時間の使い方が下手な人と上手い人の違い。時間を管理する方法や時間をうまく使うコツとは？

あなたは日頃仕事をする中で、「時間の使い方」に悩んでいませんか？

本記事では、時間の使い方が下手な人とうまい人を比較した上で、時間の使い方がうまくなるコツを解説します。

時間の使い方がわかると、自分の時間がたくさん確保できるようになり、自分のペースで生きられるようになります。

この記事のおおまかな流れは以下のとおりです。

時間の使い方がうまいメリットは？

時間は貴重な資源であり、私たちの生活を豊かにするには欠かせない存在です。

そんな大切な時間の管理を見直すことにより、様々なメリットが得られます。

ここでは、時間の使い方が上手くなることによるメリットについてお伝えします。

時間に左右されなくなる

時間の使い方が上手くなることで、仕事がスムーズに進み、時間に余裕が生まれます。

言ってみれば仕事とは、その人の管理能力次第です。

例えば、スケジュールの管理ができている人は、自分が抱えている仕事の流れを把握し、各締め切りに対して仕事をしています。具体的には以下のような行動をとります。

これで、イレギュラーな出来事にも慌てることなく、余裕を持って対処することもできます。

仕事に追われることがないので、時間に左右されることもありません。

管理能力が身につき仕事が伸びる

時間管理が身につくと、自分なりのパターンや流れを作れるようになり、やがて習慣化されていきます。

習慣化すれば、客観的な視点を持ち、冷静な判断ができるので、仕事全体を見渡す力も身につきます。

時間の管理はあなたに成長をもたらすだけではなく、職場やチームにも良い影響を与えます。そして、職場やチームで重要な役割を担う自信と、管理能力を手に入れることができるのです。

