人間関係

仕事、職場で円滑なコミュニケーションを図る10のコツ。

この記事のお悩み

  • 社内でうまくコミュニケーションが取れない…
  • 円滑なコミュニケーションの図り方って?
  • どうすればコミュニケーション力が上がるの?

この記事で解説する、円滑なコミュニケーションを図る(取る)方法を実践すれば、原因や問題点を訴求する他、コミュニケーションがうまくなるコツが掴めます。

実際に内向的だった私が実践してきたことで、コミニュケーション力を磨くことができています。

この記事で解説する内容は主に次の3つです。

  1. コミュニケーションを図る重要性
  2. コミュニケーションが下手な理由、円滑にするコツ
  3. どうしてもコミュニケーションを図れない時の対処法

人との関わり方、コミュニケーションの取り方に悩んだ時に、何度も読み返せるよう気持ちを込めて書きました。辛くなった時にまた読んでもらえたら嬉しいです。

職場でコミュニケーションを図る(取る)重要性とは?

まず、「コミュニケーションを図る(取る)にはどうすればいい?」という方に、コミュニケーションの重要性についてお話します。

コミュニケーションは「職場」「仕事」において最も重要なスキルです。

その重要性を知っておくと、後に述べるコミュニケーションがうまく図れない理由が分かります。

コミュニケーションを図る重要性

  • 誤った意思疎通が無くなる
  • 仕事のミスが減る
  • モチベーションが上がる
  • 信頼関係が強くなる

以上の4項目にてお伝えしていきますね!

誤った意思疎通が無くなる

コミュニケーションがしっかり取れていると、誤った意思疎通が無くなり円滑になります。

反対に一方的な意見、考えを押し付けてしまうと、相手は誤った判断や勝手な行動に発展する可能性があります。

それを防ぐためには、相互のコミュニケーションが成り立っていなければいけません。

誤った意思疎通

自分:「あれ終わった?」
相手:「どれのことですか?」
自分:「いやだから急ぎで頼んだあれだよ。」
相手:「いつも急ぎでどれか分かりません…」

正しい意思疎通

自分:「〇〇社のプレゼン資料できた?」
相手:「はい、ただこの部分がちょっとわからなくて。」
自分:「じゃあこうしたらどう?」
相手:「おー、なるほど!ではこれで進めてみますね。」

このように、具体的な固有名詞を使わない会話は意思疎通の妨げになります。また、主語や目的語が無いところも問題です。

仕事のミスが減る

普段からコミュニケーションが取れていると、仕事のミスが減ります。

テキストのやり取りは、気持ちやニュアンスが伝わりにくい部分があります。話せばすぐに済むことも、いちいち文字にしなければいけません。

例えば、チャットで「ま、いっか。」と分かったつもりでいても、実際にはお互いの認識が異なり後に揉めてしまった。なんて経験は無いでしょうか?

チャットは当人同士にしか分からないので、周りはなかなか気付けません。しかし会話なら自然と耳にするし側で聞くこともできます。

コンスタントに対面で話したり電話で話す機会を設ける方が、確実に仕事のミスは減ります。

モチベーションが上がる

コミュニケーションのとれている職場は活発で、自由な意見交換の場ができています。

また「机綺麗にしなよ。笑」とか「荷物運んどくね。」と、普段から社員同士が気さくに、何でも話せる関係性も築けています。

このような職場環境の場合、個々の仕事に対するモチベーションが上がり、生産性もアップする相乗効果が生まれます。

反対にストレスを抱える社員が多い場合、その原因のひとつにコミュニケーションに問題があることが十分考えられます。

信頼関係が強くなる

仕事もプライベートも、よく会って話す人とたまに関わる人では、信頼関係の差は歴然です。

例えば営業の場合、しょっちゅう連絡を取り合うクライアントは、

  • 仕事をする機会が多い
  • 何でも言える
  • 困った時は助ける

と、「持ちつ持たれつ」の関係性にあります。

社内も同様に、よくコミュニケーションを取る人がいると、何でも打ち解けられ、いざという時に頼れる安心感があります。

コミュニケーションは信頼関係における重要な役割を果たしているのです。

うまくコミュニケーションを図れない理由は?

