この記事で解決できるお悩み
- お前はコミュニケーション能力が無いと言われた。
- コミュ力が低くて仕事がうまくいっていない。
- 仕事上で必要なコミュニケーションとは？
あなたはこのような悩みを抱えていませんか？
本記事では、コミュニケーションに悩む社会人の方へ、
この2つをお伝えします。
これにより、「仕事が円滑になる」「働きやすくなる」「楽しくなる」といったメリットが得られます。
※補足
私は精神科の先生でも、心理学の専門家でもありません。しかし対人スキルには自信があり、営業職に就いて3年で1億の売上を作りました。この経験により、仕事で必要なコミュニケーションとは何かをより深く理解できました。
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私の「コミュニケーション能力」には問題があります。
いきなりですが、私のコミュニケーション能力には問題があります。
問題その1：誰とでも話せる訳ではありません。
問題その2：言いたいことは我慢せずに言ってしまいます。
問題その3：コミュニケーションは必要最低限です。
ご覧の通り、私はコミュ力が特別優れている訳ではなく、むしろ偏っています。
その為、友達も仕事のパートナーも限られています。
なので私は、この先もずっとコミュ力を磨き続けるつもりです。
「なんだ、その程度か」という方は、この先は読まなくて全然良いです。
問題その1：誰とでも話せる訳ではありません
多少コミュ力はありますが、「誰とでも話せるか？」といったら答えはNoです。
ある程度の年齢差と関係の深さが無ければ、気軽に話すことは無理です。
この時点で大したことは無いと分かります。
好きな芸人さんの一人、千原ジュニアさん。
このような「おもしろく話す」コミュニケーション能力は私にはありません。
基本的に「話を組み立てる」「落とす」ことが苦手なので、話はできても、惹きつけるようなトークは不得意です。
こちらはビジネスマン向けのYouTubeチャンネル「ハック大学」です。
このような話し方は私のようなボキャブラリーの無い人に向いてます。基本的には型にはめるだけなので。
とにかくコンパクトに、淡々と、相手に伝わるテクニックです。
問題その2：言いたいことは我慢せずに言ってしまいます
元々私は引っ込み思案で、人前で話せるようなタイプではありませんでした。
しかし社会に揉まれ、様々な経験を積んだことにより、コミュ力が高まり、自分が出せるようになりました。
私の場合、言いたいことを言った方がうまくいきます（勿論、場所などわきまえます。）
割とハッキリ言ってしまうので、私のことを好きな人、嫌いな人が綺麗に分かれます。
でも、好きといってくれる人との関係性はめちゃくちゃ深いです。
その人たちがいるからこそ、このスタンスは崩さず活かし続けています。
問題その3：コミュニケーションは必要最低限で済ませます。
私は仕事において、コミュニケーションを必要最低限で済ませています。
こう言ってしまうと語弊が生まれるかもしれません。正確には次のようになります。
コミュニケーション自体に抵抗はない。自ら話しかけたり会ったりできる。仕事は会話よりメールやチャットのやり取りが多い。電話はあまりしない。レスは早いと思う。
これが私の、仕事におけるコミュニケーションです。
私のコミュ力では「すべらない話」はできません。ボキャブラリーが無いので、100%すべります。
しかしこんな私でも顧客がいます。話がおもしろくなくても、仕事のやり取りはスムーズです。トラブルが起きた時こそ、短時間で解決することができます。必要最低限のコミュニケーションは冷たく感じるかもしれません。しかし基本的にこのスタンスは、全てが早く処理できます。
以上が私のコミュニケーションの問題点です。
理解していただいた上で、よかったら続きを読んでください。
仕事で必要なコミュニケーション能力とは？
では本題に入ります。
