人間関係

仕事におけるコミュニケーションの必要性。コミュニケーションが苦手な人でも仕事が円滑になる方法。

この記事で解決できるお悩み

  • お前はコミュニケーション能力が無いと言われた。
  • コミュ力が低くて仕事がうまくいっていない。
  • 仕事上で必要なコミュニケーションとは?

あなたはこのような悩みを抱えていませんか?

本記事では、コミュニケーションに悩む社会人の方へ、

この2つをお伝えします。

これにより、「仕事が円滑になる」「働きやすくなる」「楽しくなる」といったメリットが得られます。

※補足
私は精神科の先生でも、心理学の専門家でもありません。しかし対人スキルには自信があり、営業職に就いて3年で1億の売上を作りました。この経験により、仕事で必要なコミュニケーションとは何かをより深く理解できました。

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私の「コミュニケーション能力」には問題があります。

いきなりですが、私のコミュニケーション能力には問題があります。

問題その1:誰とでも話せる訳ではありません。

問題その2:言いたいことは我慢せずに言ってしまいます。

問題その3:コミュニケーションは必要最低限です。

ご覧の通り、私はコミュ力が特別優れている訳ではなく、むしろ偏っています。

その為、友達も仕事のパートナーも限られています。

なので私は、この先もずっとコミュ力を磨き続けるつもりです。

「なんだ、その程度か」という方は、この先は読まなくて全然良いです。

問題その1:誰とでも話せる訳ではありません

多少コミュ力はありますが、「誰とでも話せるか?」といったら答えはNoです。

ある程度の年齢差と関係の深さが無ければ、気軽に話すことは無理です。

この時点で大したことは無いと分かります。

好きな芸人さんの一人、千原ジュニアさん。

このような「おもしろく話す」コミュニケーション能力は私にはありません。

基本的に「話を組み立てる」「落とす」ことが苦手なので、話はできても、惹きつけるようなトークは不得意です。

 

こちらはビジネスマン向けのYouTubeチャンネル「ハック大学」です。

このような話し方は私のようなボキャブラリーの無い人に向いてます。基本的には型にはめるだけなので。

とにかくコンパクトに、淡々と、相手に伝わるテクニックです。

問題その2:言いたいことは我慢せずに言ってしまいます

元々私は引っ込み思案で、人前で話せるようなタイプではありませんでした。

しかし社会に揉まれ、様々な経験を積んだことにより、コミュ力が高まり、自分が出せるようになりました。

私の場合、言いたいことを言った方がうまくいきます(勿論、場所などわきまえます。)

割とハッキリ言ってしまうので、私のことを好きな人、嫌いな人が綺麗に分かれます。

でも、好きといってくれる人との関係性はめちゃくちゃ深いです。

その人たちがいるからこそ、このスタンスは崩さず活かし続けています。

問題その3:コミュニケーションは必要最低限で済ませます。

私は仕事において、コミュニケーションを必要最低限で済ませています。

こう言ってしまうと語弊が生まれるかもしれません。正確には次のようになります。

コミュニケーション自体に抵抗はない。自ら話しかけたり会ったりできる。仕事は会話よりメールやチャットのやり取りが多い。電話はあまりしない。レスは早いと思う。

これが私の、仕事におけるコミュニケーションです。

私のコミュ力では「すべらない話」はできません。ボキャブラリーが無いので、100%すべります。

しかしこんな私でも顧客がいます。話がおもしろくなくても、仕事のやり取りはスムーズです。トラブルが起きた時こそ、短時間で解決することができます。必要最低限のコミュニケーションは冷たく感じるかもしれません。しかし基本的にこのスタンスは、全てが早く処理できます。

以上が私のコミュニケーションの問題点です。

理解していただいた上で、よかったら続きを読んでください。

仕事で必要なコミュニケーション能力とは?