続いては、「どうして職場の人とコミュニケーションがうまくいかないのだろう…?」とお悩みの方に、その理由をお伝えしていきます。

うまくコミュニケーションを図れないのは、本人のスキル、嫌な経験、他人に対する関心、などが関係しています。

それらを理解した上で改善すると、コミュニケーションを取ることや会話自体が楽しくなります。

コミュニケーションを図れない理由

  1. コミュニケーション力が低い
  2. 会話を続けられない
  3. 人と接する機会が少ない
  4. 自分に自信がない
  5. 人と会話するのが怖い

こちらの5項目で、それぞれ解説していきますね。

コミュニケーション力が低い

そもそもコミュニケーション力の低い人は、コミュニケーションの図り方が分かりません。

なぜなら会話の経験値が少ないため、どのように接すれば良いか分からないからです。

他にもコミュニケーション力が低い人には、次のような属性があります。

  • 話下手
  • あがり症
  • 聞くことができない
  • 集団が苦手

会話が不得意なため、人と関わることに抵抗があります。そのため、自然とコミュニケーションに苦手意識を持ってしまうのです。

会話を続けられない

思ったことを口に出せず、会話を続けられない人がいます。

「相手は何を考えているんだろう…」「これを言ったらマズいかな…」不安がよぎり、言葉が詰まります。

また、考えすぎて話すタイミングを失ってしまう、話について行けず会話の流れが掴めない、と続けられない原因は様々です。

会話を続けられないのは、他人に対する関心の低さと、自分に関心を持ってもらいたい自己の強さが起因しています。

人と接する機会が少ない

そもそも人と接する機会が少ない場合、コミュニケーションを図るのは難しくなります。

現にテレワークで孤独を感じ、人との接し方に悩む人は増え、社員同士の距離感が離れているのも事実です。

https://twitter.com/TeaLifelog/status/1486552712061751298?s=20&t=Dn5F8NNYNd69Us35fPokfw

かと言って電話を好まない人も多く、益々コミュニケーションの取り方が難しくなっています。

これを改善するには、他人に期待するのをやめて、自ら率先して接する機会を設けるように行動するしかありません。

それが会社の規則でも、誰かに決められたことだとしても、弊害であるのなら破って捨てなければ変わりません。

自分に自信がない

人と会って「自分の居場所がない」「居心地が悪い」と感じるのは、自分に自信のない表れです。

その場から逃げたい気持ちは、

  • 「自分とは合わないや…」
  • 「レベルが違うし…」
  • 「別に自分は居なくても良いでしょ…」

という、「劣等感」から来ています。

この姿勢では、コミュニケーションを図る意欲がなかなか湧きません。内心では「早く終わらないかな…」と消極的な気持ちでいっぱいになります。

人と会話するのが怖い

過去のトラウマから、人と会話することに恐怖感を持ってしまうと、コミュニケーションを取りたいと思わなくなります。

過去のトラウマ

  • 威圧的な態度をされた。
  • ささいなことで詰められた。
  • 人として馬鹿にされた。
  • 手を出された。

実際に私も、「声が小さいんだけど」「それヤバくない?大丈夫か?」と上から詰められ、毎日ビクビクしながら過ごしたことがあります。

そのような嫌な記憶から、また何か言われる、何を言われるか分からない、人と話すのが怖いといったトラウマができるのです。

円滑なコミュニケーションを図る(取る)コツ

では続いて、「どうやってコミュニケーションを図るの?」というお悩みをここで解決していきます。

コミュニケーションを取ること自体、難しく考えないでください。複雑に考えると返ってうまくいかなくなります。

前述の「うまくコミュニケーションを図れない人」に見受けられる属性を元に、それぞれ解説していきますね。

うまくコミュニケーションを図るコツ

  1. 他人に関心を持つ
  2. 会話はパス回しを意識する
  3. 身振り手振りを加える
  4. クッション言葉を使う
  5. 結論を最初に伝える
  6. 笑顔で接する
  7. 遠慮なく弱みを見せる
  8. 「ありがとう」を忘れない
  9. 共感と理解
  10. 過去のトラウマに負けない

