仕事で時間を無駄にする要因とは？時間を有効に使って生産性を上げる、ストレスを解消する方法。

仕事中に「これ必要なのかな？」と思うような、時間の無駄を感じる場面ってありませんか？

本記事では、そんな仕事で時間を無駄に感じてしまう要因と、その対処法を解説します。

最後まで読み終える頃には、仕事の無駄が無くなり、効率的に仕事ができるようになります。そして生産性が上がり、過度なストレスや疲労が軽減されるはずです。

時間の無駄と感じる要因

仕事で時間を無駄にしてしまう要因には、様々な要素が存在します。効率的に仕事を行うために、時間の無駄と感じる要因を正確に把握することがポイントです。

本記事では、仕事における「時間の浪費」を引き起こす要素に焦点を当て、それらを克服するための具体的な方法を探っていきます。

ではまず、時間の無駄と感じる要因を挙げていきます。

会議や打ち合わせ

会議や打ち合わせは、仕事の中で重要な仕事のひとつです。しかしその一方で、時間の無駄と感じる会議や打ち合わせも少なくありません。

時間の無駄と感じる要因は次の通りです。

このように、会議が非効率的になる理由は様々です。参加する人数や行う時間帯、場所も影響します。

「個人レベルの話し合いで解決するものは済ませておく」「会議の時間を決めて長くは行わない」など、いくつかルールを決める必要があります。

メールやチャットのやり取り

メールやチャットのやり取りが多いと、仕事の効率を下げ、時間を無駄にしてしまいます。また回数に限らず、中身も重要です。

例えば、やたら長文でメールする人。読み手は何が言いたいのか分からないし、読んでいてストレスになります。

また、伝える情報が多いと、電話で済ませた方が早かったりします。テキストは感情のコントロールが難しく、読み手に勘違いさせてしまいます。

そもそも必要なやり取りなのか、送る前に考えることも必要です。

オーバーワーク

長時間働くことによって生じる、身体的・精神的な負荷は、生産性や効率を低下させ、結果として時間を無駄にします。

汗水垂らして散々働いた割に、大して結果が出なければ、気分はガタ落ちします。

なのでオーバーワークを防ぐために、次のことを意識する必要があります。

最近は副業をする人が増えました。しかしそれは、企業が残業をさせないことにより、「収入が減ってしまった」「やらざるを得なくなった」とも言えます。

より一層、自身の器量や体力に注意しないと、副業は長続きしないかもしれません。

計画性のない作業

計画性のない作業は、時間の無駄を生む要因であり、効率的な時間管理とタスクの優先順位付けが必要です。

十分な計画を立ててタスクに集中することで、時間の浪費を減らし、生産性を向上させることができます。

例えば、見切り発車でプロジェクトを進めると、タスクの見落としや優先順位の混乱が生じ、結果として納期遅れやコストの問題が生じます。

メールのチェックに多くの時間を費やすのも同じです。小まめにチェックしてしまうと、本来の業務に支障が出て、仕事に集中できなくなります。

仕事には優先順位が必要です。反対にそれに応じて行えばうまく回ります。なので、まずは優先順位をつけることから。詳しくは以下の記事にまとめています。

長時間の通勤や移動