では本題に入ります。

これから伝えることは、仕事で必要なコミュニケーション能力です。

仕事で必要なコミュニケーション能力

  1. 伝える力
  2. 話を聞く力
  3. 説得する力
  4. 交渉する力
  5. 人を惹きつける力

これらの能力を磨くと、仕事に変化が現れたり良い結果に繋がります。

伝える力

仕事において伝える力は必要です。

適切な情報を伝えられると、仕事がうまく運び、成果に繋がります。

伝える力で大事なのは、「要点」と「分かりやすさ」です。

「私は〇〇したい」「あなたに〇〇して欲しい」

イメージ的には、3歳児に話すレベルがちょうどいいです。これに「熱意」を加えると人が動きます。

試しにABテストを行うと良いです。熱意を込めた場合と、込めない場合で。声のボリュームにも、その差が明確に現れます。

話を聞く力

コミュニケーションには、話すだけではなく聞く力も含まれています。

情報収集やニーズを理解すると、業務が円滑に進みます。

例えば、会議の中での発言を聞くことで、プロジェクトの進行状況や課題点を共有することができます。

また、クライアントの要望を聞き出すことで、そのニーズに合わせた提案を行うことができます。

反対に、話を聞かずに自分の意見を押しつけたり、余計な提案をしてしまうと、「この人なんなの?」と不信感を与え、誤解を招いてしまいます。

「話が噛み合わない」「同じことを繰り返す」

このようなタイプは、人の話を聞かない人です。

説得する力

「説得力」は仕事で不可欠な能力です。

この力があると人が動き、仕事が捗ります。

説得力のある人には、​​主観ではなく論理的に話すことができる人が多いです。

また、​​自信に満ちた話し方をしていて、責任感があり、​​実績や経験が豊富で、周囲からの信頼を得ています。

この他、以下のような特徴を持っています。

  • 身だしなみに気を遣っている
  • ポジティブである
  • 誠実である
  • 譲歩ができる
  • 沈黙を保てる

この中で重要なポイントは、「譲歩ができる」「沈黙を保てる」です。

説得する時、自分の意見を押しつけると100%失敗します。

交渉する力

説得力と同じく、交渉力のある人は論理的思考のできる人です。

相手の立場、目的を捉え、その人の状況に合わせて話をします。以下の各項目を掛け算するイメージです。

立場

  1. 商品開発をする人
  2. 商品を管理する人(予算や予測)
  3. 商品を売る人

目的

  1. 新規事業のため
  2. コストを抑えるため
  3. 無駄を減らすため(効率化)

