仕事の悩み

"時間の使い方"が下手な人と上手い人の違い。上手い人が得られるメリットとは?

この記事でわかること

  • 時間の使い方が下手な人と上手い人の違い
  • 時間をコントロールできる人のメリット

あなたは仕事をする中で時間の使い方に悩んでいませんか?

Apple社のCEOだった故スティーブ・ジョブズは時間についてこのような言葉を残しています

「時間は限られているのだから、誰かの人生を生きて無駄にしてはいけない。こうあるべきだと既成概念に囚われることは、他の人間の考えに従って生きているのと同じだ。」

時間は全ての人に平等に与えられています

過ぎていく時間をただ無駄にするのも、時間をしっかりと見つめ管理し、自分の時間を生きるのも、その人次第なのです

仕事においても、時間の使い方は重要な意味を持っています

仕事の質を上げたいのならまず、「時間の使い方をうまくなりなさい」と言っても過言ではありません

世の中には、仕事の時間の使い方が上手い人と下手な人がいます

では、時間の使い方が上手い・下手とは、一体どこに原因があるのか?ここでお話しして行きます

時間の使い方が下手な人の特徴

「時間」とは皆平等にあり有限なもの、そして同じ時間を作ることはできません

この2度と手に入れることのできない限りある時間を、仕事においては"いかに有効に結果を出せるか?”が重要となります

時間をうまく使えなければ、社会人としてのキャリアを積むことは難しく、時間の使い方を知らないままではただの無能でしかありません

では時間の使い方が下手な人とはどんな特徴があるのでしょうか?

やるべきことがわかっていない

仕事に優先順位がつけられていないので、何から手をつけて良いかわかっていないと時間がかかってしまいます

重要な仕事や急ぎの仕事を後回しにして、間に合わなかったりしてしまいます

そもそも自分がやるべきことを把握していなければ、仕事の処理速度も遅くなり、結果として仕事ができない人になります

何がなんでも一人で仕事をしようとする

「人に頼るなんて恥ずかしい」「仕事ができないやつだと思われたくない」と意地を張っている人が時々います

仕事量が多すぎて手が回らなくても、上司や同僚に相談することなく自分で処理しようとして、仕事が遅れてしまったりします

締め切りや納期が守れなければ、周りに迷惑をかけたり、クライアントからの信用も失ってしまいます

頼まれたら断れない

自分の仕事が山積みであるにもかかわらず、仕事を頼まれたら断ることができずに引き受けてしまう人がいます

こうなると、自分の仕事はどんどん遅れていきますし、頼まれた仕事も結局できなくなったりして大きな迷惑をかけてしまいます

「今できない」「すぐに取りかかれない」とはっきり断れないと、自分の時間をコントロールすることはできません

仕事にかかる時間を把握していない

時間の使い方が下手な人は、自分の仕事にかかる、おおよその時間を把握できない人が多いようです

どれほどの時間を要するかわかっていないため、時間内に終わらない仕事に取り掛かってしまい、結局その日中にやりきれずに終わります

いくら経験を積んでいたとしても、効率的に、生産性を上げることができなければ、スケジュールも組めない人になってしまいます

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時間の使い方が下手な人

  1. やるべきことがわかっていない
  2. 何がなんでも一人で仕事をしようとする
  3. 頼まれたら断れない
  4. 仕事にかかる時間を把握していない

このように、時間の使い方が下手な人にはいろいろな特徴があります

主に仕事内容の把握や、時間の配分、効率をよくする意識などが足りていない場合が多いようです

時間の使い方が上手い人の特徴

毎日を楽しく活き活きと過ごし、プライベートは趣味や友人との充実した時間を過ごし、仕事面においても結果を出したり資格を取る人がいます

彼らはめちゃくちゃ勉強ができた人でもなければ、裕福な家庭に育った人でもなく、いたって普通の人だったりします

あなたと彼らの違いはなんでしょうか?

時間の使い方が上手い人はどんなことをしているのか?ここでお伝えしましょう

仕事の優先順位をつけている

一日の仕事時間は決まっています

その中で、時間を有効に使うためには、仕事の優先順位をつけることが必要になってきます

まずはあなたの仕事を次の2つに分類して書き出すと良いでしょう

  1. その日中に処理しなければいけない仕事
  2. 翌日以降でも期日に余裕のある仕事

これがいわゆる、タスク管理です

緊急性と重要性の観点から優先順位をつけて書き出していきます

書き出したタスク一覧の中で、その日にしなければならないことをToDoリストにします

その日の仕事を可視化することで、一日の流れをイメージしやすくなります

解決ポイント

  • 緊急性と重要性から仕事を2分割する
  • 当日中に処理すべきことに優先順位をつける
  • 仕事が増えたらリストを更新し管理する
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仕事に締め切りを決めている

