この記事のお悩み
- 立場上やることが多い…
- みんなのように残業せずに帰りたい…
- もっと結果を出せるようにしたい!
と頭を抱えている方のお悩みをここで解決します。
ここでお伝えする「やるべき仕事を選び生産性を上げる方法」を理解すれば、誰でももっと結果を出せる人間になることができます。
なぜなら私は、ここで述べる「やるべき仕事」と「やらない仕事」を仕分けしたことで、残業や休日出勤を無くし、パフォーマンスを上げることに成功しているからです。
ではやるべき仕事を選び、今よりグンと生産性を上げる方法について解説していきますね。
目次
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生産性を上げる"やるべき仕事"ができない理由
でははじめに、「本当はやるべき仕事があるのにできない…」理由について解説していきます。
その理由は主に『わかっているけどできない』と決めつけている自分がいるからです。
ここで述べる「生産性を上げるやるべき仕事ができない理由」を理解すると、生産性を上げるヒントが得られますよ!
生産性を上げるやるべき仕事ができない理由
- なんとなく1日を過ごしている
- 仕事をコントロールできていない
- つい先延ばしにしてしまう
- 自分の力を活かせていない
- 能動的ではなく受動的
- 毎日後悔している
なんとなく1日を過ごしている
毎日なんとなく過ごしていると、1日が長く感じます。
なぜなら時間の経過には働き方の速度や、仕事の重みが関係しているからです。
反対にプランや目標を持って行動している人は、1日が凝縮され、体感的に時間の経過が早くなります。
大まかに「やる事がない」と言わず、小さな「やるべき事」を量産しましょう。
仕事をコントロールできていない
自分の仕事をコントロールできないとうまく仕事を進められません。
これを改善するには、言われた事をやるのではなく、自律性を持って仕事をすること。
例えば、
- 締切を見据えた自己管理
- 売上目標に向けた行動、マーケティング
- 最悪の事態に対する事前準備
など、未来への道筋を細分化すると管理しやすくなります。
つい先延ばしにしてしまう
仕事を先延ばしにする癖は、「適当」「めんどくさがり」「完璧主義」な性格が原因。もっと言うと『雑』か『繊細』の2つに分かれます。
いずれにせよ、なかなか作業が進まず仕事が渋滞してしまいます。
これを改善するには、対極する人物と接すること。
例えば私は割と「適当」な性格なので、「完璧主義」な妻とよくあいみつをとっています。
そのお陰で互いに「妥協」を知ることができました。
自分の力を活かせていない
仕事で自分の力を活かせないのは勿体ありません。
「自分には何もない…」なんて思わずに、自分の力を分析してみましょう!
例えば、
- 洞察力は営業向きです。
- 忍耐力は競争に強いです。
- 判断力は結果を出します。
- 思考力は戦略が立てられます。
この他にも特化した力はあります。それを活かせば仕事で大活躍できます。
力を温存するのは寝る時だけで十分です!
能動的ではなく受動的
他人の動作に影響されやすいと、受動的な働き方になります。
しかしこれでは都合のいいように使われ、あなたの持ち味が潰されてしまうかもしれません。
もしも「そんなことはないんだけど…」「本当はこうしたい…」という気持ちがあるなら、自分に素直になって行動してみましょう。
その1歩は重いかもしれません。しかし踏み出せばきっと180度変わります。
そして本当の自分は積極的なんだと知ることができますよ。
毎日後悔している
何かと「〜すれば良かった」と後悔するのはやめるべきです。
なぜならベストを選択した自分を否定することになるからです。
後悔は「失敗」「損失」といったネガティブな心理です。だから後悔は未来がありません。
『次がある』『これで良かった』と選択した事を認め終わらせましょう!