状況

  1. 現場判断ができない
  2. ゆっくり話す時間がない
  3. 関わる会社が多い

例えば、「商品開発をする人」が「新規事業」を目的としていたら、その事業に見合った商品をお勧めします。

「商品を売る人」が「コストを抑える」ことが目的な場合、コストベースで話を進めます。

これらに加え、この仕事は急ぎなのか?この人に決定権はあるのか?などを判断します。

交渉力とは、相手のニーズや要望を理解し、お互いの利益を最大化すること。

「立場」「目的」「状況」の3つと、「その人自身」をよく理解すると、交渉はうまくいきます。

惹きつける力

人を惹きつける力は、相手に興味や関心を持ってもらう必要があります。

そのためには、

  • 商品やサービスを熟知している
  • 情報を集め市場を掴んでいる
  • 独自のスタイルや表現力がある

といった知識や努力が必要です。

惹きつける力が備わると、協力を得られたり、仕事が舞い込んできたり、人が寄ってきます。

ぶっちゃけトーク力よりも人間性が重要なので、「がむしゃら」とか「一生懸命」な人に、惹きつける力は降りてきます。

仕事で求められるコミュニケーションの場面

当たり前ですが、仕事は1人ではできません。

「商談」「会議」「​報連相」「​クレーム対応」「​プレゼン」と、多くの人とのコミュニケーションで成り立ちます。

仕事で必要なコミュニケーションは、ざっくり分けて次の2つです。

  1. クライアントとのコミュニケーション
  2. 社内の人間とのコミュニケーション

それぞれ解説していきます。

クライアントとのコミュニケーション

クライアントとのコミュニケーションで必要なのは、以下の3つです。

  1. ニーズや要望の理解
  2. 簡潔で適切な情報提供
  3. 迅速且つ柔軟な対応

この3つを押さえると仕事が成り立ちます。

反対にどれか欠けると、仕事の機会を失い成果も得られません。

この他、仕事以外の話をすることも大切です。

良い関係性を築き、人間性が買われると、仕事は数珠繋ぎで広がっていきます。

社内の人間とのコミュニケーション

上司、部下、同僚と、社内におけるコミュニケーションも重要です。

報連相を始め、社内の人間と交流を深めると、次のようなメリットを得られます。

  • 困った時に頼りになる
  • チームワークが向上する
  • 業務のやり取りが円滑になる
  • 気軽に休める(有給が取れる)
  • 社内の雰囲気が良くなる

これらにより、​​​​​​​​​​​​顧客満足度の向上や、商品・サービスの改善など、「間接的に良い影響を与える」ことも考えられます。

社内においても、コミュ力は重要です。あって損することは皆無です。

 

※本気で悩んでいる方へ。

コミュニケーション専用のオンラインスクールがあります。ここには同じ悩みを抱えている人たちのコミュニティもあり、とりあえずタダで相談できます。

▷90分の無料相談から始める「コミュトレ」

本で学ぶなら「人は話し方が9割」が有名で、これを読んで仕事に活かしている人も多いです。中田敦彦さんのYouTubeでも紹介された割とメジャーな書籍です。

 

仕事が円滑になるコミュニケーション方法

仕事を円滑に進めるためには、適切なコミュニケーション方法が必要不可欠になります。

仕事の成果に直結するだけでなく、人間関係や職場環境の向上にも繋がります。

このことから、多くの企業や組織において、コミュニケーション力の向上が求められています。

これからお話するのは、コミュニケーション力を高める方法です。以下の項目に分けて方法をお伝えします。

仕事が円滑になるコミュニケーション方法

  1. コミュ力の高い人を真似る
  2. コミュニケーション手段を分ける
  3. 笑顔で話す
  4. 言葉遣いに気をつける
  5. メッセージの伝え方を工夫する
  6. 相手の気持ちに寄り添う
  7. 情報共有を行う
  8. フィードバックを積極的に行う
  9. タイムリーな対応を心掛ける
  10. 積極的に行動する
  11. 誠実さを示す

コミュ力の高い人を真似る

コミュニケーション能力は、個人の人格や育った環境によって様々です。

なので自分の力でやろうとせず、まずはコミュ力の高い人を見習いましょう。

恐らく、あなたの身近にいるコミュ力の高い人は、以下のようなスキルを持っているはず。

  • 相手の話をよく聞く
  • 話すタイミングを見計らう
  • 適切な言葉を選ぶ
  • 肯定的な態度を保つ

この言動や仕草をよく観察します。そして真似してイメトレやロールプレイをします。

もしもあなたが地方出身で方言があるなら、包み隠さず使いましょう。方言はその人らしさを表す、個人を活かす最強のツールです。

 

コミュニケーション手段を分ける

コミュニケーションの手段を適切に選ぶことで、情報交換が円滑になり、効率的なやり取りができます。

例えば、メールやチャットは書面のやりとりができるため、​​​​​​​​​​​​​情報の共有や確認に適しています。

一方、​​​​​​​​​​​​​対面による会話やビデオ会議は、意思の疎通、問題解決などニュアンスを伴う判断に最適です。

シーンによってどの方法が適しているかは以下の通りです。

参考

・クライアントとの商談
→直接会う、ビデオ会議、電話

・チーム内の進捗報告
→定例会議、メール、チャットツール

・上司とのやり取り
→直接会う、メール、チャットツール、書面

・社外の人とのコミュニケーション
→SNS、ブログ、電話、メール

社内のコミュニケーションにおいては、​​​​​​​​​​​​​業務内容や目的に合わせて適切な手段を選ぶと、​​​​​​​​​​​​​チームワークの向上や業務効率化に繋がります。

