仕事の悩み

「仕事がキャパオーバーで辛い…」こうして私は劇的に仕事量を減らしました。

この記事のお悩み

  • いくら処理しても終わりが見えない…
  • 常に仕事に追われている感覚がある…
  • 仕事量を減らして楽になりたい!
  • キャパオーバーを改善する方法はある?

こんな悩みを解決できる記事を書きました。

この記事で解説する、「仕事でキャパオーバーになった私が劇的に仕事量を減らした方法」を読むと、理想的な働き方ができるようになります。

キャパオーバーを題材に、以下の3項目に分けてお伝えしていきます。

この記事の流れ

  • キャパオーバーになる人の特徴って?
  • キャパオーバーになるデメリットは?
  • キャパオーバーにはどう対処したら良いの?

キャパオーバーになる人の特徴

キャパを超えてしまった人は「仕事に終わりが見えない」と嘆きます。

「誰よりも頑張っている」「たくさん仕事してる」こんなことばかり考え、自分はなぜキャパオーバーになっているのか?が見えなくなってしまいます。

ではキャパオーバーになるのはどんな人なのか?ここでお伝えしていきます。

キャパオーバーになる人の特徴

  1. とにかく仕事量が多い
  2. 頼まれたら断れない
  3. 仕事の処理速度が遅い
  4. 人に頼むことができない
  5. 職場環境に恵まれていない
  6. 無駄な仕事が多い

とにかく仕事量が多い

1つ目は、とにかく仕事量が多いためです。

誰だって抱えている仕事が多いと、テンパったり、ミスが増えてトラブルを起こしてしまいます。

既に自分は手一杯な状態なのに、他の案件や取引先との打ち合わせや会議などが加わり、毎日仕事に追い込まれ余裕がありません。

仕事を多くこなすのは良いことです。

しかし仕事のバランスや質、スピード感が乱れてしまい、ミスやトラブルが起こりやすくなります。

頼まれたら断れない

2つ目は、頼まれたら断れないところです。

「困っているなら手伝いますよ」「誰もやらないなら自分がやります」と、お人好しほどこのパターンにハマります。

真面目で優しい性格は好まれますが、あまり評価は得られずいいように使われることが多いです。

仕事をしない上司がいれば尚更、このタイプの人はただ振り回され損をしてしまいます。

仕事の処理速度が遅い

3つ目は、仕事の処理速度が遅いことです。

日々仕事に励んでいれば、新たな業務も増え続け、いかに早く処理できるかが重要になります。

しかし不慣れな作業や苦手な分野であると、人一倍時間がかかってしまうため、仕事が渋滞してしまいます。

具体的な例を挙げると、

  • パソコンがろくに使えない
  • スマホで処理できることを知らない
  • メールを打つのに時間がかかる
  • 自己判断で処理できない

このように、知識や経験がないことで仕事が遅くなります。

メールを打つのに時間がかかってしまう方は、「メールの返信が来ない」メールのやりとりに必要なテクニックと伝わる書き方。を参考にしてみてください。

人に頼むことができない

4つ目は、人に頼むことができないからです。

何でも自分でやろうとせず、誰かに協力してもらえば仕事は回ります。

しかし人に頼ることができない、または頼ることが下手な人は、仕事の負担が大きくなってしまいます。

頼むことができないのは、次の理由が考えられます。

仕事を頼めない理由

  • 責任感、使命感が強い
  • 人間関係が悪い
  • 人手が不足している
  • 教育、指導が苦手

つまり「頼みたい気持ちはあるけどできない」と「頼めるような環境じゃない」が大きな原因です。

職場環境に恵まれていない

5つ目は、職場環境に恵まれていないためです。

前述で触れたように、人手不足など職場に問題があるとキャパを超えてしまう恐れがあります。

実際に2022年4月時点における従業員の過不足状況は、正社員が足りないと答えた企業は45.9%、前年同月から 8.7 ポイントも上昇しています。

また人手不足の他には、部署が孤立していたり、社内で業務の多い部署だったりと、要因はいくつも考えられます。

業務過多を改善するには、

  • 業務を分散する
  • 業務自体を見直して減らす
  • アウトソーシングする

など、職場環境を変えるしか方法はありません。

詳しくは、人手不足で起こる甚大な問題点。しわ寄せを100%回避する方法で解説しています。

無駄な仕事が多い

6つ目は、無駄な仕事が多いことです。

仕事をしている時に、「これ無駄だな。」と疑問に思うことはないでしょうか?

