テンパる要素を明確にする
結論から言うと、テンパってしまう最大の理由は「一度に何でもやろうとするから」です。
人にはキャパってものがあります。キャパは個人差があるし限界もあります。
例えば「会社」が良い例です。
1人でできる規模は個人事業主、それを超える場合は人を増やして分業にし会社を起こします。
だから無限に1人でできることなどないので、まずは何でもやろうとするのをやめて、テンパる要素を明確にしましょう。
そしてまずは次のステップで、テンパる要素を明確にしていきます。
テンパる要素を明確にする
- 頭の中を整理する
- 文字に起こしてみる
- 優先順位をつけてみる
- たくさんあったら消す
頭の中を整理する
今、頭の中にはたくさんタスクがあると思います。
それにより「あれもやらなきゃ」「これもやらなきゃ」と焦ってしまうのです。
これでは常にテンパってしまい改善できないので、タスクをひとつひとつ整理していきます。
タスクは次のようにカテゴリーで分類して整理しましょう。
- 仕事のこと
- 家事・育児のこと
- 行事のこと
- その他
こうして大まかに分けておくと、頭の中にイメージがつきやすくなります。
文字に起こしてみる
思い浮かんだタスクはそのままにしてはいけません。
メモに書き、文字に起こして「視覚化」するのです。
書く時は思いついた順に「箇条書き」していきます。
前述のカテゴリーでメモを分けておけば、そこにどんどん追記していくだけ済むようになります。
仕事
- A社の提案資料作成
- B社の見積り書
- C社の製品問題解決
家事
- 洗面台の排水溝の掃除
- 除湿剤の取り替え
- 溜まったレシートの整理
仮に、「んー、何か忘れているなぁ…」と思う時は、無理に思い出さない方がいいです。
大体買い物に出かけた時、電車に乗った時などにパッと思いつきますし、思い出せないならそれほど重要なことではありません。
優先順位をつけてみる
文字に起こしたら優先順位をつけてみます。
次のように番号を振ると、何を優先すべきかわかります。
優先順位の付け方
- 「絶対に忘れてはいけないこと」
- 「明日までにやること」
- 「今週中に済ませること」
番号は「時間軸」で振るのがポイントです。
タイムリミットが迫っているものから、1から順につけてみましょう。
もしも番号を振るまでもないことがあれば、この先に述べる「消す」方法を行います。
優先順位については、「仕事で優先順位をつける方法やメリット、簡単なコツ。」の記事を参考にしてみてください。
たくさんあったら消す
頭の中にあるタスクを外に出していくと、割ととんでもない量になります。
たくさんあると反対にテンパってしまうので、不要なメモはどんどん消すようにします。
例えば「今日はカレーにしよう」と買い物に出かける時、メモには「カレーのルー」のみ書きます。
なぜなら上の写真のようにカレーの具材をメモすると、
- たくさん書かなければならない
- 他に必要な買い物を忘れてしまう
- 買う物が多く感じて、行くことすら嫌になる
といったデメリットがあるからです。
また、カレーならルーのパッケージを見れば大体分かります。
だからメモする時は大事なものを残し、無くてもいいものは削除してしまいましょう。
テンパらないようにするコツは?
テンパる要素を整理し視覚化したら、テンパらないような行動をとるよう工夫します。
せっかく整理したのに、誤った行動を取るとまた振り出しに戻ります。
部屋の掃除だって、高いところから順番に掃除して、最後は掃除機をかければ終わりです。
誤った掃除の流れ
- 掃除機からかける
- 棚の拭き掃除をする
- 水回りを綺麗にする
これではまた掃除機をかけなければいけません。
整理したメモを見ながら、次のステップで行動していきましょう。
テンパらないようにするコツは
- 自分のペースでやる
- できない時は人の力を借りる
- キャパオーバーしないようセーブする
- できないことは断る
- 何でもやろうとしない
自分のペースでやる
テンパらないようにするには、「自分のペースでこなす」のが1番です。
繰り返しになりますが、焦ってパニックになるのはキャパオーバーの状態です。
- 「得手不得手」「個人差」「限界」
これらは必ずあります。
実際に私はてんで料理ができません。野菜を入れる順番も分からないので、焦ると更にマズい料理になってしまいます。
だから何を言われようと、自分のペースでやることを1番にしてください。
できない時は人の力を借りる
先程述べた通り、得手不得手があるのでできないことは人の手を借りましょう。
苦手なことに時間をかけると、他のことができなくなります。
甲子園を目指す野球少年が、苦手な勉強でトップを目指せと言われたら困惑しますよね。
がんばって勉強しても、きっと寝不足で甲子園に行けなくなります。
だから「できないことは他人の力を借りて、できることを優先してやる」これがテンパらない秘訣です。
キャパオーバーしないようにする
毎回人の手を借りるわけにもいかないので、キャパオーバーしないように自分をコントロールします。
するとあなたの受け皿は一定量にキープされて、テンパりにくくなるのです。
私が下っ端だったころ、何でも仕事を引き受け過ぎて処理しきれなくなりました。
