この記事でわかること
- 時間がもったいない！仕事に時間の無駄と感じるのは？
- 時間を無駄にしない為の解決策
仕事をしていると「これ必要なのかな？」と思うような、時間の無駄を感じる場面はないでしょうか？
嫌なことを考えてイライラしたり、力を注ぐ場面を間違えると、余計に時間が無駄だと感じてしまいます
具体的にどんな時に「これって時間の無駄だ」と感じてしまうのか？原因を確認してみましょう
ポイント
原因別に対策を立て、時間の無駄をなくし仕事の効率化につなげましょう！
目次
時間の無駄と感じる原因
1人で考え込んで思い悩んで… そんな時間が無駄だったことに気づく… 午後7:32 · 2021年8月23日 @DsRmTOMZkjfDhOg
待機しないといけないとき、それまでにと思い切って動けなくて時間を無駄にしがち… 午後3:04 · 2021年8月26日 @c_blue_
何となく仕事続けて時間無駄にしてる感じ 午後7:32 · 2021年8月23日 @iii9sss29
時間が勿体ない、無駄だと感じている人は世の中にたくさんいます
しかしひと言で"時間の無駄"と感じているのは、職場の環境から起こるものや、自分の考え方から発生するものまでいろいろな条件が考えられます
では具体的に時間の無駄と感じるのはどんなことがあるのでしょうか？
原因を知って確実に対応していきましょう
時間の無駄と感じる原因
- 会議やミーティングが長すぎる
- 無駄な残業をしている時
- ただただ待っているだけの時間
- 重要ではない資料作り
- 意味のない社内イベント
- 定時まで何もすることがない
- IT機器が古すぎて処理時間が長い
- 無駄話が多い職場での会話
- 失敗などで落ち込んでいる時間
- 目標を決めていない時
会議やミーティングが長すぎる
1つ目
仕事中に会議やミーティングが開かれることはよくあります
しかし、出る必要のない会議だったり、議題が用意されていないミーティングは、時間が無駄だと感じてしまいます
他にも大量に資料を読み上げるだけや、終了時間を守ってくれないことも仕事の邪魔になりますし、ダラダラと余計な話が続けば尚更、まさに時間の無駄と言えるでしょう
解決ポイント
まずどうして会議やミーティングが長くなるのか考えてみましょう
原因がわかれば時間の短縮につなげることができます
- 会議の目標・目的を明確にし参加者と事前に共有しておく
- 日頃の個人レベルの打ち合わせや連絡で解決するものは済ませておく
- 会議の開催時間をはっきりと決め、それ以上長くは行わない
- 必要最小限のメンバーで会議を行う
無駄な残業をしている時
2つ目
定時はとっくに過ぎているのに、みんな帰る気配がない…こうなると帰りにくいですよね
特に上司がいつも残業していると「付き合い残業」をせざるを得なくなります
残業するのが当たり前、残業している社員ががんばっている、と会社の風潮なども悪影響を与えている理由の一つです
自分の仕事は片付いているのに残業となると、時間の無駄と感じてしまいます
解決ポイント
慢性的な残業が起こっているのには原因があります
中には残業代が欲しくて残業している人や、何としても評価されたいと思って残業している人がいるのも事実です
こういったことも踏まえて解決策を考えましょう
- 緊急性、重要性が高い仕事から優先順位をつける
- 残業が当たり前の感覚で仕事をしない
- ノー残業デーを設ける
- 仕事を均等に分ける
-
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ただただ待っているだけの時間
3つ目
顧客を訪問した時接客中だったり、上司との打合せの予定が会議が終わるのを待つ…など、仕事の相手のスケジュール次第では待ち時間ができてしまいます
こんな時は何もできないので、ただただ待ちぼうけに遭ってしまうだけです
「この時間にできたこともあるのに…」と悲観的になると、より一層、時間の無駄を感じてしまいますよね
解決ポイント
上手くやり方をつかむことで、こういった待ち時間を減らすことができます
自分のスケジュールも明確にできるのでメリットがあります
- 上司のスケジュールを朝にしっかりと確認し、時間を確保してもらう
- 上司の書類確認待ちなどは、短時間業務を前倒しして処理する
- 客先担当者にしっかりアポイントを取り、訪問前に確認の連絡を入れる
- 業者からの連絡待ちは、あらかじめメールで概要を説明し時間短縮につなげる
重要ではない資料作り
4つ目
会議等で使用される資料作りって、結構時間がかかってしまいますよね
中には、社内だけの会議やミーティングだけに使われる、あまり意味のない資料を作らなければいけないものもあります
それを日中にはできないので、残業でやらなければならない時も多いのではないでしょうか
そうなってくると正に、時間の無駄としか言えなくなりますよね
解決ポイント
まず、その資料を作成する意味や目的を理解すれば優先順位がつけられます
社内資料などは他社へのプレゼンレベルのものを用意する必要はない場合が多いです
- すでに類似している資料が存在している場合はそれを応用する
- 社内で使用する場合、数値や文章だけの簡潔なものにする
- 社内の資料にはグラフやアニメーションなど手の凝った装飾は入れない
意味のない社内イベント
5つ目
社内イベントと聞くと、古い企業体質をイメージする方もいらっしゃるでしょう
歓送迎会、社内運動会、社員旅行、懇親会…行きたくないと思う方もたくさんいます
しかし、経営者や上司から参加を強制されることも多く、私も欠席理由を問われた経験があります
行きたくないイベントだと、スタートから気持ちが入っていないので、どうしても時間の無駄だと感じてしまいます
解決ポイント
もちろん行きたくないイベントには欠席しても構いません