これから伝えることは、仕事で必要なコミュニケーション能力です。
仕事で必要なコミュニケーション能力
- 伝える力
- 話を聞く力
- 説得する力
- 交渉する力
- 人を惹きつける力
これらの能力を磨くと、仕事に変化が現れたり良い結果に繋がります。
伝える力
仕事において伝える力は必要です。
適切な情報を伝えられると、仕事がうまく運び、成果に繋がります。
伝える力で大事なのは、「要点」と「分かりやすさ」です。
「私は〇〇したい」「あなたに〇〇して欲しい」
イメージ的には、3歳児に話すレベルがちょうどいいです。これに「熱意」を加えると人が動きます。
試しにABテストを行うと良いです。熱意を込めた場合と、込めない場合で。声のボリュームにも、その差が明確に現れます。
話を聞く力
コミュニケーションには、話すだけではなく聞く力も含まれています。
情報収集やニーズを理解すると、業務が円滑に進みます。
例えば、会議の中での発言を聞くことで、プロジェクトの進行状況や課題点を共有することができます。
また、クライアントの要望を聞き出すことで、そのニーズに合わせた提案を行うことができます。
反対に、話を聞かずに自分の意見を押しつけたり、余計な提案をしてしまうと、「この人なんなの？」と不信感を与え、誤解を招いてしまいます。
「話が噛み合わない」「同じことを繰り返す」
このようなタイプは、人の話を聞かない人です。
説得する力
「説得力」は仕事で不可欠な能力です。
この力があると人が動き、仕事が捗ります。
説得力のある人には、主観ではなく論理的に話すことができる人が多いです。
また、自信に満ちた話し方をしていて、責任感があり、実績や経験が豊富で、周囲からの信頼を得ています。
この他、以下のような特徴を持っています。
- 身だしなみに気を遣っている
- ポジティブである
- 誠実である
- 譲歩ができる
- 沈黙を保てる
この中で重要なポイントは、「譲歩ができる」「沈黙を保てる」です。
説得する時、自分の意見を押しつけると100%失敗します。
交渉する力
説得力と同じく、交渉力のある人は論理的思考のできる人です。
相手の立場、目的を捉え、その人の状況に合わせて話をします。以下の各項目を掛け算するイメージです。
立場
- 商品開発をする人
- 商品を管理する人（予算や予測）
- 商品を売る人
目的
- 新規事業のため
- コストを抑えるため
- 無駄を減らすため（効率化）
状況
- 現場判断ができない
- ゆっくり話す時間がない
- 関わる会社が多い
例えば、「商品開発をする人」が「新規事業」を目的としていたら、その事業に見合った商品をお勧めします。
「商品を売る人」が「コストを抑える」ことが目的な場合、コストベースで話を進めます。
これらに加え、この仕事は急ぎなのか？この人に決定権はあるのか？などを判断します。
交渉力とは、相手のニーズや要望を理解し、お互いの利益を最大化すること。
「立場」「目的」「状況」の3つと、「その人自身」をよく理解すると、交渉はうまくいきます。
惹きつける力
人を惹きつける力は、相手に興味や関心を持ってもらう必要があります。
そのためには、
- 商品やサービスを熟知している
- 情報を集め市場を掴んでいる
- 独自のスタイルや表現力がある
といった知識や努力が必要です。
惹きつける力が備わると、協力を得られたり、仕事が舞い込んできたり、人が寄ってきます。
ぶっちゃけトーク力よりも人間性が重要なので、「がむしゃら」とか「一生懸命」な人に、惹きつける力は降りてきます。
仕事で求められるコミュニケーションの場面
当たり前ですが、仕事は1人ではできません。
「商談」「会議」「報連相」「クレーム対応」「プレゼン」と、多くの人とのコミュニケーションで成り立ちます。
仕事で必要なコミュニケーションは、ざっくり分けて次の2つです。
- クライアントとのコミュニケーション
- 社内の人間とのコミュニケーション
それぞれ解説していきます。
クライアントとのコミュニケーション