今日やるべき仕事がわかったら、次は一つ一つの仕事を「いつまでに」やるのか締め切りを決めていきます

締め切りを決めずに仕事をしていると、ダラダラといつまでもやったり、面倒くさくなって後回しにしてしまったりします

“締め切りの時間を決める”たったこれだけで、モチベーションは上がり、集中力も持続して仕事に取り組めます

また仕事を終えると、達成感を味わうこともできるのです

人に頼れるテクニックがある

多くの仕事を抱えていると、それだけで時間がかかってしまいます

こんな時は上司や同僚に相談して、頼るようにしましょう

社会人の中には、人に頼ることはいけないことだと思っている人がたくさんいますが、人に頼ることは決してダメなことではありません

むしろ、仕事を一人で抱えて納期に間に合わなかったりする方が多くの人に迷惑をかけてしまうのです

「ぼくが苦手な資料作成お願いできる?その分売上取ってくるから!」

「この仕事が終わらないと帰れない…ちょっと助けてくれない?」

などと、上手く人に頼めるようになると、チームワークを意識した働き方ができるようになり、人間的にも成長できます

スキマ時間を上手く使っている

時間の使い方が上手い人は、スケジュールの合間の「スキマ時間」の使い方が上手い人が多いです

たった5分のスキマ時間でさえ有効に使えば、時間に余裕ができます

例えば

  • すぐにできる毎日のルーティン作業を行う
  • あらかじめ短時間の作業を用意しておく
  • 少し先に必要な書類の枠組みを作る

このように、スキマ時間にできることは結構あります

たった5分でも積み重なれば大きいですし、スキマ時間を上手く活用することで、気持ちにも余裕が生まれます

「スキマ時間をうまく活かしたい…」という方は、隙間時間の過ごし方。有効な時間の使い方で周りと差をつける方法。で詳しく解説していますよ!

 

時間の使い方が上手い人の特徴

  1. 仕事の優先順位をつけている
  2. 仕事に締め切りを決めている
  3. 人に頼れるテクニックがある
  4. スキマ時間を上手く使っている

時間の使い方が上手くなるメリットは?

時間の使い方が下手だと感じている、または上手く使えてないことに気付いていない人は、不要な労力をかけ、変わらぬ働き方を続けていることでしょう

ただ時間をかけて一生懸命働いても、パフォーマンスが低ければ仕事ができないのと同じです

では時間の使い方が上手くなると、あなたにとってどのようなメリットがあるのでしょうか?

時間に左右されなくなる

時間の使い方が上手くなることで、仕事がスムーズに進み、時間に余裕が生まれます

タスク管理やスケジュール管理によって、自分の仕事の流れを把握し、常に締め切りを意識するようになります

すると仕事を事前に終わらせて、次の仕事に先行して取り掛かることができるようになっていきます

仕事に追われていた時とは違い、仕事に追いつき、リードすることができるようになれば、イレギュラーな出来事にも慌てることなく、余裕を持って対処することもできます

自分が仕事を追いかけていくような感覚になり、時間に左右されることは無くなります

時間の使い方上手くなると…

  1. 仕事がスムーズに回る
  2. 納期、締め切りを意識する
  3. 周りや他の仕事が見える
  4. 落ち着いてトラブルを処理できる

管理能力が身につき仕事が伸びる

時間管理を身につけられると、自分の仕事の良いパターンや流れを作れるようになり、やがて習慣化されていきます

管理能力が身に着くということは、人間的な成長をもたらし、1段階上のステージに上がれば、仕事全体を見渡す能力も身についてきます

今までとは違った視点で仕事の流れを捉えることができるようになれば、さらに自分の時間管理を見直し、思考錯誤することで、またさらに、大きな成長を感じることができるでしょう

時間管理はあなたに成長をもたらし、職場やチームにも良い影響を及ぼしていきます

そして、あなたは職場やチームで重要な役割を担う自信と、管理能力を手に入れることができるのです

将来、部署の管理者としても活躍していける能力を育んでくれます

時間管理に取り組むことによって、あなたは人間として成長していけるのです

時間が管理できるようになると…

  1. 業務を習慣化できる
  2. 視点が変わり視野が広がる
  3. 効率化を図るようになる
  4. 人間関係が良くなる

人として成長し幸福を得られる

時間の余裕、それは心の余裕を持つことにつながります

心の余裕が生まれると、それが自信につながり、新しいことに対して積極的に行動し、挑戦する力が湧いてきます

その力がアイデアを生み出し、そこから新しいビジネスに発展することもあるでしょう

また、退社時間が早くなったり、持ち帰って仕事することがなくなり、プライベートも充実させることも可能になります

自分の時間を手に入れ、以前からやりたかったことに時間を当てることもできるようになります

自分の時間を手に入れることにより、人生をより良くしていくことができるでしょう

人生が楽しくなることで、毎日リフレッシュすることができ、それがまた、仕事をがんばれる力となるでしょう

時間に余裕が生まれると…

  1. 気持ちに余裕ができる
  2. チャレンジ心や行動力が生まれる
  3. プライベートが充実する
  4. 人生が楽しくなる

時間の使い方が上手くなるメリット

  1. 時間に左右されなくなる
  2. 管理能力が身につき仕事が伸びる
  3. 人として成長し幸福を得られる

このように、自分の時間を管理できるようになることは、人生において大きな意味があるのです

最初は難しいかも知れませんが、少しずつ、時間を管理する自分なりの方法を見つけて、是非、人生を素敵なものにするきっかけを掴んでください

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