さらに、​​​​​​​​​​​​​セキュリティやリスクマネジメントの観点からも、情報の漏洩や誤解を防ぐことができるので、​​​​​​​​​​​​​コミュニケーション手段を分けるのは重要です。

笑顔で話す

笑顔が人に与える効果は絶大です。

  • 相手に好印象を与える
  • 信頼感を生み出す
  • 円滑なコミュニケーションを促す
  • ポジティブな気持ちになる

このように良いことばかりです。

なので、会話は笑顔を交えた方がメリットがあります。

「笑顔が苦手…」な人は、自然と笑顔になれるシーンを想像しましょう。

子どもと接している時?美味しいご飯を食べている時?お笑いを見ている時?

何にせよ、きっと楽しくて、幸せを感じていて、ポジティブな気持ちになっている時です。

その笑顔を意識して会話の中に組み込む。あとは数やるのみです。

「意図的に顔の表情を作りたい」場合、笑顔の作り方についてまとめた以下の記事をどうぞ。

 

言葉遣いに気をつける

社会人として、言葉遣いに気をつけるのは当たり前のこと。

なぜなら、相手に不快感を与えたり、​誤解を招くのを避けるため。

仕事上のトラブルは、当人だけではなく会社にも影響を与えます。会社の印象が悪くなれば、とんでもない損害です。

特にかっこいい人や美人な人は注意した方がいいです。

外見が良いのに内面が悪いと、より一層嫌なイメージがつきます。

また、取引先に対し、相手が年下だからタメ口を使うとか、自分が客だから偉そうにするのもタブーです。

「親しき仲にも礼儀あり」の通り、言葉遣いや作法には十分気をつけましょう。

メッセージの伝え方を工夫する

仕事が円滑に回らないのは、あなたの伝え方に問題があるのかもしれません。

メッセージの伝え方を工夫すると、より深い理解と調和が生まれます。

相手の気持ちを理解し共感する。

例えば、顧客から苦情のメールが届いた場合、ただ謝罪するだけでは不十分です。

「確かに、仰る通りだと思います」と共感したり、「詳しくお聞かせいただきありがとうございます」と感謝の気持ちを伝える。

こういった一言がお互いの距離を縮め、信頼関係を築きます。

例え話や図を使った説明など、相手に伝わりやすい方法を工夫する。

報告書を提出する際には、身近なものを例にしたり具体的な数字を示すと、相手に理解してもらいやすくなります。

また、見栄えや文章構成にも注意を払うことで、視覚的に伝わりやすくもなります。

面倒かもしれませんが、こういったちょっとした工夫や配慮があるだけで、あなたに対する印象や評価が変わります。

情報共有を行う

プロジェクトやタスクの進捗状況を適切に共有することで、チーム全体でのコミュニケーションを円滑に行うことができます。

例えば、プロジェクトの進行状況やタスクの割り当てなどの情報は、プロジェクト全体の成果に大きく関わってきますよね。

そんな重要な情報の共有が不十分だと、担当者がタスクの重複や漏れを起こします。そして、スケジュールの遅れや品質の低下を起こす可能性が高くなります。

一方で、タスクやプロジェクトの進行状況をしっかりと共有することで、チーム全員が現在の状況を把握し、各自の役割やスケジュールを調整することができます。

また、課題や問題が発生した場合、情報共有がスムーズに行われていれば、より迅速に、確実に対応できます。

つまり、情報を共有することは、チーム全員がより効率的かつ正確に仕事を進められ、問題解決やイノベーションの促進に繋がるのです。

フィードバックを積極的に行う

仕事を円滑にするためには、フィードバックは欠かせません。

相手に対して率直な意見を伝えることで、問題解決や改善点の発見につながります。

また、フィードバックを受け取る側も成長の機会として捉え、前向きに受け入れることが大切です。

フィードバックで考えられる効果は次の通り。

  • 目標の達成
  • 人の育成
  • モチベーションアップ
  • パフォーマンスの向上

フィードバックを受けると、自分自身の仕事を客観的に把握することができます。

これにより、やるべきこと、期間、課題などが明確になり、計画的に取り組むことができます。