長時間の通勤や移動時間は、時間の無駄だけでは済みません。ストレスの増加、健康への悪影響なども関連します。

朝、ラッシュアワー時に電車が満員で乗れないことがあります。さらに長蛇の列ができていて、電車を2本待たなければ乗れません。

普段使わない路線で、このようなシーンに出くわすと、「ツイてないなぁ」って思います。予想よりも時間がかかるので、時間の無駄を感じます。

しかし、普段からこの生活をしている人は、もっと大変です。例えば夏は暑い中、人混みに揉まれ、我慢して並びます。そこらじゅう汗臭くて、相当イライラするはずです。

昔ながらのシステム

「これいつの？」という仕事の流れや業務のプロセスってありますよね。使い勝手は悪いし、あまりにも非効率で呆れてしまいます。

例えば業務のプロセスが古いと、情報の検索、更新に時間がかかり、業務の遅延やヒューマンエラーが生じることがあります。

重要な書類や契約書も、複数の関係者を経て承認が行われる場合、それぞれの都合やスケジュールの調整が必要です。

確認印も結局のところ個人の能力次第。処理するスピードは人によってまちまちです。

この非効率性が、時間の浪費だけではなく、サービスや品質の低下を引き起こす原因にもなります。

ソフトやツールが古い

社内で利用しているソフトなどが古いと、動作が遅いため時間がかかります。

それに使いづらい、セキュリティが脆弱であるなどの問題もあるため、作業効率が下がってしまいます。

また、新しいものに比べて、機能が少ないため、作業を完了するまでに時間がかかります。顧客や取引先に提出する場合、早く渡せないのが難点です。

トラブルを解決したくても、サポートが終了していたりします。問題が発生した時はとにかく扱いづらいのです。

同じ作業の繰り返し

仕事の中に習慣化されているものがあります。そのほとんどが同じ作業の繰り返しです。

例えば、日次レポートの作成、財務データの入力などは、毎回手動で入力する必要があります。これには時間と労力がかかる上、数字を使うことが多く、ミスが起こりやすいです。

これらは自動化ツールを導入し改善できます。但し、お金があればの話です。

難しい場合、作業を分担すれば早くなるかもしれません。しかし、それぞれが作業に同時に取り掛かれることが前提であり、引き受けた人が「時間の無駄」と感じる可能性はあります。

マルチタスク

マルチタスクは一見効率的に見えるかもしれません。しかし、実際には時間の無駄を招きます。

その理由は次の通りです。

結果として、非効率が起こるため、一つずつタスクに取り組むことが重要です。

ポモドーロテクニックのフランチェスコ・シリロ氏も、マルチタスクであれ、1つのタスクに絞ると集中力が維持され、生産性が上がると述べています。

なのでマルチタスクではなく、シングルタスクにフォーカスすることが重要です。

成果が見えない

何かがんばって続けていることが、一向に成果が見えないと、時間を無駄にしていると感じてしまいます。

理由は次の通りです。

例えば比較的短期間なもので言うと、売上の目標があります。

目標を達成するために営業活動に取り組みますよね。しかし契約が難しい状況が続くと、営業担当者のモチベーションは低下します。すると他の業務に支障が出て、生産性が低くなるのです。