クライアントとのコミュニケーションで必要なのは、以下の3つです。
- ニーズや要望の理解
- 簡潔で適切な情報提供
- 迅速且つ柔軟な対応
この3つを押さえると仕事が成り立ちます。
反対にどれか欠けると、仕事の機会を失い成果も得られません。
この他、仕事以外の話をすることも大切です。
良い関係性を築き、人間性が買われると、仕事は数珠繋ぎで広がっていきます。
社内の人間とのコミュニケーション
上司、部下、同僚と、社内におけるコミュニケーションも重要です。
報連相を始め、社内の人間と交流を深めると、次のようなメリットを得られます。
- 困った時に頼りになる
- チームワークが向上する
- 業務のやり取りが円滑になる
- 気軽に休める（有給が取れる）
- 社内の雰囲気が良くなる
これらにより、顧客満足度の向上や、商品・サービスの改善など、「間接的に良い影響を与える」ことも考えられます。
社内においても、コミュ力は重要です。あって損することは皆無です。
※本気で悩んでいる方へ。
コミュニケーション専用のオンラインスクールがあります。ここには同じ悩みを抱えている人たちのコミュニティもあり、とりあえずタダで相談できます。
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本で学ぶなら「人は話し方が9割」が有名で、これを読んで仕事に活かしている人も多いです。中田敦彦さんのYouTubeでも紹介された割とメジャーな書籍です。
仕事が円滑になるコミュニケーション方法
仕事を円滑に進めるためには、適切なコミュニケーション方法が必要不可欠になります。
仕事の成果に直結するだけでなく、人間関係や職場環境の向上にも繋がります。
このことから、多くの企業や組織において、コミュニケーション力の向上が求められています。
これからお話するのは、コミュニケーション力を高める方法です。以下の項目に分けて方法をお伝えします。
仕事が円滑になるコミュニケーション方法
- コミュ力の高い人を真似る
- コミュニケーション手段を分ける
- 笑顔で話す
- 言葉遣いに気をつける
- メッセージの伝え方を工夫する
- 相手の気持ちに寄り添う
- 情報共有を行う
- フィードバックを積極的に行う
- タイムリーな対応を心掛ける
- 積極的に行動する
- 誠実さを示す
コミュ力の高い人を真似る
コミュニケーション能力は、個人の人格や育った環境によって様々です。
なので自分の力でやろうとせず、まずはコミュ力の高い人を見習いましょう。
恐らく、あなたの身近にいるコミュ力の高い人は、以下のようなスキルを持っているはず。
- 相手の話をよく聞く
- 話すタイミングを見計らう
- 適切な言葉を選ぶ
- 肯定的な態度を保つ
この言動や仕草をよく観察します。そして真似してイメトレやロールプレイをします。
もしもあなたが地方出身で方言があるなら、包み隠さず使いましょう。方言はその人らしさを表す、個人を活かす最強のツールです。
コミュニケーション手段を分ける
コミュニケーションの手段を適切に選ぶことで、情報交換が円滑になり、効率的なやり取りができます。
例えば、メールやチャットは書面のやりとりができるため、情報の共有や確認に適しています。
一方、対面による会話やビデオ会議は、意思の疎通、問題解決などニュアンスを伴う判断に最適です。
シーンによってどの方法が適しているかは以下の通りです。
参考
・クライアントとの商談
→直接会う、ビデオ会議、電話
・チーム内の進捗報告
→定例会議、メール、チャットツール
・上司とのやり取り
→直接会う、メール、チャットツール、書面
・社外の人とのコミュニケーション
→SNS、ブログ、電話、メール
社内のコミュニケーションにおいては、業務内容や目的に合わせて適切な手段を選ぶと、チームワークの向上や業務効率化に繋がります。
さらに、セキュリティやリスクマネジメントの観点からも、情報の漏洩や誤解を防ぐことができるので、コミュニケーション手段を分けるのは重要です。