他人に関心を持つ

コミュニケーションは、互いの気持ちを意見を通じて成り立ちます。

そのため相手がどんな人なのか、その人の人間性に関心を持つようにしましょう。

例えば初対面の場合、相手の情報はゼロです。でも「はじめまして」の挨拶の中には、

  1. どこか訛っているな…
  2. 割とフランクな人だな…
  3. 受け答えが丁寧な人だな…

このように、喋り口調から情報を得ることができます。

それぞれの情報から返せる言葉

  1. 「違ったらすいません。もしかしてご出身は〇〇ですか?」
  2. 「話しやすい方でホッとしました。笑」
  3. 「上品な方で少し緊張します。笑」

と言っても、コミュニケーションが苦手な人にとって、このような返しは難しいかもしれません。

うまく返せない場合は、相手をよく観察し、時折相槌を打ち、まずは「聞き手」に回るようにしましょう。

会話はパス回しを意識する

「何か気の利いたことを言わなきゃ…」

「おもしろいことを言おう…」

自分を良く見せたい、良い印象を与えたいという気持ちは分かりますが、自分のことを考えすぎると会話はやりづらくなります。

それよりも相手の話すことを肯定し、パスを回す感覚で話す方がうまくいきます。

例えば、「この間〇〇のラーメン食べたんだよ。」と言われた場合、「そこ、美味しいんですか?」と返すのではなく、

「〇〇は美味しいって有名ですよね!美味しかったですか?」

「〇〇って聞いたことあります!どこでしたっけ?」

と、話に興味を持たせて返すと、相手は会話を続けやすくなります。

だから例え興味の無い内容でも、少しオーバーに「相手に気持ち良いパスを出す感覚」で話してみましょう。

身振り手振りを加える

口元だけをボソボソ動かす人いますよね。よく聞き取れないし、感情が伝わってこないので、何だか会話が弾みません。

会話は身振り手振りを加えると、感情を体で表すしぐさになり、相手に気持ちが伝わりやすくなります。

外国人のように大きなジェスチャーをする必要はありません。会話にのせて手のひらを泳がせるだけで十分です。

例えば、予備校講師「今でしょ?」の林修さんや、2ちゃんねる創設者のひろゆきさんは、よく両手を仰ぎながら話しています。

それだけで言葉に躍動感が生まれ、相手を引き込み、体全体で会話をすることができます。

つまり、ジェスチャーがうまくなると、コミュニケーション力もおのずと付いてくるわけです。

クッション言葉を使う

人に何かを頼む時に、「これお願い。」「よろしく。」とだけ、粗末に声をかけていませんか?