将来、部署の管理者としても活躍していける能力を育んでくれます。何よりも、人間として成長していけるのです。

人として成長し幸福を得られる

時間の余裕、それは心の余裕を持つことにつながります。

心の余裕が生まれると、それが自信につながり、新しいことに対して積極的に行動し、挑戦する力が湧いてきます。

その力がアイデアを生み出し、そこから新しいビジネスに発展することもあるでしょう。

また、退社時間が早くなったり、持ち帰って仕事することがなくなり、プライベートも充実させることも可能になります。

自分の時間を手に入れ、以前からやりたかったことに時間を当てることもできるようになる。人生が楽しくなると、それがまた、仕事をがんばる力となるでしょう。

時間の使い方が下手な人の特徴

「時間」とは皆平等にあり有限なもの、そして同じ時間を作ることはできません。

この2度と手に入れることのできない限りある時間を、仕事においては"いかに有効に結果を出せるか？”が重要となります。

時間をうまく使えなければ、社会人としてのキャリアを積むことは難しく、時間の使い方を知らないままでは損をしてしまいます。

では時間の使い方が下手な人とはどんな特徴があるのでしょうか？

やるべきことがわかっていない

仕事に優先順位がつけられていないので、何から手をつけて良いかわかっていないと時間がかかってしまいます。

重要な仕事や急ぎの仕事を後回しにして、間に合わなかったりしてしまいます。

そもそも自分がやるべきことを把握していなければ、仕事の処理速度も遅くなり、結果として仕事ができない人になります。

何がなんでも一人でやろうとする

こんな風に、プライドが高く意地を張っている人がいます。

仕事量が多すぎて手が回らなくても、上司や同僚に相談することなく自分で処理しようとして、仕事が遅れてしまったりします。

締め切りや納期を守れなければ、周りに迷惑をかけたり、クライアントからの信用も失ってしまいます。

頼まれたら断れない

自分の仕事が山積みであるにもかかわらず、仕事を頼まれたら断ることができず、そのまま引き受けてしまう人がいます。

こうなると、自分の仕事はどんどん遅れていきますし、頼まれた仕事も結局できなくなったりして大きな迷惑をかけてしまうのです。

「今できない」「すぐに取りかかれない」とはっきり断れないと、自分の時間をコントロールすることはできません。

作業に要する時間を把握していない

時間の使い方が下手な人は、その仕事にかかるおおよその時間を把握できていません。

どれほどの時間を要するかわかっていないため、時間内に終わらない仕事に取り掛かってしまい、結局その日中にやりきれずに終わります。

いくら経験を積んでいたとしても、効率的に、生産性を上げることができなければ、スケジュールも組めない人になってしまいます。

時間の使い方が上手い人の特徴

時間の使い方が上手い人は、仕事やプライベート、どちらにおいても充実した人生を送っています。

彼らは自分の時間をどのように効率的に使うかを心得ており、その結果、多くのことを成し遂げることができます。

ここでは、時間の使い方が上手い人の特徴をご紹介します。

仕事の優先順位をつけている

一日の仕事時間は決まっています。

その中で、時間を有効に使うためには、仕事の優先順位をつけることが必要です。

仕事を次の2つに分類して書き出してみてください。

それから緊急性と重要性の観点で、優先順位をつけていきます。

また、仕事を可視化することで、一日の流れをイメージしやすくもなります。

仕事に締め切りを作っている

時間をうまく使っている人は、一つ一つの仕事に対して「いつまでにやるのか」と締め切りを作っています。

反対に締め切りを持たずに仕事をすると、ダラけたり、仕事を後回しにしてしまうのです。

締め切りがあると、作業を計画的に進めることができ、無駄な時間を省くことができます。

また、締め切りが近づいてくると、集中力が高まり、より効率的に作業を進めることができるようになるのです。

締め切りを守ることで、仕事を終えた時の達成感も味わえる。顧客からの信頼だって得られます。

決断力がある

時間の使い方がうまい人には、決断力があります。決断力がある人は、時間の使い方を決める際に、次の点を考慮しています。

時間を無駄にしないためには、思い切りも必要です。たとえそれが間違っていても、すぐに修正すればいいことを知っています。

このように決断力のある人は、時間の使い方をパターン化したりアレンジしているのです。

そして彼らは「何もしない時間」を作り、この時間を大切にしています。限りある時間の使い方という本でも、このことに触れていておもしろいですよ。

隙間時間を上手く使っている

時間の使い方がうまい人には、隙間時間を活用する習慣があります。有効活用することで、より多くのことを成し遂げることができるためです。

隙間時間は、1日の中で意外とたくさんあります。

例えば、

などです。

このような時間に、仕事の資料をチェックしたり、スケジュールの調整を行えば、効率的に仕事を進めることができます。

また、情報収集や知識をつけると、ちょっとした雑談ができたり、顧客とのコミュニケーションにも役立ちます。

時間の使い方がうまくなるコツ

時間の使い方は、私たちの生活や仕事において重要な要素です。時間を管理することで、ストレスを軽減したり、生産性を向上させることができます。

しかし、多くの人は時間を上手に使う方法に悩んでいます。そこで最後に、時間の使い方がうまくなるためのコツをご紹介します。

効率的にタスクを遂行し、充実した日々を送るためのヒントや実践例をお話します。

先延ばしを避ける

時間をうまく使うためには、まず、先延ばしを避けることです。先延ばしを避けることで時間を有効に活用できます。

反対にやるべきことを後回しにすると、「あー、あれやらなきゃ…」とプレッシャーになります。そして結果的に時間を無駄にすることになり、ストレスも溜まります。

先延ばしをしないためには、以下のポイントを押さえましょう。

先延ばしは、「生産性の低下」と「時間の浪費」です。上記のように整理整頓をすると、時間の使い方がうまくなります。

やるべきこと・やらないことを決める

「やるべきこと」と「やらないこと」を明確に決めましょう。なぜなら、体はひとつしかありません。1人で処理する能力、スピード、方法には限界があります。

例えば目の前に10のタスクがあるとしたら、次のように考え、やるべきことを割り出します。

これにより自分だけで行う仕事、雑務などは優先順位が低くなるはずです。

そして時間の使い方を考える際には、不要なものを排除することも重要です。無駄な会議や社交イベントに参加する必要がなければ、断る勇気を持ちましょう。

集中力を乱さないようにする

集中力を高めると、効率的に仕事に取り組み、時間の浪費を避けることができます。そうわかってはいるものの、多くの人は集中力を乱す行為をしてしまいます。

集中力を乱す要因は様々ありますが、その多くはスマートフォンです。YouTubeやネトフリで動画を見たり、インスタを流し見したり、通知からニュースを見たりと、無意識に他のことへ意識が飛んでしまいます。