笑顔で話す
笑顔が人に与える効果は絶大です。
- 相手に好印象を与える
- 信頼感を生み出す
- 円滑なコミュニケーションを促す
- ポジティブな気持ちになる
このように良いことばかりです。
なので、会話は笑顔を交えた方がメリットがあります。
「笑顔が苦手…」な人は、自然と笑顔になれるシーンを想像しましょう。
子どもと接している時？美味しいご飯を食べている時？お笑いを見ている時？
何にせよ、きっと楽しくて、幸せを感じていて、ポジティブな気持ちになっている時です。
その笑顔を意識して会話の中に組み込む。あとは数やるのみです。
「意図的に顔の表情を作りたい」場合、笑顔の作り方についてまとめた以下の記事をどうぞ。
言葉遣いに気をつける
社会人として、言葉遣いに気をつけるのは当たり前のこと。
なぜなら、相手に不快感を与えたり、誤解を招くのを避けるため。
仕事上のトラブルは、当人だけではなく会社にも影響を与えます。会社の印象が悪くなれば、とんでもない損害です。
特にかっこいい人や美人な人は注意した方がいいです。
外見が良いのに内面が悪いと、より一層嫌なイメージがつきます。
また、取引先に対し、相手が年下だからタメ口を使うとか、自分が客だから偉そうにするのもタブーです。
「親しき仲にも礼儀あり」の通り、言葉遣いや作法には十分気をつけましょう。
メッセージの伝え方を工夫する
仕事が円滑に回らないのは、あなたの伝え方に問題があるのかもしれません。
メッセージの伝え方を工夫すると、より深い理解と調和が生まれます。
相手の気持ちを理解し共感する。
例えば、顧客から苦情のメールが届いた場合、ただ謝罪するだけでは不十分です。
「確かに、仰る通りだと思います」と共感したり、「詳しくお聞かせいただきありがとうございます」と感謝の気持ちを伝える。
こういった一言がお互いの距離を縮め、信頼関係を築きます。
例え話や図を使った説明など、相手に伝わりやすい方法を工夫する。
報告書を提出する際には、身近なものを例にしたり具体的な数字を示すと、相手に理解してもらいやすくなります。
また、見栄えや文章構成にも注意を払うことで、視覚的に伝わりやすくもなります。
面倒かもしれませんが、こういったちょっとした工夫や配慮があるだけで、あなたに対する印象や評価が変わります。
情報共有を行う
プロジェクトやタスクの進捗状況を適切に共有することで、チーム全体でのコミュニケーションを円滑に行うことができます。
例えば、プロジェクトの進行状況やタスクの割り当てなどの情報は、プロジェクト全体の成果に大きく関わってきますよね。
そんな重要な情報の共有が不十分だと、担当者がタスクの重複や漏れを起こします。そして、スケジュールの遅れや品質の低下を起こす可能性が高くなります。
一方で、タスクやプロジェクトの進行状況をしっかりと共有することで、チーム全員が現在の状況を把握し、各自の役割やスケジュールを調整することができます。
また、課題や問題が発生した場合、情報共有がスムーズに行われていれば、より迅速に、確実に対応できます。
つまり、情報を共有することは、チーム全員がより効率的かつ正確に仕事を進められ、問題解決やイノベーションの促進に繋がるのです。
フィードバックを積極的に行う
仕事を円滑にするためには、フィードバックは欠かせません。
相手に対して率直な意見を伝えることで、問題解決や改善点の発見につながります。
また、フィードバックを受け取る側も成長の機会として捉え、前向きに受け入れることが大切です。
フィードバックで考えられる効果は次の通り。
- 目標の達成
- 人の育成
- モチベーションアップ
- パフォーマンスの向上
フィードバックを受けると、自分自身の仕事を客観的に把握することができます。
これにより、やるべきこと、期間、課題などが明確になり、計画的に取り組むことができます。
フィードバックによる改善を繰り返すことで、当人の成長にも繋がり、仕事にやりがいを感じたり、やる気も出ます。