  • 何を生み出しているのか不明
  • 暗黙のルールでこれまでしてきた
  • 時間を浪費する非効率な作業

こんな無駄と考えられる仕事が多ければ、誰だって簡単にキャパオーバーになってしまいます。

私も「これは紙じゃないと管理できない」と言われ続け、分厚いファイルに大量の書類を挟んでいたことがあります。

重いし見づらいし管理が大変で、「なんて無駄なんだろう」とモヤモヤしていたものです。

キャパオーバーのデメリット

キャパオーバーになってしまうのは、大きく分けて次の2つで、どちらも人間関係が大きく関わっています。

  1. 個人的な理由
  2. 対外的な理由

実際にキャパオーバーになってしまった人は、どのような影響を受けてしまうのか?ここでお伝えします。

キャパオーバーのデメリット

  1. 定時に仕事を終えられない
  2. 休日まで仕事に追われる
  3. 周囲から冷ややかな目で見られる
  4. 給与に反映されない
  5. 体調を崩してしまう
  6. 仕事にやりがいを感じられない

定時に仕事を終えられない

1つ目のデメリットは、定時に仕事を終えられないことです。

仕事量が多くなるとその分時間を取られます。そのため残業は付き物です。

例えば9時〜18時までの勤務時間で、1個あたりのタスクが1時間かかる場合、できるタスクは8つです。

タスク8つ×所要時間1h=8h/day

単純計算ではこのようになりますが、時折休憩したり次第に疲れも出てきて作業効率が下がります。

そのため、定時に終わらず残業をせざるを得なくなります。

休日まで仕事に追われる

2つ目のデメリットは、休日まで仕事に追われることです。

常に翌週まで仕事を持ち越すような働き方をしていると、負担や不安を軽減させるために、休日まで仕事をしてしまいます。

しかし休みの日まで仕事のことばかり考えていては、気持ちに余裕が無くなってしまいます。

もしもクリエイティブな仕事をしているのなら、良いアイデアは生まれません。

体力勝負の仕事なら、身体への負担は大きくなります。

周囲から冷ややかな目で見られる

3つ目のデメリットは、周囲から冷ややかな目で見られることです。

本人は忙しくて、自分のこと以外考えられないかもしれません。

しかし周りはと言うと、「バタバタしてるな」「余裕がないな」と冷静に見ています。

その温度差に気付かずにいると、周りと距離が生まれ、独りよがりになってしまいます。

コミュニケーションをとる機会が減り人間関係がこじれたりするので、業務に支障をきたす恐れがあります。

給与に反映されない

4つ目のデメリットは、給与に反映されないことです。

仕事が忙しいことで、会社にどのぐらい利益を生んでいるのか考えたことはありますか?