それに、疲れた状態で作業をすることも集中力を乱す原因の一つです。疲労は作業効率が落ちるだけなので、食事と睡眠は適当にしないこと。

また、集中力を高めるためには作業環境を整えましょう。静かな場所や集中しやすい環境を選ぶ、周囲の騒音、他の人の邪魔を避けることです。

やる時間を決める

「時間を決める」行為は、時間の使い方をうまくするコツの一つです。やる時間を決めることで、以下のようなメリットがあります。

やる時間を決めることで、タスクを「いつ」「どのくらい」で終わらせるのかを明確にすることができます。これにより、無駄な時間を省き、効率的にこなすことに繋がる。

集中力を維持するためにも効果的で、途中で集中力が切れて他のことに気を取られるのを防ぐことができる。また達成するまでの道筋が明確になり、モチベーションを高めることができます。

時間に制限をかけるなら、ポモドーロ・テクニックを使うといいかもしれません。25分作業して5分休憩する、自分にタイマーをセットして効率化を図る手法です。

参考：Wikipedia ポモドーロ・テクニック

すぐに実行し行動する

仕事の早い人は、何事もすぐに実行し行動をおこします。素早く決断することにより、時間を無駄にしないのです。

例えば、メールの返信といった簡単な作業はすぐに処理します。長々と文章を書く必要はなく、「要点を押さえて返信相手にパスを出す」ことを意識して行います。

また気持ちが落ち込んで仕事が捗らない時は、デスクから離れて外を眺めたり、少しブラブラと散歩をしてリフレッシュします。無理してやるより気持ちを切り替える方が先です。行動を起こして考え過ぎるのをやめましょう。

すぐに実行し行動すると、以下のようなメリットがあります。

朝の時間やスキマ時間を利用する

朝やスキマ時間を有効に活用することで、時間の使い方がうまくなり、より多くのことを成し遂げることができます。

朝の時間は、日中の活動に備えて心身を整え、集中して作業を行うのに最適な時間です。また、通勤移動や休憩といったスキマ時間は、つい無駄にしがちな時間。実際にその時間を蓄積してみると1日何時間にもなります。

スキマ時間を有効に活用している人の例をいくつか挙げてみましょう。

時間の使い方については、以下の記事も参考にしてみてください。

人に頼る・協力を得る

自分の時間をうまく使うなら、周りの人に頼り、協力を得ましょう。

当たり前ですが、自分一人でやるよりも複数人でやる方がとにかく効率的で、圧倒的に早くできる仕事の量が増えます。

またチームで仕事をすると、それぞれの専門性や得意分野を活かせるので、より高い成果を出すことができます。

それに誰かに手伝ってもらうことで、本来自分には必要のない仕事が減り、余裕が生まれ、ミスやトラブルを避けられます。

人に頼るのは恥ずかしいことじゃありません。むしろ良い人間関係を作るきっかけになります。時間の使い方をうまくするだけでなく、人間関係を円滑にすることにも繋がります。

しっかりと休む

先に述べた通り、疲労は集中力や作業効率が低下するといった悪影響を及ぼします。そのため、しっかりと休み心身を整えること。

疲労回復は単に効率化するだけではなく、ミスやトラブルの発生率を下げます。脳がリフレッシュすることにより、新しいアイデアを生み出すことにも繋がります。

疲労回復は、ただ休息をとるだけではありません。以下のような行為で、脳に「気持ちいい」「楽しい」といった刺激を与えます。

働きすぎは良くありません。残業が当たり前の時代は終わったのです。

しっかりと身体を休めれば、短時間で圧倒的な成果が出せるようになります。