結果として仕事の質は上がり、循環もよくなるのです。
※ただし、フィードバックは建設的なものにすること。否定したり感情的に物事を進めると、人間関係がこじれるといった損失が生まれます。
タイムリーな対応を心掛ける
「忙しい人ほど返信が早い」とよく耳にしますが、これは間違いありません。迅速かつ適切に対応すると、仕事が早く進むだけでなく、大きな信頼を得られます。
タイムリーな対応が重要な理由としては、顧客満足度の向上が挙げられます。顧客は、自分の要望や問題に対して早急に対応してくれる人、または企業を好みます。
あなたがよく買い物をする、お気に入りのお店を思い浮かべてみてください。
そこを選ぶ理由は商品の品揃えが良いからでしょうか？それとも値段が安いから？家の近くにあるから？
きっと、いつも気さくに声をかけてくれる、良くしてくれる店員さんがいるからではないでしょうか？
そのようなお店には人が集まります。活気に溢れ、お金が回り、お店の評価も上がります。
身近に良いお店があれば、客としてではなく、そこで働く人の目線で見てみてください。
積極的に行動する
率先して仕事をやる。
自らコミュニケーションを取りに行く。
このように積極的に行動することは、仕事の効率化に繋がります。
状況によって異なりますが、一般的には行動力があると、
- チャンスが広がる
- 新しいことにチャレンジできる
- 業務の簡素化・効率化が図れる
といったことに繋がります。
これにより自ら課題を見つけたり、新しいアイデアを出したりと、挑戦する姿勢が身につき、自信もつきます。
積極的に行動することは、ビジネス上での業務効率化やチームワークの向上だけに留まりません。自己成長やキャリアアップにも繋がる、重要な要素です。
誠実さを示す
コミュニケーションにおいては、誠実さは非常に重要です。
相手に対して信頼感を与え、信頼関係を築けるほかに、相手との共感や理解を深めることに繋がります。
それに誠実さは、アサーティブコミュニケーションの基本でもあります。
アサーティブコミュニケーションとは？
- 誠実である
- 素直である
- 相手を敬う気持ちがある
- 対等に意見を交換する
ビジネス上のコミュニケーションには、誠実さは不可欠です。「若いから邪険に扱う」「社長だからおべっかを使う」これらは間違っています。
誠実さを示すことで、コミュニケーションの質が高まり、円滑な人間関係を築けます。
さいごに
この記事は従来より長くなってしまいました。最後まで読んでいただきありがとうございます。
きっとあなたは、本気でコミュニケーション力を改善したい人です。
仕事におけるコミュニケーション力は絶対不可欠です。良い成績を収めるのも、周りから評価を得られるのも、コミュニケーション力があってこそ成り立ちます。
しかし、コミュニケーション力を改善するのはそう簡単ではありません。その過程で焦り、悔しさ、惨め、諦めといった苦悩にぶつかります。私もたくさんの苦しみと闘いました。
しかし諦めずに、挑戦と修正を繰り返していけば、以下の明確な変化が訪れます。
- 仕事の中身が濃くなる。
- 無駄な動きや誤った判断をしなくなる。
- 自分からアクションしなくても相手からコンタクトが来る。
つまり重要な仕事が増えたり、効率を求めたり、仕事のスピードが上がります。そして頼られることも増え、責任も重くなっていきます。
コミュニケーション力は磨き続けるべきです。仕事やプライベート、あらゆる場面で役立つ能力です。それに、生涯にわたって磨き続けられる能力でもあります。
今この記事を読んでいるあなたも、ぜひ磨いてください。まずは「話し方」からでも、「雑談の仕方」でもいいと思います。本気でやりたいなら、オンラインスクールに相談してみてもいいと思います。やるかやらないかは別として、まずは今の自分から一歩踏み出すことが大事です。きっと何かが変わるはず。
＼人間心理と教育工学に基づく／
人と接するスキルが身につく