フィードバックによる改善を繰り返すことで、当人の成長にも繋がり、仕事にやりがいを感じたり、やる気も出ます。

結果として仕事の質は上がり、循環もよくなるのです。

※ただし、フィードバックは建設的なものにすること。否定したり感情的に物事を進めると、人間関係がこじれるといった損失が生まれます。

タイムリーな対応を心掛ける

「忙しい人ほど返信が早い」とよく耳にしますが、これは間違いありません。迅速かつ適切に対応すると、仕事が早く進むだけでなく、大きな信頼を得られます。

タイムリーな対応が重要な理由としては、顧客満足度の向上が挙げられます。顧客は、自分の要望や問題に対して早急に対応してくれる人、または企業を好みます。

あなたがよく買い物をする、お気に入りのお店を思い浮かべてみてください。

そこを選ぶ理由は商品の品揃えが良いからでしょうか?それとも値段が安いから?家の近くにあるから?

きっと、いつも気さくに声をかけてくれる、良くしてくれる店員さんがいるからではないでしょうか?

そのようなお店には人が集まります。活気に溢れ、お金が回り、お店の評価も上がります。

身近に良いお店があれば、客としてではなく、そこで働く人の目線で見てみてください。

積極的に行動する

率先して仕事をやる。
自らコミュニケーションを取りに行く。

このように積極的に行動することは、仕事の効率化に繋がります。

状況によって異なりますが、一般的には行動力があると、

  • チャンスが広がる
  • 新しいことにチャレンジできる
  • 業務の簡素化・効率化が図れる

といったことに繋がります。

これにより自ら課題を見つけたり、​新しいアイデアを出したりと、挑戦する姿勢が身につき、自信もつきます。

積極的に行動することは、​ビジネス上での業務効率化やチームワークの向上だけに留まりません。自己成長やキャリアアップにも繋がる、​重要な要素です。

誠実さを示す

コミュニケーションにおいては、誠実さは非常に重要です。

相手に対して信頼感を与え、​信頼関係を築けるほかに、相手との共感や理解を深めることに繋がります。

それに誠実さは、アサーティブコミュニケーションの基本でもあります。

アサーティブコミュニケーションとは?

  • 誠実である
  • 素直である
  • 相手を敬う気持ちがある
  • 対等に意見を交換する

ビジネス上のコミュニケーションには、誠実さは不可欠です。「若いから邪険に扱う」「社長だからおべっかを使う」これらは間違っています。

誠実さを示すことで、コミュニケーションの質が高まり、​円滑な人間関係を築けます。

さいごに

この記事は従来より長くなってしまいました。最後まで読んでいただきありがとうございます。

きっとあなたは、本気でコミュニケーション力を改善したい人です。

仕事におけるコミュニケーション力は絶対不可欠です。良い成績を収めるのも、周りから評価を得られるのも、コミュニケーション力があってこそ成り立ちます。

しかし、コミュニケーション力を改善するのはそう簡単ではありません。その過程で焦り、悔しさ、惨め、諦めといった苦悩にぶつかります。私もたくさんの苦しみと闘いました。

しかし諦めずに、挑戦と修正を繰り返していけば、以下の明確な変化が訪れます。

  • 仕事の中身が濃くなる。
  • 無駄な動きや誤った判断をしなくなる。
  • 自分からアクションしなくても相手からコンタクトが来る。

つまり重要な仕事が増えたり、効率を求めたり、仕事のスピードが上がります。そして頼られることも増え、責任も重くなっていきます。

コミュニケーション力は磨き続けるべきです。仕事やプライベート、あらゆる場面で役立つ能力です。それに、生涯にわたって磨き続けられる能力でもあります。

今この記事を読んでいるあなたも、ぜひ磨いてください。まずは「話し方」からでも、「雑談の仕方」でもいいと思います。本気でやりたいなら、オンラインスクールに相談してみてもいいと思います。やるかやらないかは別として、まずは今の自分から一歩踏み出すことが大事です。きっと何かが変わるはず。

 

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