その際は、あまりぶっきらぼうに断らず、やむを得ない欠席であることをアピールすれば、後々の印象も悪くならないでしょう
ただ、たまには顔を出すと先輩や上司の意外な一面が見られて親近感が湧いたり、いろいろな相談に乗ってもらえたりもするので、一概に無駄とは言えないところもあります
- 参加の可否を問われた際はその場で簡単に即答しない
- 「予定を確認します」と答えて後日、断るのがベター
- 直接断りづらい時はLINEやメールで返答しましょう
- 具体的で、相手が納得する理由を答えましょう
定時まで何もすることがない
6つ目
仕事をしていると午前中で仕事が片付いてしまったり、予定が変更になって午後から何も予定が無い、なんてことも起こります
暇な時にやることを探さないといけない状態なのは、結構キツいものがあるし、半休を使って帰った方がマシですよね
何もせず定時まで時間がたくさんある時は、途方に暮れるだけで時間が勿体なく感じてしまいます
解決ポイント
本当にやることがなくて困っているなら、自分のスキルアップにつなげるのがベストです
また、会社の経営状態から暇が発生している時は、転職を検討した方が良い場合もあります
- オフィスソフト(エクセル、ワード、パワーポイントなど)のスキルアップをする
- 普段はできない仕事のマニュアル作りをする
- 資格の勉強をする
- 会社の状態が悪化する前に転職活動を始める
IT機器が古すぎて処理時間が長い
7つ目
「今すぐ使いたいのに起動がめちゃくちゃ遅い」
「パソコンが重たくて動きが悪い」
このようなことはよくあり、急いでいる時はイライラしてしまいますね
今はほとんどの書類をPCで作成するため、動きが遅いPCを使っていると時間がかかってしまいます
PCの起動時間や処理速度が遅いと作業効率も下がり、仕事が遅いと勘違いされてしまうところもネックです
解決ポイント
いくつかの対策を行うことでPCの処理速度が上がったりしますので、試してみる価値はあると思います
いずれにせよ知識のある人や専門家に相談してみる方がいいでしょう
- デスクトップにショートカットキーなどが多いと処理が遅くなる
- スタート時に不要なアプリの起動が設定されているのを無効化する
- メモリ不足による動きの遅さにはメモリ増設や交換が有効
- 自動バックアップ、アップデートを解除する
無駄話が多い職場での会話
8つ目
職場でのコミュニケーションは仕事をする上で重要です
但し度が過ぎるとダラダラとした無駄話が中心となり、生産性がありません
同僚との打合せがいつの間にか無駄話になったり、自慢話の多い上司などに捕まった時などは、早く仕事に戻りたいと思ってしまいます
コミュニケーションは必要ですが、無駄話は名前の通り、本当に時間の無駄です
解決ポイント
まずは、どうして無駄話になってしまうのかを考えてみましょう
無駄話が多い職場はなれ合いな雰囲気になっていることが多いようです
コミュニケーションと、ただのおしゃべりは全く別物です
話すことに夢中になってしまい、本来なすべき報告連絡相談ができなくなっています
- 「〇〇時(分)までにお願いします」など時間をはっきり伝え、要点だけを話してもらうよ うにする
- 既に始まっている無駄話には入っていかない
- ずっと話している人には仕事をお願いする
- 無駄話の多い人とは距離を置く
-
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失敗などで落ち込んでいる時間
9つ目
仕事での失敗はつきものです
初めての仕事や覚えたての仕事などは、要領も分からず失敗することが多い
いわばあらゆる仕事していると、失敗やミスは日常茶飯事だということです
毎回落ち込んでいては立ち直るまで時間がかかってしまい、その時間が無駄となります
解決ポイント
まず失敗は落ち込むべきことなのでしょうか？
失敗は何かに挑戦した結果、ただうまくいかなかっただけのこと、まずは挑戦した自分を認めるべきです
失敗を糧にして、前向きに次に繋げるかどうかが重要なのです
- 落ち込む時間を与えないように行動する
- 成長の途中であると前向きに考える
- 信頼できる人に聞いてもらう
- 休みの日に好きなことをしてストレス発散をする
目標を決めていない時
最後は
目標を決めないと人間は惰性で生きてしまいます
「こうなりたい」「こうしたい」を掲げて行動できない人生は、ただ周りに流されるだけのつまらないものになります
仕事においても、具体的な目標が設定されていないと、毎日なんとなく作業をするだけになってしまいます
日々退屈な作業をするだけに出社しているのなら、無駄な時間を過ごしていると言ってもいいかもしれません
解決ポイント
目標設定にはいくつかのメリットがあります
モチベーションを上げたり、時間の有効利用ができるようになったり、前向きにさせる効果があります
しかし、あまりにも高すぎる目標や簡単すぎる目標設定ではあまり意味がありません
自分にあった目標を適切に設定することで、達成感を味わうことができます
- 具体的に達成できそうな目標を設定する
- 達成期限を必ず設定する
- 目標を達成するためのプロセスで新たな課題を見つけることができる
- 課題を達成することで自分の仕事に自信が持てるようになる
-
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時間の無駄と感じる原因
- 会議やミーティングが長すぎる
- 無駄な残業をしている時
- ただただ待っているだけの時間
- 重要ではない資料作り
- 意味のない社内イベント
- 定時まで何もすることがない
- IT機器が古すぎて処理時間が長い
- 無駄話が多い職場での会話
- 失敗などで落ち込んでいる時間
- 目標を決めていない時