これにより締切に間に合わず怒られたり、体調を崩して寝込んだことがあります。
その時はできると思っていても、やる事がどんどん増えればすぐにパンクしますので、自分をコントロールしたりセーブするのはほんと大事です。
「キャパを超えて辛い…」って人は、以下の記事を参考にしてみてください。
できないことは断る
ここまで来れば、「できる」「できない」の判断ができるようになります。
「今はちょっとできないな…」
「これをやったらテンパるな…」
「もう自分の域を超えているな…」
何か頼まれた時にこんな風に感じたら、『できません』ときっぱり断りましょう。
断る時は、いま自分が抱えている仕事量を伝えたり、「締切に余裕をください」と交渉するなど、あなたの状態を相手に共有します。
断る理由を相手に伝えることで、テンパらずに済む他、その人と変な空気にもならなくなります。
何でもやろうとしない
頭の中が整理されて余裕が生まれても、また詰め込んでなんでもやろうしないこと。
それではここまでやってきたことが台無しになるだけです。
多少やってみて自分の許容量を増やす分には良いのですが、調子に乗ってガンガン詰め込むとすぐにパニックに陥ります。
気持ちに余裕のある人は、常にその余裕を残しています。
そうしなければ、何か事態が急変した時に対処できないからです。
何でもやろうとせず、テンパらないように自粛することも大事ですよ。
2度とテンパらないようにする方法
これまではテンパらないコツをお伝えしてきましたが、最後は「2度とテンパらないようにする方法」です。
何度も言いますが、人によってテンパる具合は異なります。
- 焦る性格
- パニックになる素質
- 視野の広さ
など、理由は様々です。
だから私は自分のキャパを超えている人を見ると、体を大事に、無理をしないで欲しいって思います。
毎日仕事で疲れている人は、有給をバンバン使って自己投資した方がいいです。
「また休んでる」と嫌味を言われるかもしれませんが、資本を削るより守る方がよっぽどいい。
体は1つしかありません。#ブログ #ブログ仲間と繋がりたい #パパブロガー #ママブロガー #ブログ書け #早起き #朝活
— 燕 × 40代の働き方 × ブログ (@x_tsubame) July 24, 2022
常にパンパンの状態では必ずガタが来ます。
そうならないために、ここでお伝えする「2度とテンパらないようにする方法」を押さえてくださいね。
2度とテンパらないようにする方法
- 常に頭の中からアウトプットする
- 脳のメモリを熟知する
- 他人と比較しない
- 日常的にストレスを軽減する習慣を身につける
- 感情をコントロールする練習をする
- 情報やタスクを整理するツールを使う
- 時間を意識して仕事に取り組む
- 自己肯定感を高める
- 問題解決のための効果的な手法を学ぶ
常に頭の中からアウトプットする
タスクは毎日生まれるので、常に頭の中から出してメモに残しましょう。
年齢と共に、仕事、結婚、家庭、お金にまつわるタスクが増えていきます。
そしてタスクには期限や条件が加わるので、より複雑になっていきます。
頭の中から出したメモは、次の3つの要点を押さえること。
メモする時のポイント
- 期限を確認する
- 優先順位をつける
- 処理する時間を把握する
リマインダーに登録したりカレンダーで管理するなど、どこかに消えてなくならないように常にアウトプットしましょう。
脳のメモリを熟知する
あなたがテンパらないボーダーラインが分かったら、しっかりと熟知することです。
なぜならここを怠ると、何度も簡単にテンパってしまうからです。
気持ちに余裕のある人は、自分の脳のメモリや処理速度を把握しています。
余裕のある人の心理
- 「仕事が結構詰まってるな」
- 「時間はあるけど気持ち的な余裕がないな」
「自分には今の作業量を処理しきれる余力があるか?」
そんなことを考えていれば、常にテンパらなくて済みます。
他人と比較しない
「あの人はいつもたくさん仕事をしている」
「自分もあんな風になりたい」
このように他人と比較する必要はありません。
なぜなら比較すると劣等感が生まれ、本来のあなたらしさが失われてしまうからです。
それに無理をすると焦るし、失敗してパニックになります。
人によって許容量は異なります、処理するスピードも感覚も違います。
他人と比較せずに、自分のペースを守ってやればいいだけです。
つい他人と比較してしまう癖のある人は、「人と比べてしまう人の特徴。比較するメリットとデメリットは?」を読むと解決するかもしれませんよ。
日常的にストレスを軽減する習慣を身につける
ストレスを軽減する習慣があると、ストレスに負けない体が作れます。
日常的にストレスを軽減するためには、まずは十分な睡眠をとる、そして適度な運動をすること。
たったこれだけで、ストレスホルモンの分泌を抑えられます。
また、気持ちをリラックスさせる時間を確保しましょう。
映画、読書、音楽といった趣味に時間を使うだけで、ストレスの抑制や発散に繋がります。
感情をコントロールする練習をする
感情をコントロールできる人はストレスを抱えません。