生産性を上げるやるべき仕事ができない理由
- なんとなく1日を過ごしている
- 仕事をコントロールできていない
- つい先延ばしにしてしまう
- 自分の力を活かせていない
- 能動的ではなく受動的
- 毎日後悔している
生産性を上げるやるべき仕事を選ぶコツ
生産性を上げるにはやらない仕事を見分けて、やるべき仕事を増やすことです。
やらない仕事とは、
- 無駄に時間を使う
- 他の仕事の足を引っ張る
- 非効率、単純作業
などが挙げられます。
つまり、やらない仕事は生産性を下げる「要らない仕事」なのです。
ではどのような方法でやるべき仕事を選んでいくのか、ここでお伝えしていきます。
生産性を上げるやるべき仕事を選ぶコツ
- 何でも引き受けない
- 仕事を把握し管理する
- 優柔不断をやめて決断する
- タイムリーな仕事をしない
- 人に時間を奪われない
- 余計な仕事道具を持たない
- デスク周りを軽くする
- スマホ、ネットに依存しない
何でも引き受けない
どんな仕事でも引き受けてしまう人は、仕事のスピードが下がります。
なぜなら自分の仕事を後回しにし、雑用や単純作業など低レベルの業務が増えてしまうからです。
これを解決するには、立場の都合も踏まえた上で、時と場合に応じて適度に断るようにしましょう。
無駄を無くせば確実に仕事のスピードが上がります。
仕事を把握し管理する
仕事を管理できない人は生産性が低くなります。
例えば出社してから何をするか考えたり、抱えている仕事が把握できていないと、見落としや問題も起こりやすくなります。
管理方法は至って簡単です。
- 忘れてはいけない事はリマインドする。
- 細かい事はタスクでメモる。
- 大事な事はスケジュールで管理する。
このようにすれば、緊急度と重要度が仕分けされ、優先順位をつけて管理できます。
仕事の管理が苦手な方は、仕事のスケジュール管理が苦手!時間を管理できない人でも上手くなれるコツとは?で詳しく解説していますよ。
優柔不断をやめて決断する
スピードが求められる仕事ほど優柔不断は大敵。
それは自分だけではなく関わっている人達にも影響します。
過去に私は、何度催促しても「もう少し待って」と言われ続け、おかげで締切に間に合わず、関連会社を巻き込む大問題になったことがあります。
決められないのなら誰かに相談する。そして悩みを1人で解決しようとしない。さもないと問題は膨れ上がるだけです。
タイムリーな仕事をしない
次のような、その都度起きた事を処理すると仕事の効率が悪くなります。
- メールの返信
- 電話の着信は全て出る
- 言われた事に即対応
これらは全て非効率で、本来やるべき事まで後回しにしてしまいます。
だからタイムリーな対応をやめて、とりあえずメモをとり、相手に時間をもらい、なるべく自己都合にする。
すると思い通りに仕事ができますよ。
メモを取るのが苦手な方は、『メモを取らない人』『取るのが苦手な人』必見。"メモを取らずに済むコツ"と"楽する方法"を参考にしてみてくださいね。
人に時間を奪われない
人に時間を取られると理想の働き方から遠のきます。
例えば毎日会議でスケジュールが埋まっている人。
その会議は「参加する必要があるのか?」と疑問に思うべきです。
会議の内容を参加者から聞けば、1時間の会議が5分で済みます。「手伝って欲しい」と言われたらやればいいだけです。
人にたくさん時間を奪われる人ほど、やる事がいっぱいで見ているだけで辛くなります。
余計な仕事道具を持たない
仕事で使う物が多いと、仕事全般の生産性が低くなります。
会議や打ち合わせに遅れてしまったり、忘れ物をしたりと逆効果です。
これを改善するには、単純に断捨離し整理すること。
たとえ「捨てなきゃよかった。」と思っても、必要な時に手に入れれば良いのです。たくさん断捨離してこそ、本当に必要なものが見えてきます。
何よりものを減らすと頭の整理にもなります。
デスク周りを軽くする
デスクがファイルなど物で溢れていると生産性が落ちます。
「あれどこだっけ?」と探す。
→どかしたファイルを山積みにする。
→「あれどこだっけ?」とまた探す。
この繰り返し。
「いつか使うかも」「念のため」と取っておいても、ゴミのような扱いではあることすら忘れます。
大事にされない、居場所のない物は、捨てるか段ボールにでも詰め込むべきです。
スマホ、ネットに依存しない
スマホやネットは生産性を下げる原因のひとつ。
通知に反応して開いたつもりが、気付けばスマホに没頭しています。
これを避けるには、
- 通知をオフにし、
- 使用時間制限をかけ、
- スクリーンタイムで管理する。
すると目の前のことに集中できます。
あとは「我慢」が「慣れ」に変わるのを待つのみです。
やるべき仕事を選ぶコツ
- 何でも引き受けない
- 仕事を把握し管理する
- 優柔不断をやめて決断する
- タイムリーな仕事をしない
- 人に時間を奪われない
- 余計な仕事道具を持たない
- デスク周りを軽くする
- スマホ、ネットに依存しない
生産性を上げるには自分が変わること、これだけです!
繰り返しになりますが、生産性を上げるにはやらない仕事を見分けて、やるべき仕事を増やすことです。
やらない仕事には次のような要素があります。そのため、できるだけ回避すべきです。
- 無駄に時間を使う
- 他の仕事の足を引っ張る
- 非効率、単純作業
ここで述べたやるべき仕事を選ぶコツを活かして、やらない仕事をどんどん増やしましょう!