忙しく頑張っている姿が評価されたとしても、結果が伴っていなければ給与が上がる見込みはありません。

もしも「こんなに働いているのに給与が安い」と感じるのなら、次のように今の仕事を見直さなせればいけません。

  • 労働時間を減らす
  • 無駄な業務を省く
  • 残業しない
  • 仕事を分散する

このようにまずはキャパオーバーにならないよう、自らの負担を減らすことを考えましょう。

体調を崩してしまう

5つ目のデメリットは、体調を崩してしまうことです。

自分のキャパを超える仕事をし続けると、体調不良で身体を壊す可能性があります。

どう考えても忙しいのに、「この程度なら何とかなる」と安易に考えていたら危険です。

実際に過労により亡くなった人はたくさんいます。

携帯を握りしめたまま亡くなったNHKの女性職員、クリスマスの日に自ら命を絶った電通の女性社員は、共に「過労」が原因です。

私も「自分は大丈夫」と思っていましたが、ある日突然身体が動かなくなって休んだことがあります。

だから無理は禁物です。誰かに相談し気持ちを楽にして、身体を休めることを優先しましょう。

仕事にやりがいを感じられない

6つ目のデメリットは、仕事にやりがいを感じられないことです。

これは私の経験上、大量に仕事をこなした結果感じた問題でもあります。

ある日突然仕事がつまらなく感じやる気を失い、「何のために働いているのだろう」と自問自答を繰り返していました。

体調を崩す機会が増え、休み明けの出社が億劫になり、モチベーションを維持するのがやっと。そんな時期がありました。

キャパオーバーが続くと仕事に対するやりがいを失い、働く意欲が無くなってしまいます。

キャパオーバーにならない為の対処法

キャパオーバーになってしまった時、精神的な負担が1番のネックです。

それさえ無ければ、多少のキャパオーバーは自分が成長するチャンスです。スキルが磨かれステップアップする可能性があります。

余計なことでキャパオーバーにならない為に、私が劇的に仕事量を減らした対処法をお伝えしていきます。

キャパオーバーにならない為の対処法

  1. 常に先手を打つ
  2. 嫌なことから進める
  3. 自分でやらず誰かに頼む
  4. 休む方法を考える
  5. 1人で考え込まない
  6. 医者に相談する
  7. 自分の時間を作る

常に先手を打つ

1つ目の対処法は、常に先手を打つことです。

キャパオーバーになるのは、仕事が詰まり渋滞してしまうところに原因があります。

そのため、起こりうる問題や業務の流れを読み、先手を打つことで仕事の負担が減ります

例えば商品を企画し商品化するまでの間には、次のようなステップがあります。

業務の一連の流れ

  • step.1

    商談

  • step.2

    企画書、資料作成

  • step.3

    サンプリング

  • step.3

    製品化、納品

この流れの中で、

  • 「サンプルはいつまでに欲しい?」
  • 「どのぐらいの品質レベルを求めている?」
  • 「予算は最大いくらまで?」
  • 「製品の納品日はいつ?」

を事前に確認すると、相手が求めていることに対し、先手を打って進められるようになります。

嫌なことから進める

2つ目の対処法は、嫌なことから進めることです。

朝出社してパソコンを開くと、トラブルのメールが何件も届いていました。

しかしその日は打ち合わせがあったり、他にも仕事がたくさんあります。

「とりあえずこれは明日にしよう」と、そのトラブルを翌日に持ち越すことにします。

するとどうでしょう?