なぜなら、感情が高ぶると冷静な判断ができなくなる上に、怒りや不安がストレスに変化するためです。
感情をコントロールするためには、いくつかのトレーニング方法があります。
]感情を認識する
呼吸を整える
自分に対する言葉遣いに注意する
普段から意識して感情をコントロールすると、ストレスを感じる機会がかなり減ります。
情報やタスクを整理するツールを使う
情報やタスク、スケジュールを整理することで、何を優先して仕事をすべきか、自分のやるべきことが明確になります。
代表的なツールとしては、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツール、クラウドストレージサービスがあります。
- タスク管理ツール:Todoist、Asana、Trelloなど
- プロジェクト管理ツール:Slack、Notion、Stockなど
- クラウドストレージサービス:Googleドライブ、OneDrive、Dropboxなど
これらのツールを使うことで、情報やタスクを一元管理することができます。
また、スマホやタブレットにアプリを入れておけば、外出先でも情報の確認やタスクの進捗状況を確認、作業だってすることができます。
会社や自分に合ったツールを選ぶとより効率的に管理ができるので、テンパることが無くなります。
時間を意識して仕事に取り組む
時間を無駄にしないように意識すると、仕事の進捗状況が把握できて、効率的にタスクをこなせます。
まずは、自分がどのような時間帯に集中力があるかを知りましょう。
あなたが朝型の人であれば、夜に仕事をしてもきっと仕事は捗らないでしょう。
朝型は朝に、夜型は夜にと、自分が集中しやすい時間帯を理解し、その時間帯に重要なタスクを割り当てるのです。
また、タイムマネジメントのテクニックを活用するのも効果的です。
例えば、
- 25分作業をして5分休憩を繰り返す「ポモドーロテクニック」
- 緊急度や重要度に応じてタスクを整理し優先順位を付ける「アイゼンハワーマトリクス」
このようなテクニックをテストし、自分に合う方法を見つけてみましょう。
自己肯定感を高める
自己肯定感が高まると、自信を持って仕事に取り組むことができ積極的になります。
例え何かに失敗したとしても逃げずに向き合い、改善点を見つけて飛躍できるので仕事がうまくいきます。
自己肯定感を高めるには次の手法が挙げられます。
- 自分自身を理解する
- 自分の良いところを見つける
- 成功した経験を思い出す
- 好きなことをする
- 否定的な考えの人と付き合わない
また、自分に合った目標設定を行うと、自己肯定感を高めることに繋がります。
目標を達成することで達成感や満足感が得られ、メンタルが癒されます。
あまりにも高い目標を掲げたり、不可能な目標を設定してしまうと、逆にストレスが溜まるので注意が必要です。
問題解決のための効果的な手法を学ぶ
問題解決において効果的な手法を学ぶと、仕事におけるストレスを軽減することができます。
効果的な手法をいくつか紹介します。
SWOT分析
SWOT分析は、自己分析やビジネス戦略の策定に用いられる手法です。
SWOTは、Strengths(強み)、Weaknesses(弱み)、Opportunities(機会)、Threats(脅威)の頭文字を取ったもので、自分や組織の内外の環境要因を分析して、戦略的な意思決定を行います。
OODA(ウーダ)ループ
OODAループは、意思決定と行動に関する理論です。
OODAは、Observe(観察)・Orient(状況判断/方針決定)・Decide(意思決定)・Action(行動/改善)の頭文字を取ったもの。
現状から意思決定・行動を移すまでスピード感のあるサイクルが特徴的です。
5W1H
1番伝えたいことを文章や話の頭に持ってくる手法。
5W1Hは、What(何)、Why(なぜ)、When(いつ)、Where(どこ)、Who(誰)、How(どのように)の6つの頭文字を取ったもの。
この要素に沿って構成すると情報が整理しやすくなります。
これらの手法を学び活かすことで、自分自身や組織の問題解決能力が高まり自信がつき、ストレス耐性を高めることができます。
テンパるのは自分自身のコントロール次第です。
改めてお伝えしますが、テンパってしまう最大の理由は「一度に何でもやろうとするから」です。
人にはキャパシティ(容量)があり、入る量や処理するスピードは違うし限界があります。
だからテンパらないようにするために、自分自身のことをよく知ってオーバーしないようにコントロールしましょう。
ここでお伝えした手順をおさらいしておきますね。
テンパらないように行動するには?
- 自分のペースでやる
- できない時は人の力を借りる
- キャパオーバーしないようセーブする
- できないことは断る
- 何でもやろうとしない
2度とテンパらないようにする方法
- 常に頭の中からアウトプットする
- 脳のメモリを熟知する
- 他人と比較しない
- 日常的にストレスを軽減する習慣を身につける
- 感情をコントロールする練習をする
- 情報やタスクを整理するツールを使う
- 時間を意識して仕事に取り組む
- 自己肯定感を高める
- 問題解決のための効果的な手法を学ぶ