これでは頼まれた方はあまり良い気はしません。むしろ「いきなりなにこいつ」と反感を食らってしまいます。

コミュニケーションは相手のことを気遣う気持ちが大切です。忙しい時にお願いしたり、または断る場合も、「クッション言葉」を使いましょう。

依頼する時

  • 「今ちょっといいですか?」
  • 「忙しいところすいません。」
  • 「もしよければ、、」

断る時

  • 「あいにく今手が離せなくて。」
  • 「せっかくですが、」
  • 「残念ながら、、」

身近な人であれば、「今ちょっといい?」「ごめん、今手が離せなくて」と、言葉を崩すだけで十分伝わります。

これで相手の気持ちを考えることができ、相手も嫌な気持ちにならずに済むはずです。

結論を最初に伝える

話下手で話の組み立てが苦手な人は、結論を最初に伝えましょう。

まず始めに「結論から言うと、」「これについて私は〇〇と思います。」と、自分の考えや気持ちを伝え、続けてその理由を述べていきます。

これにより、

  • 何が言いたいか伝わりやすくなる
  • 説得力が持てる
  • 会話が楽になる
  • トークがうまくなる

といったメリットがあります。

また結論を「〇〇について2つ話があります。1つ目は…」といった形にすると、"聞き手は2つの話を聞き終わるまで待つ"という心理的なシチュエーションを作れます。

雑談でも下手に笑いを取ろうとするより、「別にオチは無いんだけど」と結論を述べた方が、返っておもしろかったりしますよ。

コミュトレ

笑顔で接する

コミュニケーションを図る上で、好感度をアップさせるには笑顔で接すること。

笑顔でいるだけで、実は次のようなメリットがあるのです。

  • 一緒にいて楽しいと思われる
  • 好印象を与えられる
  • ポジティブ思考になれる

笑顔がポジティブ思考になれることは、心理学にも立証されていて、自然と幸福感が湧いて、さらに笑顔になるという好循環にも恵まれます。

また相手が笑うと自分も笑顔になると、笑顔は伝播することも分かっています。

例えば、話の内容をよく知らなくとも、「その人の笑顔につられ、つい笑ってしまった。」といった経験を、誰もがしたことがあるはずです。

笑顔について詳しく記述しているこちらの記事もおすすめですよ!

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遠慮なく弱みを見せる

コミュニケーションを図る上で、余計なプライドや見栄を張る必要はありません。ハッタリは自分を追い詰め、嘘はいずれバレてしまいます。

であれば、知らないことは知らないと素直な気持ちでいる方が、自然と自分の本心(弱み)を見せられ、相手に好感を持たれます

弱みを見せるのは情けないことではありません。人間性が顕になり、それを好んで人は寄ってきます。

反対に強がりはただの虚勢です。自分の首を絞めることにもなるし、「この人めんどくさいな」と、人が離れてしまう可能性がありますよ。

弱みを見せるメリット

  • 不思議とそれが魅力となる
  • 気持ちが楽になる
  • 素直な気持ちでいられる
  • 人間関係がうまくいく

「ありがとう」を忘れない

普段、心の中では感謝していても、それを言葉や態度で表せていないなら、素直に「ありがとう」と伝えましょう。

人に感謝すると、相手も、そしてなんだか自分自身も気持ち良くなります。

すると心に余裕が生まれて、相手の良いところ、魅力に気付くことができて、コミュニケーションがうまくいきます。

「ありがとう」は、書類を渡された時、荷物を取ってくれた時、ドアを開けてくれた時など、ほんのささいなことでいいです。

そして感謝の気持ちを伝える時は、素直に自分の身の丈に合った言葉を選びましょう。

ありがとうの伝え方

  • 感謝する時:「ありがとう!」「助かります!」
  • 相手の行動に対して:「〇〇してくれて」「〇〇のおかげで」
  • 自分の気持ちを伝える:「元気になった!」「スッキリしました!」

人に感謝することが重要であることを詳しくこちらの記事でも書いていますよ!

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共感と理解

相手の気持ちを汲むには、「共感」と「理解」が鉄則です。

なぜなら、肯定し理解を深めることは相手の心を開かせ、否定と反論は心を閉ざすからです。

もしもあなたが「今日寝不足で辛いんだよね。」と誰かに話したとします。

そこで相手から次のように返されたら、どちらのセリフの方が心を開きますか?

  1. 「早く寝ればいいじゃん。」
  2. 「確かに、顔が辛そうだよ…?」

当然、「2」の方ですよね。

このように相手の気持ちを汲んだ言葉を返すことで、相手は気分良く会話をしてくれるようになりますよ。

過去のトラウマに負けない

過去のトラウマを記憶から消すことは難しいです。ですが、トラウマに打ち勝つことはできます。

トラウマは辛くて思い出したくも無い経験です。そんな経験をあなたに負わせた人と、絶対に同じ人間にならないと誓うのです。

実際に私と同僚は、上司に何度も威圧的な態度をされ、言葉による暴力を受けた経験があります。

私達は、「自分はあのようなことはしない。」「あんな人間にならない。」と、その人を反面教師としました。

今になり2人でその話をしますが、当時は孤独で、誰にも話せなかったものです。

対人関係による心の傷は、対人関係で克服できます。もしも身近に同じような経験をしている人がいるのなら、共有し、理解を深めてみてください。

うまくコミュニケーションを図れない時は?