努力が報われないと、その人が持つ能力自体が落ちてしまいます。成果が見えるような「目標設定」や、「進捗の可視化」「周りのフォロー」など、様々な改善策が必要です。

時間の無駄を無くす方法

時間の無駄を改善すると、生産性を向上させ、効率的に仕事が進められるようになります。

ここでは時間の無駄を減らし、より効果的に、うまく時間を活用するための方法をお伝えします。

など、様々な側面から時間の有効活用を探求していきます。

時間を無駄にせず、生産性を最大限に高めるための方法について、以下で詳しく解説します。

文句を言わない

時間の無駄と思うのなら、文句を言わず解決策を練ることです。「有益な時間にする」「効率化を図る」など、まずはそもそも自分の意識を変えます。

例えば、既存のシステムに疑問を持つこと。従来の方法に捉われず、新しいアイデアやアプローチを模索します。

そして目標を明確にします。具体的な目標を設定し、それに向かって取り組むことで、時間やコストなど、方向性が明確になります。

ポジティブなエネルギーは、仲間やチームメンバーにも影響します。協力を得ながら、解決策を見つけることができれば、より時間の無駄がなくなります。

文句を言っても何も生まれません。そのデメリットについては、以下の記事で詳しく書いています。

整理整頓する

整理整頓は環境を整え、仕事の生産性を向上させるための基本的な方法です。何を整理するかと言うと、大きく分けて次の2つです。

「身の回り」は、デスク周りやパソコンの中の整理です。収納ボックスや引き出しを使って整理し、よく使うものは手の届く場所に置き、使用頻度の低いものはしまいます。

パソコンはデスクトップの不要なファイルやアプリを削除します。フォルダで分けて、必要な情報へはショートカットなどを用いてすぐにアクセスできるようにします。

そして「頭の中」は、マインドマップやTODOリストを用いて整理します。

マインドマップは、アイデアや情報を視覚的に整理するための手法です。キーワードやアイデアを書き出し、それらを関連付けていくことで、全体の構造が整理されます。

TODOリストは、重要なタスクや目標を明確にし、優先順位を付けるためのものです。タスクを整理し順序立てて取り組むことで、作業がスムーズになります。

それぞれ整理整頓を行うと、必要なものがすぐに見つかり、作業効率がアップします。そして、精神的ストレスが減ります。

時間を管理する

時間の無駄を無くすには、時間を管理することも重要です。時間の管理能力が高いと、生産性が上がり、目標を達成する能力が身につきます。

時間の管理方法には、次の3つが挙げられます。

スケジュール管理

顧客とのアポイント、社内の月例会議など、仕事のスケジュールを管理します。手帳、アプリなど、管理の仕方は様々ですが、確認漏れは起こりやすいものです。

そんな人は、スマホの通知機能を活かしてみてください。例えばGoogleカレンダーとSlackを連動させること。当日の朝、決まった時間に、その日のスケジュールが通知されます。

タスク管理

まずは、必要なタスクを全て洗い出し、抱えているタスクの量を把握します。それから優先順位をつけて期限を設けます。こうすることでスケジュールで管理しやすくなり、ミスや漏れが減ります。

タスク管理は、アイゼンハワー・マトリクスを用いるといいです。重要かつ緊急なタスクを優先することで、時間の使い方を最適化します。

リソース管理

ビジネスにおけるリソースは、ヒト、モノ、カネを指すのが一般的です。それに加えて、情報、知的財産、そして時間なども含まれます。

リソース管理の目的は、これらを無駄なく活用し、プロジェクトを成功させること、会社に利益をもたらすことです。リソースを管理して得られる効果は次の通り。

選択と集中

タスクの管理で触れましたが、時間の無駄を無くすには、選択と集中が必要になります。

自分の優先順位を明確にし、一つのタスクに集中することで、生産性を向上させることができます。

インターネットの普及により、様々な情報から選択肢が増え、時間の無駄が生まれています。目的や優先事項を明確にし、それに合致する情報に絞ることで、情報のオーバーロード（負荷）を回避できます。

それに、脳はマルチタスクには向いていません。集中力を高めるためには、外部からの刺激を最小限にし、作業環境を整えることが重要です。

つまり、必要な情報を絞り、一つの作業に集中することで、効率的にこなすことができるのです。

優先順位をつけ、必要性の低いことは、後回しにしたりやらないと割り切ることです。

オンとオフの切り替え

「仕事は仕事」と、オンとオフの切り替えを意識すると、時間の効率化が図れます。

プライベートをしっかり分けることができると、十分な睡眠、ストレスの解消、健康の維持にも繋がります。

睡眠不足は、集中力や判断力の低下、トラブル、ミスを引き起こすのは明らかです。寝不足でダラダラ働いても生産性は下がる一方です。

それに定時で仕事をスパッと終わらせた方がプラスです。集中力が身につき、時間の使い方もうまくなります。

仕事を残して帰ることに、焦りや不安、罪悪感があるかもしれません。しかし繰り返していくうちに消えて行きます。

要は「慣れ」です。

今の職場を辞める

「もうこれ以上は無理」と思ったら、今働いている職場をやめるのがベストです。不満やストレスが職場に直結している場合、解決は難しくなります。

それに、もしかしたら今の職場があなたに合わなくて、無駄を感じているのかもしれません。

このような場合、仕事にやりがいを感じられなくなり、働くことすら嫌になります。

新たな職場では、自分の能力に合った仕事を任せられるかもしれません。人間関係が良好で、仕事を楽しく感じられる可能性も秘めています。

自身のキャリアや成長のために、より良い職場環境を求めることは、時間を有効活用するために直結します。