昨日のトラブルは更に状況が悪化し、別のトラブルが発覚する。取り返しのつかないことをしてしまいました。

仕事は優先順位をつけて行わなければいけません。

  • 「めんどくさいから」
  • 「気分が乗らないから」

こうして後回しにすると、結果的に大変な目に遭ってしまいます。

自分でやらず誰かに頼む

3つ目の対処法は、全て自分でやらず誰かに頼むことです。

「この仕事は私がやることなのか…?」

「こんなこと何年も続けなきゃいけないの…?」

昔私が仕事に追われていた頃、誰もいないオフィスでこんなことを思いながら、じっとパソコンを見つめていました。

そして仕事が終わらない理由や、仕事が減らないという原因はどこにあるのかを全て書き出して、仕事を頼むようにしたのです。

苦手な仕事は誰かにお願いし、専門外の仕事は外部委託するなど、仕事の負担を軽減する方法はあります。

仕事を抱え込みキャパオーバーになった時は、「周りの力を借りる」ことです。

休む方法を考える

4つ目の対処法は、休む方法を考えることです。

一生懸命働くのと寝る間を惜しんで働くのは、全くもって別の話です。

  • 「ゆっくり寝る暇がない。」
  • 「毎日終電でしんどい。」
  • 「ずっと仕事に追われている。」

やらされてる感が強いとこのような気持ちになります。

仕事が忙しいかもしれませんが、スケジュールを見直して、有給を使って少しリフレッシュしましょう。

それでももし休めない程働かなければいけないのなら、いっそのこと辞めてしまうべき。

自分の人生を大事に、退職や転職を真剣に考えてみてください。

1人で考え込まない

5つ目の対処法は、1人で考え込まないことです。

仕事に対し不安や悩みをかかえた時、その悩みをすぐに解決するために、誰かに相談したりしていますか?

誰にも相談することなく、もしくは誰にも相談できなくて、どんどん追い詰められていないでしょうか?

モヤモヤしたまま悩みを解消せずにいると、仕事が手につきません。

誰かに話すことで、想像していなかった答えが見つかったり、「あれ?大した悩みじゃなかった」なんてことに気付くかもしれないのです。

仮に相談できるような友人・知人がいなければ、SNSを使って発信するなり、厚生労働省の相談所に話をしてみるといいでしょう。

悩みに埋もれ塞ぎ踏んでしまうと、全ての物事を悲観的に捉えてしまうので、まずは誰かに相談しストレス発散するよう心がけてください。

厚生労働省 総合労働相談コーナー(トラブル全般)
▶︎厚生労働省 労働条件相談ほっとライン(違法な時間外労働・過重労働)

医者に相談する

6つ目の対処法は、医者に相談することです。

仕事に対してストレスを感じているようなら、前述した通り誰かに相談するなり、病院へ行って医師にアドバイスを受けるべきです。

そうすることで、概ね解決できると思います。

実際に私はストレスで酷い頭痛に見舞われた事があります。

後に不眠症になってしまい、顔つきもおかしくなってしまったので、脳神経外科へ行くことにしました。

診察当日、相変わらずコンディションは悪く、待合室で名前を呼ばれるまでぐったりしていました。

その時診察してくれた女医は、いつから発症しているのか、また当時なにがあったのかなど、事細かく問診してきました。

問診を終え、最後に先生はこんなことを言ってきたのです。

「恐らく現代病です。税理士さんや社長さんなど、多くの人が仕事の影響で同じ症状にかかっています。薬を処方しても良いのですが、あまり考え込まずに、脳や体に血液を流すよう、軽めの運動をされるといいですよ。」

先生のこの言葉で一気に救われました。

診察料はそれなりに高かったけれど、安心を買ったと思えば安いものです。

自分の時間を作る

7つ目の対処法は、自分の時間を作ることです。

1人の時間や自由に使える時間は、ストレスを発散する場でもあり、頭の中を整理する良い機会でもあります。

例えば自分の時間を作ると、

  • 仕事を整理できて
  • スケジュール管理がしやすくなり
  • 臨機応変に対応できる

といったメリットがあります。

私はこうしてブログを書いたり、本を読むことが自分の時間となっていますが、一方ではストレス解消にもなっています。

なぜかと言うと、本から得た情報をブログにアウトプットすることで知識が得られ、自分の成長を感じられるからです。

仕事に活かされたり、コミュニケーションに反映されると「やっててよかった。」とより実感します。

余裕の無かった自分が変われたのも、自分の時間を作り有効活用できたからです。

結論。キャパオーバーは少しずつ改善すればいい!

前述した通り、キャパオーバーになってしまうのは、大きく分けて次の2つが原因です。

  1. 個人的な理由
  2. 対外的な理由

そのため仕事を抱え込まずに、できないことは他人に任せる、これが改善するために最も重要なポイントです。

周りの人の協力があってこそ解決できる問題なので、人間関係をうまく築きながら少しずつ改善していきましょう。

 

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