最後は、「何をやってもうまくコミュニケーションが取れない…」というお悩みをここで解決します。

ここでお伝えするのはコミュニケーションの図り方ではなく、コミュニケーションに対するご自身の考え方や学び方です。

コミュニケーションを図れない時の対処法

  1. 能力を高めるトレーニングを受ける
  2. コミュニケーション能力の高い人から学ぶ
  3. 苦手意識をやめてできている所を見る
  4. 誰とでも仲良くなろうとしない
  5. できない自分を受け入れる

以上の項目で解説していきますね!

能力を高めるトレーニングを受ける

コミュニケーションのコツが掴めない方は、コミュニケーション能力を上げる方法を学びましょう。

コツが掴めないのは、1.実践経験が足りないか、2.やり方を誤っているかのどちらかです。

意図的にコミュニケーション能力を上げるには、実践を伴うトレーニングが何よりも1番の近道です。

具体的な学習方法

「コミュニケーション力をアップしたいけど、どうしよう?」と悩んでいるなら、コミュトレで学びましょう。

コミュトレには悩みを相談できる無料カウンセリングがあり、実際に転職時に年収100万アップした事例があります。

「小手先のテクニックだけではなかなか上達しない」と頭を抱えているのなら、まずは相談し、あなたに必要なスキルを教えてもらいましょう。

次の事例は、実際に相談した人の悩みから、コミュニケーション能力がアップした人が体感したことです。

コミュニケーションの悩み

  • 人間関係を良好にしたい。
  • 上司と信頼関係を築きたい。
  • 人前で自信を持って話したい。
  • 何気ない雑談をしたい。
  • ロジカルな発言をしたい。

コミュニケーション力がついてできた事

  • 営業成績が上がった!
  • 社内で注目されるようになった!
  • 仕事のミスが減った!
  • 会議や打ち合わせで発言が通るようになった!
  • 評価され期待されるようになった!

あなたが今、コミュニケーションに悩んでいるのはとても良いことです。

コミュニケーション能力を上げたいと思っている方は、何も考えずに働いている人より、何倍も向上心がある人ですよ!

 

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コミュニケーション能力の高い人から学ぶ

自力でコツが掴めない方は、あなたの側にいるコミュニケーション能力の高い人から学びましょう。

なぜならその人は、言わば良きお手本であり、無料の学習ツールでもあるからです。

コミュニケーション能力の高い人

  • 相槌がうまい
  • 声のトーンが高い
  • 共感しながら話す
  • はっきりと述べる
  • ジェスチャーが多い
  • 周りをよく見ている

例えば相槌の場合、ただ頷くのではなく、「えぇ」「はいはい」と声を出して相手に反応を見せる。

疑問に思う時は「どうなんですかねぇ?」「それって〇〇じゃないですか?」とはっきり意見を述べます。

コミュニケーション能力の高い人は、周りをよく見て情報を得ています。あなたも同じように、その人をよく観察して、動作、視線を追ってみましょう。

苦手意識をやめてできている所を見る

「やっぱり自分はコミュニケーションが苦手…」と、できないことに悩むのを止めて、できている所に注目しましょう。

なぜならこれまでできなかったことが、急にできるようになる方がおかしいからです。

例えば、

  • うまく返せなくとも、相槌は打てる。
  • 言葉を発せないけど、笑顔でいられる。
  • 大勢は無理だけど、1対1なら辛く無い。

このようにできている所に注目すると、「あ、少し上達している。」「以前はできなかったのに!」と、変化に気付くはずです。

できないことが多いのは当たり前です。どんなに優秀な人でも、偉い人でも、できないことは必ずあります。

だからできている所を見てください。すると向上心も生まれ、確実にステップアップしますよ!

誰とでも仲良くなろうとしない

コミュニケーション能力の高い人は、多くの人と関わっているような印象を受けます。

しかし本当は1人でいる方が好きだったり、休みの日は家に引きこもっている人が多いのです。

実際に、博報堂の生活定点「あなたの価値観に当てはまるのは?」というアンケートに、「ひとりで行動するのが好き」と答えた人が、全体の37.5%もいました。つまり逆を返せば、集団行動が苦手な人が多いことを示しています。

私も1人でいることが大好きです。たまに寂しくはなりますが、長時間誰かと話すのは疲れるし、たまにコミュニケーションを取る程度で十分と思っています。

もしもあなたが、自分にとって大事な人や必要とする人がいるのなら、その人たちと深くコミュニケーションを図りましょう。職場でも相談できる人が1人いれば十分です。

できない自分を受け入れる

できないことにクヨクヨするのを止めて、できない自分を「それでいい」と受け入れること。

他人と比較すると「自分は劣っている」「あの人みたいにはできない」と悩んでしまいます。しかしそんな短所も「自分自身である」と肯定して、自分は他人と違って良いのだと認めてあげましょう。

ナイナイの岡村さんが休業した理由は、仕事に追われすぎてパンクしたと言われています。周りの期待に応えようと、なんでもやろうとしてキャパオーバーしたのです。

その時相方の矢部さんは「休みましょう」と声をかけ、彼が戻ってくるまで「ナイナイの矢部」として1人で仕事を抱えました。

例えコミュニケーションが図れなくても、「これでいい。」とそれが今の自分であることを認めましょう。無理をすれば反対に、人と関わることができない自分が嫌になってしまいます。

自己肯定感は高められます。

「自分は劣っている」「あの人のようにできない」というのは、自己肯定感が低い表れで、生まれ育った環境に左右されると言われます。

ですが、自己肯定感は大人になっても高められます。なぜなら私がその1人だからです。

自己肯定感を高めるには、

  1. 自分を認め
  2. 自分は他人と違うことを知り、
  3. 「違っていいんだ」と受けとめること。

自己肯定感を高めれば、コミュニケーションが図れるようになり、人間関係がうまくいきます。

「でも1日でも早く…」とお悩みの方は、伝え方コミュニケーションがオススメです。

16年間、延べ12万人の統計データから性格統計学を生み出し、文部科学省のお墨付きでもあります。

利用者の声

一度NOと言われたからといって、諦めたり落ち込んでマイナスな気持ちにならなくてもいいんだなぁと思いました。「断られたときからがスタート」という言葉が特に印象に残りました。(会社員 33歳女性)

同じ言葉でも、人によってこんなに感じ方が違うことに驚きました。とてもわかりやすく、早速家族に試してみます。(会社員 41歳女性)

家庭、職場、ビジネス、恋愛、育児など、コミュニケーションにおいて悩んでいるのは素敵なことです。

人間関係のストレスから解放されたいと思うのは、劣等感ではなく、自分磨きをしたい表れですよ!

 

伝え方コミュニケーションを見てみる

 

コミュニケーションを図る上で大切なことは1つ!

ここではコミュニケーションを図る上で大切なことをご紹介しました。

繰り返しになりますが、コミュニケーションを図るには大きく分けて以下の3つになります。

  1. コミュニケーションを図る重要性を知る。
  2. コミュニケーションが下手な理由を分析する。
  3. コミュニケーションを円滑にするにはコツが要る。

うまくコミュニケーションを図れない時の対処法は次の5つ。

  1. 能力を高めるトレーニングを受ける
  2. コミュニケーション能力の高い人から学ぶ
  3. 苦手意識をやめてできている所を見る
  4. 誰とでも仲良くなろうとしない
  5. できない自分を受け入れる

まずは今の自分を知り認めることが先決です。他人と比較するのを止めて、「今はこれでいいんだ。」と自分に教えてあげましょう。

それからトレーニングを受けたり、能力の高い人を見よう見まねで実践してみてくださいね!

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